Hum-fak. - Service / tenester

Søknad om tilskudd til reise
Det må søkes på forhånd om tilskudd til både administrative og faglige reiser. Bruk egne søknadsskjema som fås på fakultetet eller du kan bruke linkene under "Reisestøtte" for å hente frem skjemaene.

I søknad om støtte til faglige reiser skal formålet og målet for reisen være faglig/ forskningsmessig grunngitt. Det vil ikke bli gitt støtte til reiser der formålet er å bytte arbeidssted. Tilskudd til reiser på konferanser blir normalt gitt når den tilsatte skal ha eget innlegg.

Dersom det finnes invitasjon, program e.l., skal disse ligge som vedlegg til søknaden. Reisesøknader leveres til fakultetsadministrasjonen.

Maksimalsatser for tilskudd ved HUM-fak

Maksimalrammen for tilskudd til faglige reiser er på kr 15 000 per år for fast vitenskapelig tilsatte og midlertidig tilsatte (engasjerte, vikarer) som er engasjert for minst ett år. For vitenskapelig tilsatte som er engasjert for ett semester er ramma på halvparten.
Stipendiater og tilsatte i postdoktorstillinger har ei ramme for midler til drift på kr 96 000 over stipendperioden til dekning av reiseutgifter og andre utgifter knyttet til doktorgradsarbeidet. Utstyr og programvare utover det som er vanlig standardutrustning må også dekkes innenfor denne ramma.

UTFYLLING AV REISEREGNING - SJEKKLISTE

Det skal kun brukes original Statens reiseregning X-0095 B/N eller elektronisk utgave X-0095 B/N.

Reiseregning skal leveres senest innen 1 måned etter at reisen er avsluttet.

Reiseregninga består av diverse åpne felter som må være utfylt.

Utfylling på baksiden:
Reisespesifikasjon
Her spesifiseres reiseruta (fra sted til sted) med dato, klokkeslett for avreise/ankomst og beløp. Fremmed valuta må omregnes til norske kroner.

Bruk av egen bil
Antall km kjørt med egen bil skal spesifiseres på baksiden under reisespesifikasjon. Reiseruten (kjørt distanse) oppgis med km avlest på kilometertelleren. Sum km overføres til eget skyssmiddel (bil) på forsiden.

Oppsummert kilometergodtgjørelse og kjørt distanse tidligere i året skal være utfylt da det har betydning for hvilken sats som skal brukes.

Utlegg til hotell, mat o.l.
Her føres opp utlegg til hotell etter regning dersom satsen for ulegitimert nattillegg ikke benyttes. Dersom frokost er inkludert i romprisen, skal satsen for frokost trekkes fra på fremsiden av reiseregningen.

Kost og overnatting etter regning føres opp her.

Dersom hotellregning er betalt av fakultetet (gjelder utenlandske gjester), skal dette oppgis på reiseregningen.

Konferanseavgift, legitimert kost o.l. føres opp her.

Sum reiseutlegg side 2 overføres til forsiden, TT-kode 1041.

Overnatting
Navn og adresse på hotell, pensjonat (ikke privat) skal oppgis i rubrikken "Overnatting". Av skattemessige grunner er dette spesielt viktig i de tilfellene hvor sats for ulegitimert nattillegg blir brukt istedenfor hotellprisen. Husk å krysse av for overnatting på hotell, pensjonat eller annet i rubrikk på forsiden av reiseregningen.

Merknader
Her er plass til nødvendig tilleggsopplysning i forbindelse med reisen. F.eks. navn på passasjerer ved bruk av egen bil.

Dersom oppdragsgiver har betalt hotell/fly direkte (gjelder utenlandske gjester) skal dette oppgis.

Navn og adresse på banken (gjelder utenlandske gjester) kan også føres her.

Utfylling på fremsiden av reiseregningen:
Personlige opplysninger må være nøyaktig utfylt med navn, privatadresse, fødselsnummer (11 siffer), bankkontonr. etc. Ved reiseregninger hvor oppgjøret skal overføres til utlandet, må nøyaktig bankkontonummer + navn og adresse til banken oppgis (bruk merknadsfeltet på baksiden). Ved overføring til andre land i Europa må IBAN-nummer oppgis.

Reisested og -formål må føres på, samt dato og klokkeslett for utreise og retur til hjemmet (for beregning av kostdøgn).

Admin. godtgjøring
Administrativ forpleining (bruspenger) gis etter 1.1.2005 bare for de hele døgn (24 timer) hvor alle tre måltider er dekket av arbeidsgiver eller andre.

Kostgodtgjøring uten overnatting
(TT-kode 1041/1083/1084/1085/1042) fylles ut dersom reisen kun går over en dag uten noen overnatting (se satser for beregning av kostgodtgjørelse på dagsreiser).

Kostgodtgjøring ved overnatting
(TT-kode 1086/1087/1052) fylles ut med antall døgn, sats for det landet det gjelder og utregnet beløp.

For reiser som varer mer enn ett døgn, regnes 6 timer eller mer inn i det nye døgnet som et nytt helt døgn. Det regnes ikke med halve døgn her.

Når en arbeidstaker er på kurs, konferanse og lignende med alle måltider dekket, skal det beregnes diettgodtgjørelse for det totale reisefraværet og gjøres måltidsfradrag for alle måltider som dekkes av arbeidsgiver eller andre. Denne fremgangsmåten skal benyttes både for innland og utland.

Det er viktig at TT-kodene brukes riktig da det har skattemessig betydning.

Nattillegg ulegitimert
(TT-kode 1053/1078/1056) fylles ut med antall overnattinger, sats for det landet det er overnattet i og utregnet beløp.

Innland, overnatting hotell.
Her føres ulegitimert nattillegg ved overnatting på hotell (se reiseregulativet). Navnet på hotellet må oppgis på baksiden av reiseregningen.

Eget skyssmiddel.
Reisen spesifiseres på baksiden med antall kilometer. Antall kilometer overføres til fremsiden og regnes ut etter satsene for bilgodtgjørelse.

Når det i bilen tas med tjenestemenn på oppdrag, gis det et tillegg i godtgjørelsen.

Navn på passasjerene føres opp i merknadsrubrikken. Passasjeren skriver på sin reiseregning navnet på den han/hun kjørte med.

Trekk
Dersom ett eller flere måltider er betalt av oppdragsgiver/arbeidsgiver eller er inkludert i romprisen når hotell refunderes etter regning, skal det foretas trekk i kostgodtgjørelsen etter spesielle satser (se i reiseregulativet).

Utenlands
beregnes trekket slik:
frokost             10 % av kostgodtgjørelsen
lunsj:                40 % av kostgodtgjørelsen
middag:            50 % av kostgodtgjørelsen

Reiseforskudd
Dersom det er mottatt et reiseforskudd, føres beløpet opp her og trekkes fra brutto reiseregning.

Reiseregningsutstederens underskrift
Her skal reiseregningen dateres og underskrives av den reisende.

Vedlegg
Alle reiseutgiftene skal legitimeres med originale kvitteringer. Kvittering for reiser med kollektiv transportmiddel, buss/tog og passering av bompengeringer er ikke absolutt nødvendig.

flyfaktura og original billettstamme skal vedlegges reiseregninga. Ved bruk av elektroniske flybilletter skal flyfaktura, reisekvittering som inneholder navn/strekning/pris o.l. + ombordstigningskvittering (boarding pass / setereservasjon) vedlegges.
kvittering for taxi skal vedlegges (hvis denne mangler kan bussbeløp føres opp)
kvittering for hotell skal vedlegges dersom hotell skal refunderes etter regning
kvittering for konferanseavgift skal vedlegges
kopi av ev. forskuddsskjema skal vedlegges dersom dette er mottatt
ved flere oppdragsgivere for samme reise, skal kopi av de andre reiseregningene legges ved

DIVERSE OPPLYSNINGER:
Det kreves at reiseregningen kun inneholder reiseutgifter. Andre utgifter må holdes utenfor og refunderes særskilt, f.eks. porto, kjøp av film og andre utgifter som ikke vedrører selve reisen.

Betalingsgebyr som blir belastet den reisende ved oppgjør av billettutgifter, dekkes med en øvre grense på kr 10,- per reiseregning (også ulegitimert)..