Anbudskonkurranse
Alle kjøp i av denne størrelse skal gjøres etter anbudskonkurranse. Både åpen, begrenset anbudskonkurranse samt konkurranse med forhandlinger kan benyttes. For alle tre gjelder følgende:
- Det skal utarbeides et konkurransegrunnlag som spesifiserer:
- hva som skal anskaffes
- hvordan konkurransen skal gjennomføres
- kvalifikasjonskrav til leverandør
- krav til tilbudet
- krav til dokumentasjon
- tekniske spesifikasjoner
- tildelingskriterier
- Eksempel på Konkurransegrunnlag.doc. Dokumentet skal godkjennes av direktøren før det utlyses. Konkurransegrunnlaget skal arkiveres.
- Anskaffelsen skal kunngjøres. Kunngjøringen legges elektronisk i www.doffin.no. Hvis ønskelig kan økonomiavdelingen bistå med dette arbeidet. Konkurransegrunnlaget sendes ut til leverandører som svarer på utlysningen. Kunngjøringsteksten skal arkiveres.
- Anbudsåpning skal foretas av 2 personer. Inkomne tilbud skal registreres i Anskaffelsesprotokoll.doc. Protokollen skal følge hele den videre behandlingen av anbudet og alle viktige avgjørelser og tidspunkt skal skrives inn. Protokollen skal arkiveres i hovedarkivet som egen sak. Alle tilbud med dokumentasjon skal også arkiveres.
- Krav til kvalifikasjonen skal vurderes og dokumenteres i protokollen. Det skal sjekkes om kravene som stilles til leverandøren oppfylles. Det skal fremkomme om leverandører blir forkastet, og hvorfor. Det skal minimum leveres skatteattest for mva og skatt og HMS-erklæring (for tjenestekjøp). Se linken i punktet overfor for forslag til anskaffelsesprotokoll.
- Kravet til tilbudet skal vurderes. Dette skal bare gjøres i forhold til de leverandørene som er funnet kvalifisert iflg. punkt 4. Tilbudene skal vurderes i henhold til de tildelingskriterier som er opplyst i anbudet. Protokollen skal godkjennes av direktør eller bemyndiget før endelig beslutning fattes. Etter godkjenning av valget skal protokollen arkiveres sammen med kunngjøringen og konkurransegrunnlaget.
- Melding om hvem som tildeles kontrakt. Det skal sendes ut brev til alle leverandørene om hvem som tildeles kontrakt, og begrunnelse for dette. Det skal framkomme en frist for klager (ca. 10 dager) og når man forventer kontraktsinngåelse. Kontrakt skal arkiveres sammen med de øvrige dokumentene.
- Det skal skrives kontrakt for anskaffelsen etter klagefristens utgang. Dersom det er klager skal disse avklares før kontrakt inngås.
- Beslutningen skal kunngjøres i Doffin senest 48 dager etter at kontrakten er inngått. Dette gjøres etter anmodning av økonomiavdelingen.
|
