I det følgende beskrives de enkleste kjøreregler for innkjøp ved Høgskolen i Bodø. Det er ment å være til hjelp i innkjøpsprosessen med informasjon og praktiske råd. Samtidig klargjøres de ruitiner som skal følges og hvordan dokumentasjon av anskaffelsen skal foreligge. For ytterligere informasjon og hjelp anbefales "Beste praksis-offentlige anskaffelser" og "Forskrift om offentlige anskaffelser". Økonomiavdelingen bistår også med hjelp.

Det gjøres oppmersom på at høgskolen har innkjøpssamarbeid med Nordland Fylkeskommune. Det er forhandlet fram rammeavtaler på mange produktgrupper som vi er forpliktet til å benytte. Leverandøroversikt ligger her:"Leverandøroversikt". Høgskolen i Bodø har som mål å redusere antall leverandører, det er derfor viktig å ha en bevisst holdning til hvor man foretar innkjøp og ikke minst hvem som skal ha tillatelse til å foreta innkjøp.

Innkjøpsfullmakt
De fleste store innkjøp foretas sentralt gjennom økonomiadvelingen. Budsjettansvarlige har imidlertid delegert fullmakt til å foreta innkjøp. Denne fullmakten kan hvis spesielle forhold tilsier det delegeres. Her ligger standardskjema for tildeling av innkjøpsfullmakt: Bestillingsfullmakt.doc. Kopi av delegeringen skal sendes til økonomiavdelingen. Personer uten fullmakt har ikke lov til å gjøre innkjøp.

Innkjøp er i mange tilfeller en komplisert prosess, og det er derfor viktig at det er kompetente personer ved HBO som foretar anskaffelsen. Husk å oppgi din referansekode ved alle bestillinger.

Viktige avklaringer før kjøp

• Er kjøpet nødvendig, og er det budsjettmessig dekning for kjøpet?
• Er kjøpet avklart med overordnet?
• Er det tatt hensyn til miljø og livsløpskostnader ved planleggingen av kjøpet?
• Er kjøpet over eller under kr. 100.000,- eks. mva (grense for direkte kjøp). Ved beregning av verdi er det den anslåtte verdien av anskaffelsen for hele perioden som skal legges til grunn.
• Er kjøpet mellom kr. 100.000,- og 500.000,-? Det skal foretas konkurranse, og det er plikt til å arkivere anskaffelseslogg på disse innkjøpenen. Offentlig utlysning er frivillig men anbefales.
• Er kjøpet over grensen for offentlig anbudsutlysning, kr. 500.000,- eks. mva? Alle kjøp over dette beløp skal utlyses som offentlig konkurranse gjennom www.doffin.no
• Er kjøpet over eller under terskelverdien kr. 1.800.000,- ? Dette er grensen for utlysning i EU. Utlyses også på www.doffin.no.
• Har vi rammeavtaler som omfatter den ønskede anskaffelsen? Se leverandøroversikt fra fylkeskommunen.
• Skal anskaffelsen foretas som åpen eller begrenset anbudskonkurranse, eller ved konkurranse med forhandlinger. Det anbefales åpen anbudskonkurranse.