Retningslinjer for bruk av e-post

En oppsummering av de viktigste punktene

• Ikke videresend kjedebrev eller virusadvarsler
• Ikke send e-post til veldig mange personer samtidig
• Ikke send vedlegg du ikke vet om mottakeren kan lese
• Ikke send store filer som vedlegg (vis heller til nedlastingsside på nettet)
• Send e-post som ren tekst, ikke som HTML eller annet tull
• Ikke se på vedlegg du ikke har bedt om å få
• Husk at skriftlig kommunikasjon er vanskelig
• Sitér riktig når du svarer på e-post

E-post er like alvorlig som annen post

E-post er ikke noe mindre alvorlig enn annen post, så ikke tro at du kan sende hva som helst og unnskylde deg med, "Det er jo bare en e-post".

Om reklame og virusadvarsler

Du skal heller ikke sende såkalt "spam". Dette inkluderer videresending av kjedebrev og virusadvarsler. Alt dette øker trafikken på Internet, tar opp plass på e-posttjenere rundt i verden og er bare til irritasjon for mottakerne. Ønsker du og lese mer om dette kan du lese artikkelen vår om Kjedebrev/virus i e-post

Ingen virusadvarsler som sendes ut via e-post er sanne, så bare slett dem først som sist.

E-post med svært mange mottakere

Hvis du skriver noe som du tror veldig mange vil ha interesse av, er kanskje nyhetsgrupper (USENET) tingen for deg.

Det å sende e-post til svært mange personer samtidig er ansett som en uting, og desto flere personer du sender til, desto mindre blir sannsynligheten for at alle mottakerne er interessert i det du skriver. Hvis du sender e-post til mange personer samtidig bør du bruke blindkopi for og unngå spredning av mottakernes e-postadresser, les mer om dette i vår artikkel om blindkopi.

Om vedlegg til e-post

Før du sender e-post med vedlegg, bør du tenke gjennom følgende punkter:

Ikke send vedlegg til mange personer samtidig

For det første er det ingen god ide å sende store vedlegg til hundre personer samtidig. Dette kan bruke utrolig mye plass på mottakernes e-postservere, og kan i verste fall gjøre hele e-posttjenesten utilgjengelig.

La de som vil se vedleggene hente dem selv

Dessuten er det ikke sikkert alle synes det er gøy å bruke 20 minutter på å hente ned filmen du sendte dem.

Legg derfor heller filene dine ut et sted på Internet (for eksempel i katalogen hvor du har hjemmesiden din), og send en e-post som forteller hvor andre kan finne dem. Da kan de som ønsker det hente ned filen, og hvis du ikke lager lenker til filene fra selve hjemmesiden din, så er det liten sjanse for at uvedkommende vil finne den. Legg ikke ut sensitiv informasjon på denne måten.

Kan mottakeren lese vedleggene dine?

Hvis du først skal sende vedlegg, er det også viktig å sjekke at mottakeren har programvare som gjør at han klarer å lese vedlegget. Sjekk også om han har samme versjon av programvaren som deg.

Mange sender Excel- og Word-dokumenter som vedlegg, uten å tenke på at mange mennesker ikke har mulighet til å åpne dem.

Send derfor ren tekst eller PDF dersom du har bilder og grafiske elementer i dokumentet ditt.

Ikke bruk unødvendig plass på e-postserveren

Vær flink til å rydde i e-postkassen din. Husk at det er mange andre som bruker den samme e-postserver, og det er ikke ubegrenset med plass der. Fjern store vedlegg og kast e-post du ikke trenger. På NTNU går e-post du har liggende utover epostkvoten din. Overstiger du denne kvoten vil du ikke kunne motta flere eposter. Avsendere vil da få eposter de sender deg i retur.

E-post skal være ren tekst

E-post er ment å være et rent tekstlig medium, og mange bruker e-postklienter som ikke forstår forsøk på å gjøre e-post mer "fancy". Mange orker ikke lese slik "fancy" e-post, og sletter den uten og lese den. Send derfor som ren tekst for og unngå dette.

Send derfor kun e-post med ren tekst, og hold deg for god til å for eksempel sende e-post i HTML-format med flotte fonter og farger. I det minste unngå bruk av bilder i selve e-posten, noe som vil føre til at e-posten kan ta lang tid og laste, henvis heller til et sted og laste ned bildene om de er viktige.

Fare for virus

Vær kritisk til vedlegg du mottar, særlig fra ukjente personer eller hvis du ikke spesielt har bedt om å få filen det er snakk om. Svært utbredte e-postklienter som Outlook og Outlook Express har større sjanse for og bli angrepet av virus enn andre, mindre brukte e-postklienter.

Skriftlig kommunikasjon er vanskelig

Husk også at e-post er en form for skriftlig kommunikasjon hvor det er vanskelig å få frem følelser og sinnsstemning. Les våre retningslinjer for bruk av skriftlig kommunikasjon.

Lær deg å sitere e-post riktig

Mange skriver e-post som gjør det vanskelig for mottakeren å skjønne hva som egentlig skjer. Dette er en uting, men det er lett å gjøre noe med. Les våre retningslinjer for sitering av elektroniske meldinger.