English version of this page

Prosedyre for HMS-revisjon

Formål

Prosedyren skal sikre at HMS-revisjon avdekker om HMS-arbeidet oppfyllert kravene i UiOs HMS-system.

Virkeområde

Denne prosedyren gjelder alle enheter ved UiO.

Ansvar

• Ansvarlig angitt i plan for HMS-revisjon har ansvar for at revisjonen gjennomføres.
• Leder har ansvar for å få gjennomført korrigerende tiltak slik at avvik lukkes.

Fremgangsmåte

Plan for HMS-revisjoner og revisjonsteam

Ansvarlig angitt i plan for HMS-revisjoner skal peke ut revisjonsleder og sette sammen et revisjonsteam av minimum to personer.

Gjennomføring av revisjon

• Revisjonsteamet skal varsle enheten som skal revideres 4 uker før revisjonen. Dagsorden skal foreligge. Mal for revisjonsvarsel (word) kan brukes.
• Revisjonsteamet skal gjennomføre revisjonen, som skal bestå av et formøte, intervjuer, eventuell befaring og et sluttmøte.
• Revisjonsteamet skal sende ut revisjonsrapport med avvik og observasjoner innen 14 dager etter revisjonen. Mal for revisjonsrapport (word) kan brukes.
• Leder for revidert enhet skal sørge for at revisjonsteamet får tilbakemelding om korrigerende tiltak med tidsfrist innen 14 dager etter mottatt rapport, jf Mal for revisjonsrapport (word).

Rapportering

• Revisjonsleder skal sende revisjonsrapport til leder av revidert enhet og til leder av enhetens overordnede instans.
• Leder av revidert enhet skal sørge for at revisjonsrapporten sendes til LAMU, styret for enheten og andre interesserte.

Arkivering

Rapporter fra interne HMS-revisjoner skal arkiveres som X-notat med enhetens leder som mottaker. Saksmappen skal gis tittel: "HMS-revisjon". Saksmappens varighet skal være lik arkivperioden.  Journalposten skal gis tittel: "Revisjonsrapport - <enhet> <revisjonsdato>". Revisjonsleder er ansvarlig for arkivering.

Referanser

Regelverk og andre rammevilkår

Dokument-ID

• Utarbeidet av: Enhet for HMS
• Godkjent av: Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe
• Godkjenningsdato: 01.10.2013
• Utgave: 2
• Saks- og dokumentnr. i ePhorte: 2012/11454-49