Saksgang: opptak til PhD-program (i kultur- og samfunnsfag?)

• Alle søknader skal stiles til fakultetet og skal innom arkivet for registrering i DocuLive.
  
• Forskningsenheten har det administrative ansvaret for opptaket til PhD-programmene

• Forskningsenheten sjekker søknad med vedlegg:
  
  • At alle relevante opplysninger er fylt inn i søknadsskjemaet
    
  • Prosjektbeskrivelse
    
  • Vitnemål fra hovedfag/mastergrad
    
  • Dokumentasjon på finansiering
  
  
• Forskningsenheten lager et notat som redegjør status til søkeren:
  
  • Formell kompetanse
    
  • Plan for studiet (opplæringsdel og avhandling)
    
  • Finansiering (minimum lønnsmidler for 3 år, eller 50% i 6 år)
    
  • Ønske om veileder
    
  • Hvilke avklaringer/ vurderinger Forskningsenheten trenger fra Instituttet slik at saken kan behandles i Doktorgradsutvalget (/Dr.psychol.-utvalget).
    
  • Svarfrist settes

• Forskningsenheten oversender notatet med tilhørende vedlegg til gjeldende institutt ved administrativ leder
  
• Saken skal behandles i Instituttstyret. Administrativ leder lager saksframlegg. Dersom dette er problematisk for administrativ leder (innholdsmessig eller tidsmessig) tar han/hun kontakt med forskningsenheten.

• Forskningsenheten sender avslagsbrev til søker, med kopi til instituttet.
  
  • Vedlagte kopier returneres til søkeren
    
  • Vi beholder selve søknaden og en kopi av svarbrevet i arkivet.

• Søkere som får "opptak med forbehold om finansiering" er å regne som "IKKE tatt opp". Disse får ett år på seg til å finne tilstrekkelig finansiering. Når tilstrekkelig dokumentasjon foreligger kan opptaket iverksettes administrativt; Opptaksbrev sendes doktorgradskandidaten med kopi til Forsknings/Studieavdelinga slik at de kan gjøre registreringer i FS.
  
• Dersom slik dokumentasjon ikke foreligger innen tidsfristen returneres papirene slik det er beskrevet under ikke opptak.

• Forskningsenheten sender opptaksbrev til søker. Avtale om opptak skal følge ved brevet
  
• Følgende enheter skal ha kopi: Forskningsavdelinga, veileder(e) og institutt.
  
• Forskningsavdelinga skal i tillegg ha kopi av søknad, vitnemål og evt. CV.

• Avtalen sendes til kandidaten, som er ansvarlig for å få de nødvendige signaturene før avtalen returneres til forskningsenheten. Dette kan gjerne gjøres sammen med veileder.
  
• Avtalens del A og B fylles ut av kandidatene og signeres av kandidat, veileder, instituttleder og forskningsadministrasjon
  
• Ved opptak av kandidater med ekstern arbeidsgiver skal det sendes ut Standard institusjonsavtale til arbeidsgiver. Avtalens del C.
  
  • Det skal sendes 2 eksemplarer av denne avtalen.
    
  • Før utsending signerer fakultetsdirektøren på begge eksemplarene. Kandidatene må få underskrift fra sin arbeidsgiver og returnere ett eksemplar til oss.

• Forskningsenheten registrerer alle kandidater i FS