3.5 Studieadministrasjonen

Høgskolens studieadministrative oppgaver omfatter arbeid med planlegging, informasjon, markedsføring, oppdrag, mottak av studenter, studieveiledning, eksamen og internasjonalisering.

Mål og planer
Alle studieadministrative oppgaver og tjenester fra første kontakt til studenten har avsluttet sin eksamen.

Prosesseierskap
Studiesjefen har ansvaret for å legge til rette og drifte de forskjellige oppgavene som til enhver tid er lagt til studieadministrasjonen

Arbeidsområde:	3.5 Studieadministrasjonen			Revisjon: 0
				Dato: 4.oktober 2006
				Godkjent: styret
Omfatter:	Alt studieadministrativt arbeid med informasjon, rekruttering, opptak og mottak av nye studenter, registrering, vitnemålsutskrift, romplanlegging, internasjonalisering, kvalitetssikring, rapportering, praksisadministrasjon, studentveiledning og eksamen.
Relaterte dokumenter:	Lov om universiteter og høgskoler Lov om offentlig forvaltning Forskrift om opptak Nasjonale rammeplaner for utdanning
Aktivitet	Hovedansvar	Aktører	Tidspunkt	Rutiner, prosedyrer
1. Studieprogram	Studiesjef	Rektor Direktør Dekan Utdanningsledere Seksjonsledere Faglærere Studenter Fagmiljø Studieadministrasjonen	September året før studiestart	Se 3.5.1
2. Informasjon, markedsføring og rekruttering	Studiesjef	Markeds/infokonsulent Rektor Direktør Studiesjef Utdanningsledere Seksjonsledere Studieveileder Fagansvarlig Studenter Reklamebyrå Designer Fotograf Redaksjon Magasin IT-drift Web-redaksjonen	Hele året	Se 3.5.2
3. Opptak	Studiesjef	Opptaksleder Opptakskonsulent Oppdrag og ekstern virksomhet Eksamen	Vår/høst	Se 3.5.3
4. Mottak av studenter	Studiesjef	Direktør Rektor Studiesjef, Markeds- og info-konsulent Servicetorget Driftstekniker Studieadministrasjonen Leder student-samfunnet Utdanningsleder Fagansvarlig	Høst/Studiestart	Se 3.5.4
5. Drift og vedlikehold av M-Stas og Arena Høgskole	Studiesjef	Superbrukere Studieadministrasjonen IT-drift	Hele året	Rutine for drift og vedlikehold av M-Stas og Arena Høgskole
6. Romplanlegging	Studiesjef	Konsulent eksamen Studieadministrasjonen Faglærere Driftstekniker	Hele året	Rutine for romplanlegging
7. Studieveiledning	Studiesjef Dekan	Studieveileder Utdanningsledere Seksjonsledere Studieadministrasjon Biblioteket Faglærere	Hele året	Se 3.5.7
8. Praksisadministrasjon	Studiesjef Dekan	Praksisadministrasjonen Utdanningsledere Faglærere Studenter Øvingslærere Utdanningsleder IT/IS Bedrift	Hele året	Rutine for kontrakts-inngåelse. Se delprosess 3.2.6 vedr. praksis og hospitering i bedrift
9. Internasjonalisering	Studiesjef	Internasjonal koordinator Rektor Direktør Internasjonalt utvalg Utdanningsledere Seksjonsledere Faglærere Studenter	Hele året	Se 3.5.9
10. Eksamen	Studiesjef	1. konsulent og konsulent eksamen Studieadministrasjon Fagansvarlig Faglærer Studenter Eksamensvakter Sensor Høgskolestyret Utdanningsstyret Studiesjef Dekan Ansvarlige på eksterne studiesteder	Hele året	Se 3.5.10

Måling og rapportering
Studieadministrasjonen evaluerer rekrutteringsarbeid, oppstart, og er delaktig i underveis- og sluttevalueringen for de ulike utdanningene. De ulike evalueringene oppsummeres i den årlige kvalitetsrapporten som medfører handlingsplaner for prioriterte områder i studieadministrasjonen.

3.5.1 Studieprogram

Arbeidsområde:	3.5.1 Studieprogram			Revisjon: 0
				Dato: 4.oktober 2006
				Godkjent: styret
Omfatter:	Arbeide med å sette sammen og saksbehandle studieprogrammet
Relaterte dokumenter:	Statsbudsjettet, Strategisk plan, Høgskolestyresak……., Virksomhetsplan, Handlingsplan, Rekrutteringsplan
Aktivitet	Hovedansvar	Aktører	Tidspunkt	Rutiner, prosedyrer
1. Gjennomgang av eksisterende studieprogram	Studiesjef	Rektor Direktør Dekan	September	Prosedyre for faglig- og ressursmessig utredning av eksisterende program
2. Innspill til nytt program fra fagmiljøet	Studiesjef	Utdanningsledere Seksjonsledere Faglærere	Sept-okt	Prosedyre for utvikling av nye studietilbud
3. Fagønsker fra studentene	Studiesjef	Studenter	Sept-okt	Skjema til utfylling
4. Utredning av nye studier og nedlegging	Studiesjef	Dekan	Oktober	Prosedyre for utredning av nyheter og nedlegginger
5. Høring	Studiesjef	Dekan Utdanningsledere Seksjonsledere Faglærere	Oktober	Høring i utdanningsstyret og i seksjonene
6. Ferdigstille utkast til studieprogram	Studiesjef	Direktør	Oktober	Rutine for saksbehandling av ferdig program

3.5.2 Informasjon, markedsføring og rekruttering

Arbeidsområde:	3.5.2 Informasjon, markedsføring og rekruttering			Revisjon: 0
				Dato: 4.oktober 2006
				Godkjent: styret
Omfatter:	Planlegging, gjennomføring og evaluering av all informasjons - og markedsvirksomhet. Intern informasjon Rekruttering PR Web
Relaterte dokumenter:	Forskrift om opptak til grunnutdanninger ved universitet og høgskoler. SO søkerhåndbok Lov om målbruk i offentleg teneste med forskrifter Markedsplan høgskolen i Nesna, 05/06
Aktivitet	Hovedansvar	Aktører	Tidspunkt	Rutiner, prosedyrer
1. Markedsplanlegging	Markeds/ infokonsulent	Studiesjef Utdanningsledere Seksjonsledere Direktør Rektor	Høst	Prosedyrer og rutiner for markedsplanlegging
2. Produksjon av markedsmateriell	Markeds/ infokonsulent	Reklamebyrå Designer Fotograf Redaksjon Magasin	Høst	Prosedyre og rutine for produksjon av markedsmateriell. Mål og plan for evu katalog Mål og plan for Studiemagasin Mål og plan for annonsering Mål og plan for sponsing
3. Studieinformasjon	Markeds/ infokonsulent	Utdanningsledere Fagansvarlige Studieveileder	Høst	Prosedyre for studieinformasjon besøk HiNe
4. Evaluering/ Rekrutteringsundersøkelse Oppstartsundersøkelse	Markeds/infokonsulent	Utdanningsledere Fagansvarlige	Aug-sept	Prosedyre rekrutteringsundersøkelse Spørsmål rekrutteringsundersøkelse Resultat rekrutteringsundersøkelse 04, 05,06
5. Intern informasjon	Markeds/ infokonsulent		Fortløpende
6. Informasjon nye studenter	Markeds/ infokonsulent	Servicetorg Driftsteknikker Fagansvarlig Utdanningsledere Studiesjef	Sommer	Prosedyre informasjon nye studenter Sjekkliste oppstartsinformasjon
7. PR	Markeds/ infokonsulent	Rektor Direktør Utdanningsledere Seksjonsledere	Fortløpende	Prosedyrer for pressemeldinger Kriterier for skriving av pressemeldinger Mal pressemelding
8. Web	Markeds/ infokonsulent	IT - drift Web redaksjonen Seksjonsledere	Fortløpende	Retningslinjer for webstruktur Retningslinjer for fagseksjonsweb Kravspesifikasjon Rekrutteringsweb Prosedyrer for informasjon på www.hinesna.no

3.5.3 Opptak

Arbeidsområde:	3.5.3 Opptak			Revisjon: 0
				Dato: 4.oktober 2006
				Godkjent: styret
Omfatter:	Opptak av nye studenter Opptak til valgfri del av profesjonsutdanningene Opptak til oppdragsstudier
Relaterte dokumenter:	Forskrift om opptak til universiteter og høgskoler, Søkerhåndboka, "Boka vår" (Saksbehandlerbok fra SO), Jevnlige rundskriv fra departementet, Databasen til Samordna opptak, NOM-kalenderen (viser alle faser i opptaket)
Aktivitet	Hovedansvar	Aktører	Tidspunkt	Rutiner, prosedyrer
1. Samordna opptak	Opptaksleder Opptakskonsulent	Høst	Rutine for opptak i det samordnede opptaket Rutine for opprettelse av studentmappe
2. Lokalt opptak	Studiesjef	Opptak	Høst Vår	Rutine for opptak til videreutdanninger
3. Internt opptak	Studiesjef	Opptak	Egne frister	Rutine for opptak til valgfri del av profesjonsutdanningene
4.Opptak til oppdragsstudier	Studiesjef Avd. leder oppdrag	Opptak Oppdrag og ekstern virksomhet	Kontinuerlig	Rutine for opptak til oppdragsstudier
5. Registrering og ajourhold av data i det studieadministrative systemet M-stas	Studiesjef	Opptak Eksamen	Hele året	Rutiner for ajourhold av data i det studieadministrative systemet
6. Fakturering av semesteravgifter og purringer	Studiesjef	Opptak	Juli og desember Gjennom hele året for Oppdragsstudier	Rutine for fakturering av semesteravgifter og purringer
7. Rapportering	Studiesjef	Opptak	15. februar 15. mars 15. okt. 1. hver md Daglig I løpet av opptaksperioden	Rutine for rapportering til: NSD NSD SSB og NSD Eksamensdata Automatisk rapportering til lånekassen gjennom M-Stas Rektor, direktør og studiesjef

3.5.4 Mottak av studenter

Arbeidsområde:	3.5.4 Mottak av studenter			Revisjon: 0
				Dato: 4.oktober 2006
				Godkjent: styret
Omfatter:	Mottak av heltidsstudenter på campus Nesna Mottak av studenter knyttet til samlingsbaserte studier Mottak av studenter ved eksterne studiesteder
Relaterte dokumenter:	Universitet og høgskoleloven
Aktivitet	Hovedansvar	Aktører	Tidspunkt	Rutiner, prosedyrer
1. Oppstartsinformasjon	Markeds- og infokonsulent	Studiesjef Sevicetorget Driftstekniker	Sommer	Prosedyre for utsending av oppstartsinformasjon Sjekkliste for utsendelse av oppstartsinformasjon
2. Administrative formaliteter ved oppstart av studieåret	Studiesjef	Studieadministrasjonen Studiesjef, Servicetorget Driftstekniker	August	Sjekkliste formaliteter ved oppstart heltidsstudier Prosedyre for oppstart på eksterne studiesteder Prosedyre for oppstart av samlingsbaserte studier
3. Offisiell åpning/åpningsseremoni	Studiesjef	Studiesjef Direktør Rektor Markeds- og infokonsulent	August	Sjekkliste for åpningsseremoni
4. Fadderordning	Markeds- og infokonsulent	Leder Studentsamfunnet	August	Prosedyre for fadderordning Sjekkliste for fadderinformasjon
5. Faglig oppstart	Utdanningsleder Fagansvarlig	Studiesjef Utdanningsledere Fagansvarlige Markeds- og infokonsulent	August	Prosedyre for faglig oppstart

3.5.7 Studieveiledning

Arbeidsområde:	3.5.7 Studieveiledning			Revisjon: 0
				Dato: 4.oktober 2006
				Godkjent: styret
Omfatter:	Gjelder all studieveiledning ved høgskolen
Relaterte dokumenter:	Lov om høyere utdanning. Universitet og Høgskoleloven. Forvaltningsloven Rammeplaner Fagplaner
Aktivitet	Hovedansvar	Aktører	Tidspunkt	Rutiner, prosedyrer
1. Veiledning av studenter om studieløp, studieprogram og gradersystem	Studieveileder	Studenter	Hele året	Beskrivelse av aktiviteten for veiledning av studenter, studieløp, studieprogram og gradersystem
2. Innpassing i studier	Studieveileder	Dekan Utdanningsledere Seksjonsledere Faglærere Biblioteket	Hele året, fastsatte datoer for innsamling av fagplaner og pensumlister	Rutine for innpassing
3. Permisjonssaker	Studieveileder	Student	Hele året	Rutine for behandling av permisjonssaker
4. Endring av studieløp	Studieveileder	Student	Hele året	Rutine for behandling av endring av studieløp
5. Overflyttingssaker	Studieveileder	Student	Hele året	Rutine for behandling av overflyttingssaker

3.5.8 Praksisadministrasjon

Arbeidsområde:	3.5.8 Praksisadministrasjonen			Revisjon: 0
				Dato: 4.oktober 2006
				Godkjent: styret
Omfatter:	Praksisadministrativt arbeid
Relaterte dokumenter:	Praksisreglement, fagplaner, rammeplaner, avtaleverk, lovverk
Aktivitet	Hovedansvar	Aktører	Tidspunkt	Rutiner, prosedyrer
1. Avklaring av praksisbehov	Praksisadministrasjon	Utdanningsleder Fagansvarlig Praksisveiledere Praksisadministrasjon	Nov. - jan	Praksisreglement
2. Inngå avtale om praksisplass	Praksisadministrasjon	Utdanningsleder Fagansvarlig Praksisveiledere Praksisadministrasjon	Feb. - mai Frist: 01.05	Øvingslæreravtale
3. Oppsummere og avslutte praksisdata fra studenter og praksisinstitusjoner	Praksisadministrasjon	Praksisadministrasjon	Des og mai/juni
4. Refusjon	Praksisadministrasjon	Praksisadministrasjon	Okt og mars	Øvingslæreravtale
5. Politiattester og taushetserklæring	Praksisadministrasjon	Praksisadministrasjon	Aug./sept	Skikkethetsreglement Forskrift om politiattest
6. Info- og oppfølgingsarbeid /teknisk	Praksisadministrasjon	Praksisadministrasjon	Hele året

3.5.9 Internasjonalisering

Høgskolen i Nesna har et internasjonalt utvalg bestående av:

Dekan (leder)
Internasjonal koordinator
1 utdanningsleder
2 faglærere
2 studenter

Mål og planer
Målet er å utveksle flere studenter og lærere med våre samarbeidspartnere, gi flest mulig av våre studenter og lærere mulighet til utenlandsopphold. God organisering og tilrettelegging skal bidra til at studenter får best mulig faglig og personlig utbytte av utenlandsoppholdet. Utenlandske studenter som velger Nesna som studiested skal få et godt studietilbud og gode opplevelser.

Målet å finne gode samarbeidspartnere - med det menes studietilbud som matcher egne programmer og som har gode kvaliteter og hvor det er en gjensidige interesser for langsiktig samarbeid. Tiltak av ulik art skal gi oss bevissthet og engasjement rundt internasjonalisering.

Videre skal det stimuleres til økt deltakelse i internasjonalt forskningsarbeid.

I strategisk plan for 2002-2006 slås det fast at:

Høgskolen i Nesna skal sende flere ansatte og studenter til utlandet gjennom ulike programmer for internasjonal utveksling. Høgskolen skal legge til rette for økt internasjonalisering. Samarbeid og utveksling på tvers av nasjonale grenser vil derfor bli prioritert.
Styrke samarbeidet med utenlandske universitet - og høgskoleinstitusjoner
Stimulere til økt deltakelse i internasjonalt forskningsarbeid

Prosesseierskap
Dekan har det daglige ansvaret for arbeidet med internasjonalisering. Arbeidet vil foregå i nært samarbeid med seksjoner, utdanningsledere og internasjonal koordinator.

Arbeidsområde:	3.5.9 Internasjonalisering			Revisjon: 0
				Dato: 4.oktober 2006
				Godkjent: styret
Omfatter:	Alt arbeid med tilrettelegging og administrasjon av utvekslingsavtaler for egne studenter og lærere, og studenter og lærere fra samarbeidende institusjoner i utlandet.
Relaterte dokumenter:	Bilaterale avtaler mellom Høgskolen i Nesna og andre undervisningsinstitusjoner. Høgskolens nettsider, Strategisk plan, Handlingsplan for Internasjonalisering ved Høgskolen i Nesna
Aktivitet	Hovedansvar	Aktører	Tidspunkt	Rutiner, prosedyrer
1. Utarbeide og vedlikeholde institusjonsavtaler	Internasjonal koordinator	Rektor Direktør Internasjonalt utvalg	Fortløpende	Rutine for inngåelse av institusjonsavtaler
2. Utarbeide søknad om midler	Internasjonal koordinator	Direktør Internasjonalt utvalg Faglærere	Høst og vinter	Rutine for søknad om midler til utveksling og internasjonale samarbeidsprosjekter
3. Informasjon og rekruttering til inn- og utveksling av studenter og lærere	Internasjonal koordinator	Internasjonalt utvalg Faglærere	Høst (utveksling) Vår (innveksling)	Informasjon om utvekslings- og innvekslingsmuligheter Rutine for utlysning av student- og lærerstipend internt Prosedyre for rekruttering av utenlandske studenter - og lærere
4. Administrasjon og tilrettelegging av innveksling studenter - og lærere	Internasjonal koordinator	Faglærere Utdanningsledere Seksjonsledere Studenter	Før, etter og under oppholdet	Rutine for administrasjon og tilrettelegging av innkomne studenter - og lærere
5. Administrasjon og tilrettelegging av utvekslings studenter - og lærere	Internasjonal koordinator	Faglærere Utdanningsledere Seksjonsledere	Før, etter og under oppholdet	Rutine for administrasjon og tilrettelegging av utreisende studenter - og lærere Rutine for utvelging av studenter
6. Rapportering og handlingsplan	Internasjonal koordinator	Internasjonalt utvalg Direktør Rektor	Høst	Rapportering til Erasmus Rapportering til Nordplus Rapportering til North2North Rapportering ifm budsjettdokumentet Rapportering i den årlige kvalitetsrapporten Oppdatering av handlingsplan
7. Evaluering av innvekslingsstudenter	Internasjonal koordinator	Innvekslingsstudenter	Ved avslutning av opphold ved høgskolen	Rutine og skjema for evaluering av innvekslingsstudenter

3.5.10 Eksamen

Arbeidsområde:	3.5.10 Eksamen			Revisjon: 0
				Dato: 4.oktober 2006
				Godkjent: styret
Omfatter:	Alt som har med planlegging og gjennomføring av eksamen å gjøre.
Relaterte dokumenter:	Eksamensreglement for Høgskolen i Nesna Retningslinjer for evaluering av eksamen og bruk av ekstern sensor ved Høgskolen i Nesna Universitets- og høgskoleloven Forvaltingsloven
Aktivitet	Hovedansvar	Aktører	Tidspunkt	Rutiner, prosedyrer
1. Forarbeid	1.konsulent Konsulent	Studieadministrasjon Fagansvarlig	Hele året	Rutiner for opprettelse av eksamen i M-stas
2. Planlegging	1.konsulent Konsulent	Studieadministrasjon Fagansatte	Hele året	Rutiner for eksamensplanlegging Rutine for mottak/kontroll av eksamensoppgaver
3. Oppmelding/avmelding	1.konsulent Konsulent	Fagansvarlig Studenter	Hele året	Rutiner for oppmelding til eksamen Rutiner for avmelding til eksamen
4. Oppnevning av sensorer	1.konsulent	Fagansvarlig Sensor	Hele året	Rutine for oppnevning av ekstern sensor
5. Eksamensvakter	Konsulent	Studiesjef 1.konsulent Eksamensvakter Ansvarlige på eksterne studiesteder	Hele året	Opplæring av eksamensvakter Instruks for eksamensvakter
6. Søknader om: Særordninger Lokal avlegging av eksamen Begrunnelse Klagesaker Ikke godkjent fagplanfestede krav Privatisteksamen	1.konsulent	Studiesjef Konsulent Faglærer Eksamensvakter Ansvarlig på eksterne studiesteder	Hele året	Rutiner for særordning Rutiner for lokal avlegging av eksamen Rutiner for begrunnelse Rutiner for klage Rutiner for ikke godkjent fagplanfestede krav Rutine for privatister
7. Lokaler	Konsulent	Ansvarlige på eksterne studiesteder	Hele året	Rutiner for lokaler til eksamen
8. Eksterne studiesteder	1.konsulent Konsulent	Adm.personell eksterne studiesteder	Hele året	Rutiner for eksamen - Mo Rutiner for eksamen - Sandnessjøen Rutiner for eksamen utenfor Campus Nesna
9. Web	1.konsulent Konsulent	Rutiner for utlegging av eksamensinformasjon på web Rutiner for utlegging av eksamensresultater på web
10. Gjennomføring Før eksamen Under eksamen Etter eksamen	1.konsulent Konsulent	Fagansvarlig Eksamensvakter	Hele året	Rutiner før eksamen Rutiner under eksamen Rutiner etter eksamen Instruks for eksamens - kandidat Instruks for eksamensvakt
11. Mappeinnlevering	1.konsulent konsulent	Faglærer	Hele året	Rutiner for mappeinnlevering
12. Hjemmeeksamen	1.konsulent konsulent	Faglærer	Hele året	Rutiner for innlevering av hjemmeeksamen
13. Registrering av sensur	1.konsulent Konsulent	Ekstern sensor Faglærer	Hele året	Rutiner for registrering av sensur
14. Informasjon/opplæring	1.konsulent	Studiesjef Konsulent Fagansatte Studenter Adm.eksterne studiesteder	Hele året	Eksamensinformasjon /opplæring for studenter Eksamensinformasjon /opplæring for ansatte
15. Revidering av eksamensreglement	1.konsulent	Studiesjef Dekan Utdanningsstyret	Hele året	Rutiner for revidering av eksamensreglement
16. Sjekk studie- og fagplanarbeid	1.konsulent	Studiesjef Dekan Utdanningsstyret	Hele året	Rutine i forbindelse med Studie- og fagplan arbeid
17. Behandling av fuskesaker	1.konsulent	Faglærer Eksamensvakt Student	Hele året	Rutiner når mistanke om forsøk på fusk har skjedd
18. Bruk av pc ved eksamen	1.konsulent	Konsulent Adm. personell på eksterne studiesteder Eksamensvakt Student	Hele året	Rutiner for bruk av pc ved skole eksamen