Erasmus er et mobilitetsprogram for høyere utdanning, og en del av EUs Sokrates-program. Målet med Erasmus er å tilrettelegge for utveksling av studenter og vitenskapelige ansatte med universiteter i ulike land i Europa. Programmet tilbyr blant annet stipendordninger, fritak fra eventuelle skolepenger, maler for avtaler og retningslinjer med hensyn til godkjenning av studiepoeng avlagt ved utenlandske institusjoner. Slike fordeler gjør at de aller fleste bilaterale utvekslingsavtaler innen Europa i dag, er Erasmus-avtaler.

Utveksling og samarbeid innenfor Erasmus skjer mellom fagmiljøene. Imidlertid krever EU at hvert universitet skal ha et sentralt plassert ansvar for all Erasmus-virksomhet ved institusjonen. Det er "Head of Institution" dvs. rektor, som har det formelle ansvaret, og en institusjonskoordinator ("Institutional Co-ordinator") som har det sentrale ansvaret for administrasjon av programmet. HBOs institusjonskoordinator er Tine Viveka Westerberg.

Hvem tar initiativ til en Erasmus-avtale?
Det er vår erfaring at de best fungerende avtalene bygger på kontakt som en eller flere vitenskapelig ansatte har med kollegaer i utlandet. Noen avtaler er initiert av fagansatte ved HBO, mens andre avtaler er initiert av partnerinstitusjonen. Fagmiljøene tar vanligvis selv initiativ til at nye avtaler blir inngått ved at man allerede har kontakt med et bestemt universitet. Internasjonalt kontor assisterer gjerne fagmiljøene i denne prosessen.

Andre ganger vil Internasjonalt kontor foreslå mulige samarbeidspartnere, men det er viktig å presisere at det er fagmiljøene selv som avgjør om avtale skal inngås eller ikke. Noen ganger er det sentraladministrasjon ved et universitet i Europa som tar kontakt med institusjonskoordinator ved HBO for å forhøre seg om mulighetene for at avtale inngås. Disse avtaleforslagene vil i så tilfelle bli videresendt fra Internasjonalt kontor til de aktuelle avdelingene for vurdering og endelig avgjørelse.

Hva bør man tenke på før inngåelse av avtale?
Utforsk studiestedet! Man får et inntrykk av studiestedet ved å besøke nettsidene deres: Er informasjonen lett tilgjengelig? Har de kurs på engelsk? Ser det ut som om de har et apparat som tar seg av internasjonale studenter? Viktigst av alt: Hvordan er kurstilbud og studieplaner? Lar utveksling med denne institusjonen seg gjøre, både faglig og praktisk? Det enkelte fagmiljø må gi forhåndsgodkjenning til alle sine studenter som reiser ut. Det er derfor viktig å vurdere et annet universitets studietilbud nøye før man forplikter seg. Det kan være hensiktsmessig å inngå avtaler med institusjoner som har mer eller mindre lik profil som HBO.

NB! Siden Norge ikke er med i EU, kan Erasmus-avtaler bare inngås med institusjoner i EU-land. Dersom man ønsker å inngå avtaler med institusjoner i andre land, kan man se på sidene om inngåelse av bilaterale avtaler eller Nordplus-avtaler.

Hva forplikter man seg til ved inngåelse av en Erasmus-avtale?
Ikke inngå avtaler med mindre fagmiljøet er rede til å ta imot studenter fra utlandet og legge undervisningen til rette. Ofte vil dette bety at undervisning, prøver og all pensumslitteratur må foreligge på engelsk. En avtale er en avtale og fagmiljøet er forpliktet til å ta imot like mange studenter som det er oppgitt i avtalen. Om man bare gir kurs som er tilgjengelige for utvekslingsstudenter i høstsemesteret, er det viktig at dette kommuniseres til partneren slik at disse ikke sender studenter i vårsemesteret.

Utfylling av avtale
Det er Internasjonalt kontor som fyller ut Erasmus-avtaler basert på innlevert avtalegrunnlag fra avdelingene.

Hvem kan undertegne en Erasmus-avtale?
Det skal alltid utstedes to originaler av en Erasmus-avtale, slik at hver institusjon får en egen original, signert versjon. Da rektor i kraft av sitt embete har signert et såkalt Extended Erasmus University Charter (EUC) som er gyldig til og med studieåret 2012/13 er det ikke nødvendig at rektor undertegner Erasmus-avtaler.

Bare unntaksvis undertegner rektor Erasmus-avtaler: Er avtalen initiert av partnerinstitusjonen og undertegnet av rektor der, legger vi oss normalt på samme nivå. Begge originalene sendes da til institusjonskoordinator som sørger for å få rektors signatur på denne. Når så er gjort sender insitusjonskoordinator den ene originalen tilbake til partnerinstitusjonen, mens den andre registrerers i MSTAS og arkiveres i ephorte. Orginalene ligger i arkivskapet på Internasjonalt kontor. Kopi blir sendt avdelingene.

Finansering
HBO mottar midler til å gi stipend til egne utreisende Erasmus-studenter. For studieåret 2006/07 var den månedlige stipendutbetalingen på kroner 1800,- Erasmus-stipendet kommer i tillegg til lån og stipend for studier i utlandet som gis av Lånekassen. Beløpet er 3200,- for studenter som skal i praksis.Innreisende studenter får stipendene gjennom sine respektive institusjoner. Beløpene er ikke like høye i alle land.

HBO mottar også midler til å støtte til lærerutveksling og ansattmobilitet. HBO mottar i tillegg midler til organisering av mobilitet. Disse midlene brukes til tiltak for å bedre studentvelferden, blant annet til Arctic Escape.

Kontaktpersoner
For informasjon om Erasmus-avtaler, samt råd knyttet til avtaleinitiering, kontakt institusjonskoordinator på Internasjonalt kontor. Internasjonalkoordinator på din avdeling vil også kunne bistå.