|
Konferanser
For at et seminar skal kunne gjennomføres mest mulig problemfritt bør IT-, AV-, teknisk avdeling og evt andre berørte avdelinger være med på planlegginga fra starten av. På denne måten får man ei oversikt over behovet og kan stille de riktige spørsmålene underveis. Det bør være en person som får ansvar for å se til at alle gjør jobben sin (innpisker).
Spørsmål man bør ha tenkt gjennom- Hva trenger vi hjelp til ?
- Skal det være mulighet til å melde seg på konferansen via nettskjema ?
- Hvor mange deltagere er det ?
- Frekvensen på foredragene (tidsplan, parallelle sesjoner) ?
- Trenges det mange PCer/bærbare PCer ?
- Skal det arrangeres på MH (hvis ikke må man sjekke lokalene) ?
- Trenger de Internett forbindelse ?
- Kontaktperson ?
- Tilby internett tilgang (fra f.eks PC-lab)
- Er det behov for en person som tar seg av det tekniske ved hver sesjon/auditorium ?
- Skal foredragsholderne kunne ha lyd i presentasjonene sine ?
- Er det laget gode og oversiktlige skisser over bygget om hvor man finner f.eks posters osv ?
- Hvilken programvare bør være tilgjengelig på PC'ene
- Det bør stilles krav til presentasjonsformat (PowerPoint 2003 filer). Skal dette være en del av innvitasjonen?
- ...
Disse punktene bør arrangør ha svar på i god tid før seminaret begynner.
Krav som vi stiller til foredragsholdere
levere inn foredrag minimum 3 timer før det skal holdes. Dersom foredragsholder skal fremføre tidlig på morgenen bør det leveres dagen før.
Bemanning
Hvert sesjon/auditorium bør ha en ansvarlig fra arrangøren i tillegg til at f.eks en student fungerer som teknisk støtte.
Sett opp tidsplan slik at alle vet når de skal jobbe og tlf nr til de dersom man skal ha tak i de. Det bør være en person som har den fulle og hele oversikten over seminaret og som fungere som innpisker
Speaker ready room (Preview rom)
Mange forelesere foretrekker å se gjennom og eventuellt redigere sine forelesninger. Grunnen til dette kan være så mangt men vi kom borti tilfeller hvor spesialtegn ikke stemte med de tegnene de hadde valgt da de skrev dokumentet (konvertering Powerpoint 97, 2000 og 2003).
Dokumentasjon
Det bør lages en dokumentasjon på hvordan man skal legge inn dokumenter/foredra. Denne bør være ferdig ei uke før seminaret begynner slik at de som skal jobbe med det får kikket på det og eventuelt komme med spørsmål.
Dersom det er behov for nytt utstyr må det bestilles i god tid før seminaret begynner.
Utstyr
Dere må finne ut hvilket utstyr dere har behov for - Kopimaskin ?
- Fax ?
- Prosjektor (antall) ?
- Er det nok tilgang til strømkontakter ?
- Oppslagstavler osv ?
- Programvare ?
- ...
Gjennomføring
I god tid før seminaret starter bør utstyret være montert og testet.
Ei opplæring/gjennomgang av det tekniske bør gjennomføres før seminaret begynner.
Møt opp i hvertfall 30 minutter før første forelesning starter. Sjekk at utstyret på forelesningssaler fungerer og at presentasjonen er klar til bruk. IT-avdelingen skal ha laget ei liste over hvem som er til stede og hvor de er lokalisert.
Ved oppstart av presentasjoner bør en tekniker (student) være tilstede og finne frem rett foredrag.
Etter at siste foredrag er over bør alt utstyr låses/sikres. Videre bør man være enige om hvilket utstyr som skal stå på til dagen etter slik at man unngår ventetid pga treg oppstart og f.eks kopiering av filer fra filserver.
Avslutning
Pakke ned utstyr samtidig som man sjekker dette mot sjekklista som ble laget før seminaret. Utstyr som er hentet underveis bør være notert ned på lista.
Seminaret bør evalueres kort tid etter med de berørte partene slik at man kan bli bedre til neste gang. Her bør alle personer som har vært med stille opp og bidra!
|
