Hva er optisk lesing (skanning)?

Optisk lesning er direkte overføring av informasjon fra et papirskjema til et elektronisk medium. Vi bruker programmet Teleform for å lage skjemaer. Utfylte skjemaer blir skannet og resultatet tolket av et dataprogram som sammenligner det med originalen før informasjonen overføres til et elektronisk medium (oftest statistikkprogrammet SPSS). Det er retningslinjer knyttet til hvert felt i skjemaet, slik som felt for tall og felt for kryss .

Når og hvorfor bør metoden benyttes?

I større studier er dette en rask, effektiv og nøyaktig metode for innsamling av data. I studier hvor pasientene/studiedeltagerne selv skal fylle ut skjemaene fungerer metoden spesielt godt. Den er også egnet i studier hvor helsepersonell eller andre studieansvarlige skal fylle inn data. I multisenterstudier hvor helsepersonell skal fylle inn data er AKFs Internett-baserte løsning for datainnsamling i en felles database et alternativ som bør vurderes (se egen omtale). Optisk lesing er best egnet i store studier med mange pasienter og er mindre hensiktsmessig i små studier.

Hva kan AKF tilby og hvor lang tid tar det?

Vi lager skjemaer for optisk lesing (scanning) basert på et skjema forskeren har laget i Word eller et annet program som det er lett å kopiere fra. Selve skanningen gjør enten vi (hvis det er relativt begrensede mengder skjemaer) eller forskeren selv etter opplæring og veiledning. Det tar normalt 2-3 uker å få laget et skjema i Teleform når skjemaet er ferdig i Word, men i perioder med stor belastning eller ved spesielt omfattende skjemaer kan ventetiden være lenger.

Hva må du gjøre selv?

Forskeren må lage sitt skjema i Word eller et annet program som det er lett å kopiere tekst fra. Det er utgangspunkt for et optisk lesbart skjema i Teleform. Selv om vi lager den endelige lay-out på skjemaet i Teleform må/bør forskeren være i kontakt med oss under utarbeidelsen av sitt skjema for å få råd om hvordan det best skal gjøres. Dette er nødvendig for at utformingen av skjemaet blir optimal med henblikk på den optiske lesningen (se avsnittet om hvor nøyaktig metoden er). Nøyaktig korrekturlesing må være gjort i Word-dokumentet før det overføres til Teleform fordi det er svært tidkrevende å gjøre endringer når skjemaet er laget i Teleform.

Når skjemaene er ferdig utfylt bringes skjemabunken samlet til AKF. Deretter skal skjemaene skannes og verifiseres. For å få det beste resultatet bør en av de ansvarlige for studien gjør skanningen og verifiseringen etter opplæring og veiledning av AKF. Verifiseringen foregår ved at dataprogrammet stopper ved feltene hvor informasjonen ikke er entydig for programmet. Den som verifiserer må ta stilling til hva som skal overføres til dataprogrammet (SPSS). Den ansvarlige for forskningsprosjektet er den som best kan tolke disse tvilstilfellene. Arbeidet med verifiseringen gir forskeren god innsikt i mulige feilkilder i den optiske lesingen og hvilken informasjon som kanskje bør kontrolleres nærmere.

Hvor nøyaktig er metoden?

Vi har gjennomført en test av 100 skjemaer ã 10 sider. Skjemaet hadde 335 variabler og 581 felt fordelt på felt for avkryssing og utfylling av tall, og var utfylt av småbarnsforeldre som trolig er en representativ gruppe av voksne. Resultatene nedenfor viser at systemet er pålitelig, men ikke uten feilkilder.

• 0.01 % av tomme ruter ble registrert som avkrysset
• 0.04 % av kryssene ble ikke registrert
• 28 % av overstrøkne kryss ble registrert som kryss
• 0.2 % av tallene ble ikke registrert
• 1.5 % av tallene ble feil registrert

Ikke uventet blir ofte overstrøkne verdier registrert som kryss, men ellers var den optiske lesningen gledelig nøyaktig. Resultatene viser at lesningen kan forbedres ved å lage variabler hvor det krysses av for ja eller nei, slik at man velger det andre alternativet hvis det første strykes ut. Det vil redusere faren for å få registrert kryss der noe er overstrøket. Dessuten bør man benytte så få tall og bokstavfelt som mulig. Hvis svaralternativene kan settes opp er det en fordel.

Hva koster det?

For forskningsprosjekter som har full ekstern finansiering tar vi betalt for vår service, men ellers er det gratis for forskere ved Det medisinske fakultet og Helseforetakene i Helse Midt-Norge.

Kontakt:

Berit Marianne Bjelkåsen for nærmere opplysninger.