Arbeidet med kvalitet bør bygges opp stegvis inntil erfaringene er så mange at de kan settes i et system. Begrepet system betyr mer kontinuerlig arbeid med kvalitet enn at det bygges opp en egen administrativt system for arbeidet.

 
En betingelse for å snakke om et system er at det involverer hele lærestedet. 
Krav til et kvalitetssikringssystem: 

1. Man må ha en målsetting med kvalitetssystemet som klargjør motivene
2. Et sett av ansvars- og myndighetsområder når det gjelder evaluering av kvalitetsarbeidet fra ledelse til fag, administrasjon og studenter.
3. Et datasett som oppdateres kontinuerlig som inkluderer faglige, prosessuelle og kvantitative/kvalitative resultatindikatorer og vurderinger
4. Et kommunikasjons- og informasjonssystem som representanter fra alle nivåer og grupper har fri adgang til og hvor det er mulig å hente ut informasjon om egen virksomhet
5. Kvalitetsrutiner og prosedyrene følges av et sett av forhåndsdefinerte tiltak og virkemidler, inkludert ressurs- og personal og organisasjonsmessige tiltak.
6. Kvalitetsarbeidet i den form det har (datainnsamling, selvevaluering, ekstern evaluering) gjentas slik at alle enheter/utdanninger gjennomgår en slik prosedyre jevnlig.

 

Arbeidet med kvalitet må foregå kontinuerlig.

 

• Datainnsamling og analyser bør utføres hvert år
• Studentevaluering av undervisningen bør skje hvert semester.
• Evaluering av fag og utdanninger kan skje hvert tredje eller fjerde år eller man lager en rullerende plan for de ulike utdanningene slik at en viss andel av utdanningene/fagene tas hvert år.

 

Innføring av kvalitetssystem betyr mer byråkrati men gir også:

 

• Større forutsigbarhet – alle nivåer og enheter vet hvilke data og hvilken informasjon man skal samle inn og bearbeide, det gir bedre tid til planlegging.
• Forenkling og samordning av rutiner – at man har informasjon gjør det enklere å besvare mange henvendelser

 

Kvalitetssystemer baseres seg ofte på at:

 

• De enkelte enhetene har ansvar for det løpende kvalitetsarbeidet
• Lærestedets sentrale oppfølging og koordinering skjer i stabsorgan, et organ uten instruerende myndighet, men hvor både representanter for studenter, faglig personal og ledelse deltar. De har ofte ansvar for informasjon og er pådriver i etableringsfasen.
• Kvalitetssystemene har ofte fokus på utdanning og undervisningssida. Godkjenninger av nye kurs, studentevalueringer og periodisk selvevaluering av hele utdanningsprogram er det som hyppigst går igjen.
• Kvalitetsarbeidet ledes ofte av en person med stor tillit.
• Kvalitetssystemene introduseres som regel i flere faser.
• Kvalitetssystemene vektlegger at det faglige personalet skal ha eierskap til systemet.

 

Gamle og nye former for kvalitetsarbeid bør kombineres i det nye systemet. Ikke ødelegg det som er bra. Det er bedre å systematisere og utvikle det som allerede fungerer.

 
Audit evaluerer hvorvidt de prosesser, systemer og strukturer som skal sikre kvaliteten er i funksjon og hvordan de fungerer, om de fungerer etter hensikten. 
Lærestedet kan foreta en selvevaluering av kvalitetssystemet sitt ved å bruke de 6 punktene ovenfor. 

• Hvordan har lærestedet utarbeidet, justert og videreutviklet sine målsettinger for kvalitetssystemet?
• Hvordan fungerer ansvars- og myndighetsfordelingen mellom ulike nivåer og enheter når kvalitetssystemet eventuelt avdekker svakheter?
• Hvor hensiktsmessig og velfungerende er de data som brukes som faktagrunnlag?
• Fungerer kommunikasjonen og informasjonsutvekslingen mellom ulike nivåer, enheter og personer?
• Hvor hensiktsmessig er de tiltakene og virkemidlene man har til rådighet innen ressursforvaltning, personaladministrasjon og organisasjon?
• Hvordan sikrer man at den kunnskapen man tilegner seg ved hjelp av kvalitetssystemer, blir ivaretatt over tid?

 Begrunnelse for gode kvalitetssikringssystemer 

Utfordringene er ikke bare å forbedre seg kvalitetsmessig, men også å synliggjøre, dokumentere og demonstrere sine kvaliteter som lærested i ulike sammenhenger.

 
Dette blir mer sentralt når konkurransen om studentene øker, krav om mer samarbeid regionalt, nasjonalt og internasjonalt øker. Studentgruppa vil være uensarta og kreve individuell tilpassing av undervisningsformer, fjernundervisning osv. Et kvalitetssystem må kunne brukes til flere oppgaver, for eksempel årsrapporter, virksomhetsplaner, budsjettarbeid. Informasjonen i systemet bør utnyttes.  
Klassifisering av bruksområder, kravspesifikasjon til fleksibelt kvalitetssikringssystem: 

• Systemet må kunne brukes instrumentelt nå man trenger informasjon for å fatte en beslutning om neste års studentopptak
• Systemet må kunne brukes til opplysning når man ikke vet hvordan studentgjennomstrømningen på et gitt fakultet er.
• Systemet må kunne brukes til legitimering når man i ulike sammenhenger må dokumentere kvalitet
• Systemet må kunne brukes interaktivt når man får henvendelser fra omgivelsene om studieopplegg og utdanningsmuligheter
• Systemet må kunne brukes taktisk i konkurranse om ressurser og studenter
• Systemet må kunne brukes symbolsk når det eksisterer gode grunner for å gjøre det.

 
Til diskusjon: 

• Har vi på plass de elementer som utgjør et kvalitetssystem?
• Hvordan kan kvalitetssystemet tilpasses til vår virksomhet?
• Hvordan reduserer vi byråkrati ved etablering av systemet?
• Hvordan kan vi inkorporere vårt eksisterende kvalitetsarbeid i det nye systemet?
• Hvordan sikrer vi at kvalitetssystemet er tilpasset ulike bruksområder