Denne siden er ment å skulle gi praktisk informasjon til fagmiljøer som ønsker å etablere en bilateral samarbeidsavtale med en utenlandsk institusjon. Internasjonalt kontor (IK) ved Tine Viveka Westerberg er saksbehandler når det gjelder inngåelse av bilaterale samarbeidsavtaler hvor studentmobilitet er utgangspunkt for samarbeidet. Forskningsadministrasjonen ved Petter Roman Øien er kontaktperson når det i hovedsak dreier seg om forskningssamarbeid. Ved behov vil disse enhetene konsultere hverandre.

Hvorfor avtaler?
En bilateral avtale innebærer en formalisering av eksisterende eller planlagt samarbeid med en utenlandsk institusjon. En avtale signaliserer at partneren er en offisiell og prioritert samarbeidspartner. Avtalen skal slå fast samarbeidets art og hvilke gjensidige forpliktelser man har innenfor samarbeidet. En avtale innebærer dermed et element av forutsigbarhet og varighet.

I en del tilfeller vil en slik avtale også kunne innebære muligheter for økonomisk støtte, enten for partneren eller en selv. I Norge har f.eks. den nye finansieringsmodellen for universitetene medført at man får mobilitetstillegg for studentutveksling, men kun innenfor avtaler. Med andre ord "lønner det seg" å ha avtaler når det gjelder studentutveksling.

Man bør imidlertid alltid vurdere den konkrete nytten eller interessen for en avtale. Det er lov å si nei til et utenlandsk universitet dersom det ikke er noen interesse fra HBOs side. HBOs hovedregel er å ikke inngå avtaler med mindre det er minst ett fagmiljø som ønsker å forplikte seg i samarbeidet. Vær oppmerksom på at en avtale alltid også vil medføre en del forpliktelser i form av besøk til HBO, henvendelser om informasjon etc. En avtale krever oppfølging og vedlikehold.

Hvilke ulike typer av bilaterale avtaler finnes?
Grovt sett kan man ofte skille mellom to hovedtyper av bilaterale avtaler: generelle samarbeidsavtaler og utvekslingsavtaler.

Generelle samarbeidsavtaler omtales gjerne som "Memorandum of Understanding", eller ganske enkelt "Co-operation Agreement". Dette er som oftest ganske kortfattede rammeavtaler som utgjør et formelt rammeverk for samarbeid innen forskning eller utdanning. Det åpnes her som regel for alle former for samarbeid uten å spesifisere nærmere. Dokumentet har i de fleste tilfeller en nokså symbolsk betydning og innebærer i seg selv ingen forpliktelser eller konkretiseringer. Ofte vil en slik avtale ligge til grunn for andre underliggende avtaler som spesifiserer mer konkret samarbeid, enten det er forskning, studentutveksling eller samarbeid knyttet til et bestemt fagmiljø. HBO har en mal for generelle samarbeidsavtaler som du kan få ved å kontakte Internasjonalt kontor. Dersom man ønsker å inngå samarbeid med en større institusjon hvor ulike typer samarbeid eller flere miljøer kan være aktuelt på sikt, anbefales ofte en slik rammeavtale i bunnen. Da kan for eksempel spesifiserte utvekslingsavtaler eller tilslutningsavtaler for et bestemt fagmiljø inngås lokalt i etterkant.

Utvekslingsavtaler er som oftest forholdsvis detaljerte fordi de sier noe om hvem som kan utveksles, hvor mange, og på hvilke vilkår. Bilaterale utvekslingsavtaler må forhandles i hvert enkelt tilfelle. Avtalene innebærer et sterkt element av forpliktelse og krever derfor at man forhandler og går nøye igjennom hva man faktisk forplikter seg til. Detaljene her er viktige fordi man må sikre forutsigbarhet og ikke minst unngå ubehagelige misforståelser i ettertid. Internasjonalt kontor har utarbeidet et eget utkast (mal) for slike avtaler hvor de vilkår som det viktig for HBO å få med er innarbeidet. Denne malen kan du få ved å henvende deg til Internasjonalt kontor ved Tine Viveka Westerberg. Når det gjelder avtaler om studentutveksling skiller man gjerne mellom Europa og den øvrige verden. Innenfor Europa foregår så og si all utveksling innenfor enten Erasmus (Europa) eller Nordplus (Norden) på grunn av de gode stipendordningene. Her inngås standardiserte avtaler direkte mellom fagmiljøene i tråd med programmets spesifikasjoner.

Study abroad-avtaler er en underkategori av avtaler på feltet studentmobilitet, som egentlig ikke er utveksling i tradisjonell forstand. Dette er avtaler som innebærer at man sender studenter på delstudier til utenlandske institusjoner hvor de må betale skolepenger. Dette er aktuelt i land (i stor grad engelsktalende) der man av økonomiske grunner er restriktive når det gjelder å motta "gratisstudenter" gjennom vanlig utveksling. Slike avtaler er da som oftest ikke tosidige, og dermed ikke optimale for HBO (bidrar ikke til internasjonalisering av egen campus og ensidig mobilitet gir tap i studiepoengsproduksjon for HBO). Det kan imidlertid være en løsning for å få nok plasser ved institusjoner hvor man ønsker å sende studentene – og hvor studentene selv ønsker å dra. Lånekassen gir støtte til skolepenger inntil en viss sum pr. år for studentene, hvorav 70 % er stipend og 30 % lån. Les mer om dette på Lånekassens sider. HBOs study abroad-plasser bør helst ha et kostnadsnivå innenfor Lånekassens satser, gjerne gjennom forhandling om reduserte priser. I en del land kan dette imidlertid være vanskelig å få til.  Study abroad kan nedfelles i en egen avtale eller inkorporeres i en utvekslingsavtale som for eksempel åpner for noen gratisplasser og et større antall betalplasser. Dette må man fremforhandle med hvert enkelt universitet.

Hvem kan undertegne en bilateral avtale?
Ved HBO er det praksis at rektor i kraft av sitt embete undertegner bilaterale avtaler.

Det finnes et generelt unntak fra regelen med at rektor undertegner, og det er Erasmus-avtaler. Her foreligger det allerede en overordnet Sokrates institusjonskontrakt med EU-kommisjonen som rektor har undertegnet. De bilaterale Erasmus-avtalene kan derfor undertegnes av leder av Internasjonalt kontor Tine Viveka Westerberg. Nærmere opplysninger om dette finnes på siden for Erasmus-avtaler.

Rektors underskrift forutsetter at et avtalegrunnlag sendes inn til Internasjonalt kontor.  Det er utviklet en mal for avtalegrunnlag som kan fås ved henvendelse til Internasjonalt kontor ved Tine Viveka Westerberg.

Saksbehandlende instans for utvekslingsavtaler er Internasjonalt kontor. Dersom det primært dreier seg om forskningssamarbeid, er det forskningsadministrasjon som er saksbehandlende enhet. Begge instansene kan bistå med råd i prosessen og er også de som klarerer avtaleteksten før rektor undertegner. Ved behov vil både Internasjonalt kontor og forskningsadministrasjonen konsultere jurist eller andre relevante instanser ved HBO. Hensikten med dette er kvalitetssikring. I tillegg sørger Internasjonalt kontor for nødvendig registrering av alle bilaterale avtaler i MSTAS og i arkivet.

Kontaktpersoner
For informasjon om avtalemaler på studiesiden samt råd knyttet til avtaleforhandlinger, kontakt Tine Viveka Westerberg på Internasjonalt kontor. På forskningssiden kan Petter Roman Øien i forskningsadministrasjonen kontaktes. Internasjonalkoordinator på din avdeling vil også kunne bistå.