Kommentarer til kontraktsforslag for historisk oppdragsarbeid

HIFO - DEN NORSKE HISTORISKE FORENING ser det som en av sine oppgaver å bidra til at kontrakter om historisk oppdragsarbeid får en utforming som både oppdragsgiver og forfatter kan være fornøyd med. Hovedintensjonen med oppbyggingen av kontraktforslaget er å legge føringer for å unngå at konflikter oppstår. Det bærende prinsippet er at forfatter og oppdragsgiver holder nær og løpende kontakt under arbeidet, og at mulig konfliktpotensiale blir luftet og satt ord på før avtale inngås. Inngåelsen av en avtale om et skriveoppdrag er en tillitssak. Oppdragsgiver kan i praksis ikke vite hvordan resultatet blir. Vi forutsetter at oppdragsgiveren har grundige samtaler med kandidater til oppdraget, og at referanser og tidligere arbeider sjekkes. Forfatteren bør på sin side forsikre seg om at oppdragsgiveren er seriøs, og har evne og vilje til å fullføre prosjektet helt fram til utgivelsen av det ferdige verket.

Kontraktforslaget har tatt utgangspunkt i den mest vanlige formen for organisering av oppdragsarbeid, at forfatteren mottar fast lønn i en periode. Et alternativ er at royalties kompenserer helt eller delvis for lønn, som eventuelt kommer i form av et forskudd. Dette er avtaleformer som HIFO har liten erfaring med, og vi vil i slike tilfelle anbefale å se nærmere på Norsk faglitterær forfatter- og oversetterforenings forslag til avtale mellom sine medlemmer og forlagene. Vi vil anbefale å undersøke om kandidater til oppdraget er medlemmer av HIFO. Det sikrer et minimum av faglige kvalifikasjoner, dessuten vil medlemmene oftest være aktive i det historiefaglige miljøet med det kontaktnettet og de mulighetene for faglig oppdatering som det kollegiale samværet medfører. På den annen side kan ikke HIFO stå som garantist for foreningens medlemmer. HIFO vil heller ikke påta seg å plukke ut medlemmer til enkelte oppdrag.
Kommentarer til de enkelte punktene i kontraktforslaget:

1. For å unngå seinere misforståelser kan det være fornuftig å spesifisere så presist som mulig hva slags arbeid kontrakten skal dekke. For et allment lokalhistorieverk er det for eksempel viktig å presisere tidsrommet som skal dekkes, for gårds- og slektshistorie bør området avgrenses geografisk. Skal bedriftens datterselskap i Thailand omfattes av fremstillingen? Det vil også være formålstjenlig å avklare i hvilken form arbeidet skal publiseres, og om det skal utgis i en bestemt anledning, for eksempel til 100-års-jubileet.

2. Med ferdig manuskript regnes et korrekturlest manuskript som inneholder alle tekstelementer: Brødtekst, titler, (eventuelle) mellomtitler, innledninger (ingresser), billedtekster, tabeller, diagrammer, noter, litteraturliste, innholdsfortegnelse, forord og forklarende tekstrammer.

3. Vi vil advare mot å la elektroniske skriveredskaper måle manuskriptet i antall bytes, tekstbehandlingsprogrammene lagrer ulike antall koder sammen med tegnene, og resultatet kan bli forvirrende. Men de fleste tekstbehandlingsprogrammer kan telle ord og anslag. Tenk også på omfanget av det ferdige verket, og hva manuskriptsider tilsvarer i trykte sider. Dreier det seg om en bok, er det ikke uvanlig at opptil 30% av plassen utgjøres av illustrasjoner. Antall anslag pr. side varierer også naturligvis mellom bokformater og skrifttyper.

4. For forfatteren er det utvilsomt en fordel at manuskriptet korrekturleses egenhendig før innlevering. Forfatteren er i siste instans hovedansvarlig for at manuskriptet holder mål, også formmessig. For å unngå misforståelser er det viktig å understreke at denne korrekturlesningen ikke er innbefattet i de to korrekturlesningene som er nevnt i punkt 13. Avtal i hvilken teknisk form manus skal overleveres. Et mareritt som vi kjenner til har oppstått, er at trykkeriet ikke klarer å konvertere tekstbehandlingsformatet som forfatteren har brukt, med store ekstrautgifter som resultat. Det er rimelig at oppdragsgiveren stiller nødvendig og tilfredsstillende datautstyr til rådighet. Husk at programvare utgjør en ikke ubetydelig del av de totale kostnadene.

5. Det vil være gunstig for arbeidet at det engasjeres en egen billedredaktør. Arbeidet med illustrasjoner er ofte mer omfattende og tidkrevende enn man forventer. Men selv med egen billedredaktør vil det være naturlig at forfatteren har det endelige ansvaret for billedtekstene, fordi de må oppfattes som en integrert del av fremstillingen.

6. Det er et rimelig krav at forfatteren jevnlig skal legge fram manuskriptutkast og/eller rapportere om arbeidets gang. Nær og løpende kontakt mellom forfatter og oppdragsgiver må oppfattes som nødvendig, og in-gen av partene er tjent med at forfatteren ruger på sine manuskripter til engasjementet løper ut. Vi oppfatter en bokkomité som absolutt nødvendig, og anbefaler ikke under noen omstendigheter å sette i gang et større oppdragsarbeid uten. Det er ønskelig med et samarbeid ved nedsetting av bokkomiteen, slik at sjansene for konflikter minimeres i utgangspunktet. Forfatteren bør ha et avgjørende ord med i laget ved valget av faghistoriker(e). Kravet om en eller flere faghistoriker som medlemmer av komiteen er gunstig for begge parter: Forfatteren får faglig inspirasjon og støtte i forhold til eventuelle urealistiske krav og oppfatninger fra oppdragsgiverens side om hvordan historien skal skrives, samtidig som oppdragsgiveren vil føle seg trygg på at sentrale problemstillinger blir behandlet og at arbeidet får den nødvendige faglige kvalitet. Det er rimelig at faghistorikeren får en viss godtgjøring for komitearbeidet. Et rimelig krav til bokkomiteen er at medlemmene leser og kommenterer alle manusutkast så grundig som mulig, og det må oppfattes som sjølsagt at bokkomiteen fortløpende forelegger forfatteren alle endringsforslag. Bokkomiteen bør lede arbeidet, i den forstand at de sørger for innkalling til møter, distribusjon av manus, kommentarer og notater, sørger for at forfatteren får tilgang til det arkivmaterialet og det utstyret som er nødvendig, og ikke minst kontrollerer at arbeidet går sin gang. Det kan være lurt å oppnevne en leder eller koordinator for å utføre løpende oppgaver. Hvis partene finner det formålstjenlig, kan også bokkomiteens forpliktelser og arbeidsoppgaver avtalefestes. Skulle det oppstå vesentlig ueninghet om forhold oppdragsforskeren mener berører sentrale fag-etiske prinsipper, vil vi anbefale at styret i HIFO blir orientert og saken legges fram til uttalelse for Den forskningsetiske komiteen for samfunnsvitenskap og humaniora (NESH). Se også kommentarene til punkt 15.

7. Lønna bør ta utgangspunkt i kvalifikasjoner, det vil si etter det lønnsnivået som forfatteren ville fått i en fast forskerstilling. Men fordi oppdragsarbeid kan innebære usikker inntekt i perioder, bør lønnsnivået ligge ca. fire lønnstrinn over tilsvarende ved en forskningsinstitusjon. Et slikt forfatteroppdrag krever også spesielle kvalifikasjoner som faglig bredde og evne til å popularisere. Med dagens differensierte lønnssystemer i institutt-, universitets- og høyskolesektoren kan det imidlertid være vanskelig å finne et entydig referansepunkt. Det kan også være naturlig at forfatteren ikke går ned i lønn ved å påta seg oppdraget. Dersom oppdraget ikke medfører rettigheter i KLP eller Statens pensjonskasse, bør dette kompenseres ved en privat pensjonsordning. Hvis det er naturlig, kan lønnen tilpasses oppdragsgiverens system, dersom dette ikke gir dårligere vilkår. Det er en underliggende forutsetning at forfatteren forplikter seg til å ikke ta annet arbeid i kontraktsperioden i den utstrekning dette forhindrer forfatteren i å bruke normal arbeidstid (gjennomsnittlig) til oppdraget. Om ønskelig kan dette spesifiseres i kontrakten. Ved flere universiteter er det satt en begrensing i så måte på 20% av arbeidstiden. Royalties som helt eller delvis kompenserer for fast lønn er et mulig, men lite brukt, alternativ.

8. Forlengelse av engasjementstiden er den eneste måten å sikre at forfatteren faktisk får lønn under sykdom eller andre ekstraordinære avbrudd. Hva ekstraordinære avbrudd innebærer må være et skjønnsspørsmål, men må blant annet omfatte slike ting som tilvenning i barnehage, alvorlig sykdom i nærmeste familie og omsorgspermisjon (også for menn). Det må bemerkes at permisjon i forbindelse med fødsel er en rettighet som er knyttet til tidligere inntekt, ikke til kontraktforhold.

9. Dersom en oppdragshistoriker står i fare for å går glipp av en fast stilling fordi et engasjement ikke er utløpt, står hun eller han overfor et vanskelig valg. Et alternativ er å si opp kontrakten, men da blir resultatet det dårligst mulige for oppdragsgiveren. Et bedre alternativ ville være at historikeren påtok seg å sluttføre engasjementet, enten utenfor regulær arbeidstid eller som del av tid tildelt til egeninitiert forskning. I det siste tilfellet bør den nye arbeidsgiveren godta en slik ordning. I slike tilfeller vil de opprinnelige tidsrammene sprekke, men gevinsten ved nær kontakt med et dynamisk forskningsmiljø og med undervisning vil nok i stor grad kompensere for dette med forhøyet kvalitet på det ferdige arbeidet.

10. Hvis er forfatter er tilknyttet en forskningsinstitusjon, vil oftest betydelige overhead-midler påløpe. Oppdragsgiveren vil da samtidig kunne se bort fra utgifter til kontorhold, og i de fleste tilfelle også utgifter til datamaskin, seminarreiser og kopiering. Det er ikke uten videre billigere å ansette forfattere som ikke har institusjonstilknytning, og fordelene med tilgjengelig forskningsbibliotek og et godt faglig miljø vil i stor grad oppveie kostnadene ved overhead i form av høyere kvalitet på arbeidet. Institusjonstilknytning vil i mange tilfeller også innebære en form for garanti for at arbeidet blir utført tilfredsstillende. (Forslag til retningslinjer i de tilfellene der forfatteren har eget kontor, for eksempel hjemmekontor, er under utarbeiding)

11. Et realistisk budsjett for slike utgifter gir oppdragsgiver og forfatter faste rammer å gå etter. Det kan være ulønnsomt å la forfatteren utføre arbeid som like godt kan gjøres av assistenter, f. eks. innsamling av kilder, bearbeiding av kilder, rentegning av kart, kopiering og lignende. Det kan ikke understrekes nok hvor mye et faglig relevant seminar kan ha å si for inspirasjon til oppdragsarbeidet, i form av faglig oppdatering.

12. Det må oppfattes som sjølsagt at oppdragsgiveren bør vise største mulige grad av åpenhet i forhold til sitt arkivmateriale. Dersom det er snakk om opplysninger som av tvingende grunner må omfattes av hemmelighold, bør løsningen heller være at forfatteren undertegner en taushetserklæring framfor at informasjon blir holdt unna. Det kan være tvingende nødvendig for å kunne trekke relevante slutninger at forfatteren får kjennskap til informasjoner som ikke bør offentliggjøres, sjøl om de hemmelige opplysningene altså ikke omtales. Se også punkt 20 i kontraktforslaget.

13. To gangers korrektur vil si både sidekorrektur og "blåkopi" (den fullstendige trykkoriginalen). Det vil være en fordel både for oppdragsgiver og forfatter at det endelige resultatet blir best mulig. Korrekturutgiftene vil uansett utgjøre en ørliten del av produksjonsutgiftene. Feil og unøyaktigheter har lett for å snike seg med i den siste og hektiske fasen av produksjonen, derfor er det svært viktig at "blåkopien" blir gjennomgått grundig av både forfatter og komité. Igjen er det viktig å understreke at denne korrekturlesingen etter at manus er levert er noe annet enn den korrekturlesingen forfatteren gjør tidligere, se punkt 4. Det er forøvrig viktig at utarbeidelsen av registrene gjøres skikkelig. Et personregister kan for eksempel lett bli ubrukbart dersom det bare består av personer som fra utgiverens side velges ut som spesielt "interessante". Forfatteren bør ha timebetaling for medvirkning til å utarbeide registre.

14. Dersom oppdragsgiver ønsker en særskilt språkform, er det rimelig at oppdragsgiver også bekoster utgifter til bearbeiding. Dette kan dreie seg om målform, men også om lokalsamfunn som ønsker visse dialektformer inn i teksten. De færreste forfattere behersker begge målformene like godt, og forfatteren bør sjølsagt først og fremst ansettes etter faglige kvalifikasjoner. På den annen side er det et rimelig krav at forfatteren får beholde sin målform hvis det ikke er spesielle grunner for noe annet.

15. Tidsfristen for et oppdragsarbeid må vurderes realistisk, slik at det er mulig for forfatteren å overholde den samtidig som den faglige kvaliteten opprettholdes. Vi vil anbefale oppdragsgivere og forfattere med liten erfaring å kontakte HIFO - DEN NORSKE HISTORISKE FORENING for å be om råd når det gjelder spørsmål om oppdrags varighet, før kontrakt skrives. Med løpende kontakt mellom partene vil man kunne oppdage slike problemer tidlig, eller unngå dem helt. Det er også sterkt å anbefale at forfatteren, før sjølve arbeidet påbegynnes, gjennomfører et mindre forprosjekt, på få uker eller måneders varighet, med det siktemål å utarbeide en disposisjon over emnet og å bringe klarhet i kildesituasjonen. På denne måten kan man komme fram til en realistisk framdriftsplan og også få en rimelig god oversikt over drifts- og lønnsutgifter. Forprosjektet kan lønnes på timebasis, og bør betraktes som en prøveperiode, med gjensidig mulighet for å trekke seg. HIFO ser det generelt som ønskelig at prosjekter har en varighet på minst to år. Så lang tid er erfaringsmessig nødvendig for å drive seriøse kildestudier og bearbeide manuskriptet skikkelig. Vi vil gjerne formidle forståelsen av at forskjellen mellom ett og to år, eller mellom to og fire, kan være forskjellen mellom en journalistisk framstilling og et historisk forskningsarbeid. Det er ikke dermed sagt at forskningsarbeidet ikke skal formidles på en populær og spennende måte. Det vil også være mulig å utføre et seriøst forskningsarbeid på kortere tid, dersom man er blitt enig om en mer begrenset problemstilling eller undersøkelsesområde. HIFO kjenner flere eksempler på at forfatteren midtveis i arbeidet har fått klarhet i at kildematerialet er mye rikere enn antatt, slik at det ikke ville være mulig å bearbeide det innenfor de opprinnelige tidsrammene, med den følge at oppdragsgiveren etter moden overveielse har innvilget flere måneders forlengelse av kontrakten. Hvis kontraktstiden i et slikt tilfelle ikke blir forlenget, er alternativet at noe materiale må utgå av fremstillingen, eller at hele arbeidet blir mer overfladisk. I de fleste slike tilfeller vil fremstillingen kunne vinne såpass mye på få måneders forlengelse, at kostnadene oppleves som vel investerte penger. Det må være sjølsagt at manglende progresjon i arbeidet ikke skal kompenseres ved at engasjementet forlenges. Den eneste farbare måten å unngå dette, er at bokkomiteen sørger for en fortløpende evaluering av arbeidet. En faghistorikers deltakelse i bokkomiteen er på dette punktet uvurderlig. Hvis den verst tenkelige situasjon skulle oppstå, at forfatteren ikke er ferdig med fremstillingen innenfor en tidsramme som har vært oppfattet som rimelig, er det få tilfredsstillende løsninger. Oppdragsgiver kan enten heve avtalen og ta kostnadene med å engasjere en ny forfatter for å ferdigstille fremstillingen, eller man kan gi forfatteren ekstra tid i håp om at arbeidet blir ferdig. En mulig løsning er også at forfatteren går med på å gjøre fremstillingen ferdig uten lønn, med det for øye at det neppe blir flere bokprosjekter med dårlige referanser og et misligholdt oppdrag. Slike situasjoner er alltid uhyre vanskelige, og historien kan fort havne i retten. Vi må igjen minne om den plikt og rett som både oppdragsgiver og forfatter har til å holde løpende kontakt.

16. Med allment tilgjengelig menes at fremstillingen skal kunne skaffes via offentlige biblioteker. Særskilt avtale ved nyopptrykk og nye opplag bør omfatte royalties. Det er ellers verdt å merke seg at både oppdragsgiver og forfatter kan ønske å utgi nye opplag og nye utgaver. Se også kommentarene til punkt 18.

17. Det er likevel en forutsetning at det ferdige manuskriptet har det faglige kvalitetsnivå som oppdragsgiver har forventet. Igjen forutsettes det at oppdragsgiver fortløpende sørger for å holde kontroll med arbeidets gang og det faglige nivået, slik at oppdragsgiver ikke skal kunne nekte å trykke verket etter at det er ferdig og trykkeklart. Forfatteren vil ha store interesser knyttet til utgivelsen av en fremstilling som det er lagt mye arbeid i, og som, enten det dreier seg om en bedriftshistorie eller en lokalhistorie, i høyeste grad vil være faglig meriterende. Et uutgitt manuskript vil ha mindre verdi, og svært mange oppdrag henvender seg til en så begrenset leserkrets at et kommersielt forlag kan ha betenkeligheter med å stå for utgivelse. For forfatteren vil den eneste tilfredsstillende løsningen være å få dekket trykkeutgifter, med rimelig utstyr og rimelig opplag, for så å kunne distribuere fremstillingen sjøl til fagfeller, biblioteker og i andre former.

18. En forfatter av en samlende fremstilling vil ofte ha behov for å drøfte et særskilt problemfelt i andre sammenhenger, for eksempel i en tidsskriftartikkel. Dette vil så godt som alltid være uproblematisk i forhold til en bokutgivelse. Vær imidlertid oppmerksom på at forfatteren i dette kontraktforslaget overdrar retten til førsteutgivelsen til oppdragsgiver, men likevel har opphavsretten til verket. Dette medfører blant annet at forfatteren har rett til å utgi seinere utgaver på egen hånd. Men hvis behovet for nyutgivelse oppstår, vil det nok i praksis være best at oppdragsgiveren står for utgivelsen mot å betale forfatteren royalties.

19. Mange forfattere vil oppfatte 25 frieksemplarer som snaut (det er ofte mange fagfeller og medhjelpere som skal tilgodeses), og vi anbefaler fleksibilitet på dette punktet. Behovet for frieksemplarer av nyutgivelser vil vanligvis ikke være så stort, hvis ikke fremstillingen er betydelig omarbeidet.

20. Se punkt 12 i disse kommentarene til kontraktforslaget.

21. Manuskriptet er omfattet av åndsverkloven sjøl om rettigheter til publisering er overdratt, og det vil oppfattes som et meget sterkt overgrep mot forfatteren hvis manuskriptet endres uten godkjenning etter at det er ferdig og levert til oppdragsgiveren. Forfatteren bør unngå å legge siste hånd på verket i korrekturfasen, både fordi det kan medføre betydelige ekstrautgifter og fordi det normale og viktige samspillet med komiteen kan bli vanskeliggjort. Kontrakten kan inneholde et krav om at forfatteren i slike tilfelle må betale omkostningene sjøl.

22. Det er vanskelig å definere hva som kan være saklig grunn til å bryte avtalen. En viktig årsak kan være at forfatteren får tilbud om fast jobb ved en forskningsinstitusjon, noe som oppdragsgiver til en viss grad kan bidra til å avproblematisere ved å tillate at forfatteren fullfører oppdraget innenfor forskningstida. Se punkt 9 i kontraktforslaget og kommentarene.

23. Opphevelse av et kontraktforhold med saklig grunn bør normalt ikke føre til konfliktforhold. En forfatter som har arbeidet med et emnefelt i forbindelse med et oppdrag må således kunne fortsette sitt forskningsarbeid sjøl om avtalen opphører, for eksempel til en tidsskriftartikkel eller til en avhandling. En spesiell situasjon kan oppstå i de tilfellene oppdragsgiveren engasjerer en ny forfatter til å fullføre et avbrutt oppdrag. En mulighet til å sikre seg mot konflikter er å avtalefeste formuleringer som i punkt 18 i kontraktforslaget. En avhandling eller en tidsskriftartikkel vil normalt ikke skade utgivelsen av for eksempel en bygdebok eller en bedriftshistorie, sjøl om de er bygget på det samme kildematerialet, fordi de formmessige og markedsmessige forskjellene vil være svært store.

24. Det er viktig å være tidlig ute med å påpeke uenigheter og lufte konfliktpotensiale, slik at en konflikt kan løses før den blir ødeleggende.

25. Oppdragsgiveren vil oppfatte det som sterkt urimelig dersom et materiale som faktisk er betalt for ikke kan utgis fordi det oppstår en konflikt i sluttfasen. Det er imidlertid et problem hvis manuskriptet som er levert ikke kan regnes for ferdig gjennomarbeidet eller mangler helt sentrale deler.

26. Forfatterens interesse i kildematerialet er oftest mer omfattende enn oppdragets rammer, og er vanligvis heller ikke uttømt ved avslutningen av arbeidet. For en faghistoriker er det nødvendigvis slik at bakgrunnsmateriale og kilder av ulikt slag kan komme til nytte i andre sammenhenger, og det ville være sterkt urimelig om forfatteren skal få denne muligheten avskåret eller begrenset av oppdragsgiverens mislighold av avtalen.

27. Hovedintensjonen ved oppbyggingen av kontraktforslaget er å sikre den løpende kontakten mellom oppdragsgiver og forfatter som er nødvendig for å unngå konflikter. Dersom en uløselig uenighet likevel skulle oppstå, vil det i de fleste tilfeller være trygt å trekke inn en offentlig, uhildet instans.

28. HIFO - DEN NORSKE HISTORISKE FORENING vil ofte kunne bidra med råd. Gjelder det lokalhistorie bør Norsk lokalhistorisk institutt i Oslo rådspørres. Forfatteren bør også vurdere medlemskap i Norsk faglitterær forfatter- og oversetterforening, som vil kunne bidra med kompetanse ved konflikter. HIFO - DEN NORSKE HISTORISKE FORENING ønsker oversikt over alle kontrakter for oppdragsarbeid som inngås, for å styrke grunnlaget for framtidig rådgivning. Både Norsk lokalhistorisk institutt og Norsk faglitterær forfatter- og oversetterforening har utarbeidet egne forslag til standardkontrakter. Norsk lokalhistorisk institutt gir også veiledning på alle trinn av utarbeidelsen av lokalhistoriske arbeider, og vi vil sterkt anbefale oppdragsgivere og forfattere å kontakte NLI. Det kan også være nyttig å kikke på lov om opphavsrett til åndsverk m.m.