Regler for bruk av e-post av NTNU

Bruk av elektronisk post får stadig større utbredelse i samfunnet. Ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet ønsker vi å satse på elektronisk post både internt og eksternt.

Fornuftig bruk av elektronisk post kan både effektivisere saksbehandlingen og øke samarbeidet.

Universitetsdirektøren ser derfor behov for å sende ut anbefalinger for bruk av elektronisk post, og ber om at følgende regler legges til grunn:

Anbefalinger ved bruk av e-post på NTNU

• E-post skal benyttes til å sende viktige beskjeder ved NTNU.
• Saksbehandlere bør benytte e-post til å sende over dokumenter som skal behandles videre.
• Elektronisk post vil bli sidestilt med den ordinære postgangen, dvs. at det er den enkeltes ansvar og plikt å gå igjennom sin elektroniske postkasse (innfør den vane å åpne postkassen din når du kommer på jobb).
• Begrens antall mottakere. Tenk etter om meldingen er relevant for alle mottakerne.
• Begrens innholdet. La en melding bare omfatte et emne hvis mulig. Det er bedre med flere korte meldinger enn en lang.

Slik bør ikke e-post benyttes

• E-post skal ikke benyttes til generell informasjon eller til å informere om instrukser eller annen strukturell informasjon som en senere skal søke i.
• E-post er ikke en avis. Annonsering, kjøp- & salg-meldinger o.l. skal ikke forekomme. Slike typer meldinger kan legges inn i oppslagstavler som eksempelvis Oppslagstavla Nettopp eller nyhetsgruppen ntnu.marked.

Etikk ved bruk av e-post

Kom aldri med kritikk i en e-post. Send ikke meldinger til andre i en form som du ikke vil de skal sende deg. Meldingene skal være i tråd med vanlig høflighet når man forfatter et notat eller brev, og ikke virke støtende på noen. Les mer om retningslinjer for e-post her.