Inntekter som ikke er en grunnbevilgning eller tilleggsbevilgninger fra KD, defineres som eksternt finansierte prosjekter.
For å kartlegge totale kostnader ved UiOs eksternt finansierte forskningsprosjekter, brukes TDI-modellen med leiested.
Minimumsstandard for EFP
Det er etablert en minimumsstandard for prosjektøkonomioppfølging. Denne skiller på følgende 4 faser i prosjektøkonomistyringsprosessen:
1. Søknad og kontrakt
I søknadsfasen skal prosjektkontroller bistå prosjektleder med avklaring av prosjektkategori, kvalitetssikring av søknadsbudsjett, samt sikre at prosjektets økonomi og faglige relevans er godkjent av prosjekteier før søknad sendes.
Utkast til søknadsbudsjett skal kvalitetssikres av prosjektcontroller minimum 2 uker før søknadsfrist.
2. Oppstart
I oppstartsfasen skal prosjektleder i dialog med prosjektcontroller avklare planen for økonomisk oppfølging av prosjektet gjennom hele prosjektets levetid, bl.a. rapportering og prognoseutarbeidelse.
Prosjektleder vil motta prosjektnummer når prosjektet er opprettet i regnskapssystemet.
3. Gjennomføring
I gjennomføringsfasen skal prosjektleder få løpende oppfølging av prosjektøkonomien, støtte til ekstern- og intern rapportering, samt bistand til utarbeidelse av levetidprognose.