Referat fra møte i styringsgruppa "Aksjon NOKUT"

Dato: 26.mai 2006
Tidspunkt: kl 09.30  11.30
Tilstede: Helg O Larsen (rektor), Sten Rino Bonsaksen (direktør), Signe A Hansen (dekan, forlot møte under punkt 3), Yvonne Langfors (studiesjef), Stig Liljedal (observatør for de tilsatte), Hege Tønder (prosjektgruppa), Hanne Davidsen (prosjektgruppa)
Ikke tilstede: Studentrepresentant

Innkalling og dagsorden:
Innkalling til møte og dagsorden ble godkjent.
Stig Liljedal tok opp sitt mandat i styringsgruppa. Han er ikke formelt utnevnt av organisasjonene til å sitte i styringsgruppa. Han møter derfor på dette møte som observatør. Han har talerett, men ikke stemmerett. Stig tar saken opp med organisasjonene slik at representant med alle rettigheter oppnevnes så snart som mulig.

Dagsorden
1.    Innledning ved rektor
2.    Godkjenning av mandat, prosjektplan
3.    Orienteringer om arbeidet i prosjektgruppa og godkjenninger
4.    Møteplan for styringsgruppa
5.    Godkjenning av ressursgruppe
6.    Konstituering

1.    Innledning ved rektor
Helge O Larsen innledet om at NOKUT har varslet at de kommer for å vurdere vårt kvalitetssikringssystem. Det legges i den forbindelse opp til et forbedrende møte mellom NOKUT og HiNe. Dato for forbedrende møte blir 25.august 2006. Fra NOKUT kommer saksbehandler Eivind Engebretsen og forhåpentligvis også avdelingsleder Jon Haakstad. Det er ikke satt ned kommisjon for evalueringen enda, men dette kommer til institusjonen og vi får anledning til å uttale oss om sammensettingen. Vi vet at Gunnar Grepperud er forespurt, men han kan ikke delta fordi han sitter i vårt styre. På det forbedrende møte blir antakelig dato for rapportering og institusjonsbesøk avklart.

2.    Godkjenning av mandat og prosjektplan
Hanne Davidsen refererte til forslag til mandat og prosjektplan som er sendt ut og som ble delt ut på møte.

Stig Liljedal tok opp problemene han ser med å få et kvalitetssikringssystem utarbeidet og som sikrer involvering fra alle de tilsatte, slik at dette kan bli godkjent allerede i desember 2006. Han mente at den korte tiden gjør det urealistisk med en slik målsetting som prosjektplanen legger opp til.
Etter en debatt gjorde styringsgruppa følgende vedtak:

Vedtak: Mandat for prosjekt Aksjon NOKUT godkjennes. Prosjektplan for Aksjon NOKUT godkjennes.

Vedtaket var enstemmig.

3.    Orientering om arbeidet i prosjektgruppa og godkjenninger
Hege Tønder la fram og gikk igjennom følgende punkter som det arbeides med i prosjektet. Disse ble også delt ut i møte.
Fremdriftsplan: Godkjennes slik den foreligger.
Forbedrende fase: Godkjennes som beskrevet.
Kvalitetshåndbok: Hege la fra prosjektgruppas forslag til struktur for kvalitetshåndbok sammenlignet med tre andre høgskoler.
Stig Liljedal tok opp at avvikssystem burde inn som et eget punkt under kvalitetssystem i kvalitetshåndboken. Styringsgruppa var enig i dette.
Ellers var det enighet om at prosjektgruppas forslag til struktur for kvalitetshåndbok ved HiNe godkjennes.
Nøkkeltall og kvalitetsindikatorer: Forslag til mal godkjennes.
Prosesstabell: Forslag til mal for prosesstabeller godkjennes.
Første felles arbeidsseminar: Dato og innhold godkjennes.
Kvalitetssystem: tre ulike systemer som norske høgskoler bruker i dag ble presentert. Det var ønske om en ytterligere oversikt over hvilke systemer de ulike høgskolene bruker, særlig de Nordnorske. Det var også spørsmål om innhold i de ulike systemene og om Unipie. Svar på spørsmål og oversikt over de ulike høgskolenes systemer legges fram på neste møte i styringsgruppa. Beslutning om valg av system fattes på neste møte.

4.    Møteplan for styringsgruppa
Det var enighet om å avholde møter ca en gang i måneden for å sikre framdriften i prosjektet. Følgende møtedatoer ble bestemt; 16. juni og 18. august. Prosjektgruppa setter opp forslag til innkalling og dagsorden for møtene og skriver referat. Fullstendig møteplan for høstesemesteret bestemmes på et senere møte.

5.    Godkjenning av ressursgruppe
Ressursgruppa er viktig for å sikre bred forankring og at kompetente personer ved høgskolen bidrar i arbeidet. Ressursgruppa er en ressurs for prosjektgruppa og trekkes inn i arbeidet både samlet og hver for seg.
Hanne D refererte til forslag til ressursgruppe som er sendt ut på e-post til styringsgruppa. Det var enighet om sammensettingen av ressursgruppa. Det er ikke valgt en representant for de tilsatte. De ansattes organisasjoner må velge en faglig tilsatt som kan delta i ressursgruppa så snart som mulig. Det er heller ikke valgt studentrepresentant. Hanne D har snakket med studentsekretæren og skal gjøre dette igjen slik at vi får studentene med. Det er heller ikke valgt representant for utdanningslederne. Dette vil bli gjort i nærmeste framtid. Prosjektgruppa får i mandat å komplimentere og innkalle ressursgruppa.

6.    Konstituering av styringsgruppa
Sten Rino Bonsaksen velges til leder av styringsgruppa og kontaktperson for prosjektgruppa.