Omposteringer i SAPUiO

---

Bilagslønn og reiser

Omposteringsbilag (word) fylles ut og sendes til Seksjon for lønn, Postboks 1067 Blindern.

Månedslønn

• Ompostering av månedslønn innenfor stedkoden sendes som en i bestilling ePhorte.
• For ompostering av månedslønn ved frikjøp, se neste avsnitt.

Frikjøp

Ved frikjøp kostnadsføres lønn på en annen enhet enn den den ansatte er knyttet til i SAPUiO. Dette kan være aktuelt for:

• Bilagslønn for enkelttimer eller overtid
  • Hvis enkelttimer eller overtid skal belastes en annen enhet enn den den ansatte er knyttet til i SAPUiO, skal ordinær leder lage et omposteringsbilag (word)  som føres i regnskap, se rutine. Foreslåtte artskonti: K 5893 for kostnadsreduksjonen og D 5894. Husk motpart 01. Frikjøpsbilaget sendes til Seksjon for lønn.
  • Hvis tiden som benyttes til dette er utenfor alminnelig arbeidstid, skal den ansatte føre dette som ordinær overtid i HR-portalen som godkjennes av ordinær leder.
• Månedslønn
  • Hvis en ansatt i en kortere eller lengre periode jobber for og lønnes av en annen enhet enn den vedkommende er knyttet til i SAPUiO, skal det sendes en bestilling i ePhorte til Seksjon for lønn med opplysninger om ny kontostreng og tidsperioden dette skal gjelde for. Månedslønn vil da i den aktuelle perioden konteres kostnadsstedet til enheten som har frikjøpt den ansatte.

Arbeidsgiveravgift og andre avledede konti

• Alle avledede artskonti som berøres av et omposteringsbilag, blir automatisk korrigert.
• Det skal derfor ikke spesifiseres separate omposteringer av feriepenger, arbeidsgiveravgift, pensjonstrekk m.v.
• Slike artskonti kan ikke omposteres alene uten at grunnlaget samtidig omposteres.

Frister

Det er samme frister for ompostering som for tilsvarende type ordinære bilag, se kjøreplan.

Særskilt om årsavslutningen

• Frist for levering av omposteringsbilag for føringer fram til og med november, er den samme som for ordinære lønnsbilag til utbetaling i desember.
• Frist for levering av omposteringsbilag for føringer i SAPUiO i desember kunngjøres vanligvis ikke før begynnelsen av november.
• Seksjon for lønn kan ompostere bilag for fjoråret, men føringene blir regnskapsført i OA i inneværende år. Ved ompostering av prosjekter er det en forutsetning at prosjektet fortsatt er åpent.

Gjenfinning av original transaksjon som skal omposteres

Den enkelte transaksjonen som skal omposteres finnes i SAPUiO under bildet for enkelttransaksjoner, i reisemodulen eller ved å gå via samlebilagene. Den komplette konteringsstrengen finnes oftest via samlebilaget.  Det pågår et kontinuerlig arbeid med å lage nye rapporter for å bedre informasjonstilgangen.

Informasjon om ompostering og uthenting av referansenummer, konteringsopplysninger m.v. finnes i veiledning i SAP for LES-brukere.

Forøvrig viser vi til veiledningen for  lønnsrapporter fra SAPUiO for gjenfinning av lønn.

Aktuelle transaksjonskoder

Transaksjonskode	Navn	Beskrivelse
PCP0	Konteringsrapport for lønn og andre utgifter	Konteringsrapport for lønn og alle utgifter unntatt reiseutgifter. Henter data fra IT0008, IT0014, IT0015, IT2010 blant annet. Bør maksimalt kjøres for 3 måneder av gangen for å unngå stopp i prosessen.
YHR_REISEDATA_UO01	Konteringsrapport for reiser	Gir konteringsopplysninger tilsvarende som i  PCP0, men bare for reiser.
S_AHR_61015471	Bilagsnummer for posteringer	Brukes for å finne bilagsnummer for posteringer i relevante infotyper, eksempelvis IT14 (faste tillegg og trekk), 15 (variable tillegg), 509 (flere stillinger) og 2010 (godtgjørelsesposter). Informasjon om konteringen for fast månedslønn i IT8 finnes i IT27.
S_AHR_61016401	Registrerte reiser	Viser registrerte reiser enten de er utbetalt eller ikke. Her kan man finne konteringsinformasjon og reisenummer for den enkelte reise.
YHR_VIS_KONTERINGSKJ	Både reise og lønn	Krever noe mer større ferdighet i SAP og Excel, men viser til gjengjeld både lønns- og reiseutgifter. Reisenummer kan vises i rapporten, men ikke bilagsnummer.

Lokale rutiner

Institutt for geofag

Det forekommer ofte endringer av hvilken kilde lønnen skal hentes fra, særlig gjelder det for prosjektansatte. Ved Institutt for geofag gjelder følgende rutine:

1. Forespørsel om endring av konteringen gjøres med en epost til okonomi@geo.uio.no. Mailen skal inneholde:
   1. I emnefeltet: Lønn og navnet på den arbeidstakeren det gjelder
   2. Hvilket (hvilke) prosjekt arbeidstakeren skal lønnes over, og for hvilken periode. Ved delt finansiering mellom flere kilder må også lønnsbrøken for hver kilde oppgis.
2. Instituttøkonom kontrollerer kontostreng og fyller ut skjema for kontering (odt) som undertegnes av prosjektansvarlig og BDM.
3. Skjema sendes til Seksjon for lønn og lastes til personalmappe i ePhorte. Kopi av skjemaet går til prosjektøkonom.