Kvalitetssikringsrapport 2004/2005 fra Doktorgradsutvalget

KVALITETSSIKRING AV PhD-STUDIET VED SV-FAKULTETET

Rapport frå Doktorgradsutvalet til Fakultetsstyret om kvalitetssikring av PhD-studiet. Rapporteringsperiode: studieåret 2004/2005.

Kvalitetssikring av PhD-studiet har vorte implementert i studieåret 2004/2005. Systemskildringa vart tatt opp i Doktorgradsutvalet i november 2004, og godkjent i Fakultetsstyret i januar 2005. Det er likevel gjort mykje med kvalitetsaspekt for året 2004. Det er i systemskildringa særskilt lagt vekt på tre kvalitetsaspekt. Denne rapporten tar utgangspunkt i desse tre, inntakskvalitet, programkvalitet og resultatkvalitet.

Denne rapporten er strukturert i høve dei tre kvalitetsaspekta, det vises det til generelle forhold og spesielle merknader på utfordringar, tiltak og eventuelle avvik.


1. INNTAKSKVALITET


I høve inntakskvalitet skal utvalet evaluere 1) om den enkelte søknad om opptak oppfyller dei krav som er fastsett i PhD-programmet og –forskrifta, 2) opptakskrav og 3) forholdet mellom avtale og det aktuelle PhD-programmet.

Dette har vorte implementert som planlagt studieåret 2004/2005, der rutinar er etablert for at forskingsadministrasjonen og utvalet jamleg kan følgje opp dei nemnde evalueringspunkta. Unnatak er nemnd i neste avsnitt.

Doktorgradsutvalet arbeider kontinuerleg med opptakssaker. Fagmiljø vurderar rutinemessig prosjektskildringane og ei grunngjeving av det faglege innhald vert oversendt utvalet. Utvalet er ved kvar opptakssak særleg opptatt av å sjå på prosjektskildringa, finansiering, omfang på master- eller hovudfaget og andre formaliserte krav som skal leggast ved søknader om opptak.

Det er også registrert at doktorgradskandidatar søker opptak ved fleire universitet samtidig, for deretter å trekke søknaden når dei får opptak hjå det universitetet dei ynskjer. Doktorgradsutvalet tilrår ikkje dette, men har fått fleire førespurnader om ein slik praksis. Utvalet har ikkje gjort noko konkret tiltak i samband med dette, men er observant på ei slik utvikling.

Opptak haust 2004 og vår 2005
Hausten 2004 behandla utvalet 15 opptakssaker. 2 vart bedt om å revidere prosjektbeskrivelsen og levere den tilbake. 2 vart ikkje tatt opp på bakgrunn av fagleg vurdering.

Våren 2005 behandla utvalet 16 opptakssaker. 2 vart bedt om å revidere prosjektbeskrivelsen og levere den til ny behandling. 1 er ikkje tatt opp på bakgrunn av fagleg vurdering.

Kriterium for å vurdere doktorgradssøknader:
På bakgrunn av behandlinga av søknader til PhD-studiet våren 2005 registrerte Doktorgradsutvalet at institutta har ulik praksis i den faglege vurderinga av opptakssøknaden. Utvalet har oppfatta dette som uheldig.

Tiltak:
Utvalet har vedtatt ein mal for ”Kriterier for å vurdere doktorgradssøknader” som frå og med hausten 2005 vert gitt institutta i samband med fagleg vurdering av kvar opptakssak.

Avvik:
Utvalet har ikkje gjennomført årleg evaluering av opptakskrav i perioden 2004/2005, men vil gjennomgå studiekrav for opptak, og ha ein prinsipiell diskusjon rundt dette, i næraste framtid.


2. PROGRAMKVALITET


I høve programkvalitet skal utvalet evaluere: 1) kvalitet på enkeltemne som inngår i opplæringsdel, 2) jamleg evaluering av framdriftsrapport frå kandidat og veileder(e) og 3) godkjenning av opplæringsdel.

Det har vorte etablert fleire rutinar for at forskingsadministrasjonen og Doktorgradsutvalet jamleg kan følgje opp dei nemnde evalueringspunkta. Utvalet har også diskutert fleire kvalitetsforbetringar utover systemskildringa når det gjeld doktorgradskandidatane sin arbeidssituasjon.

Forskarkurs / enkeltemne i opplæringsdel
Alle PhD-kurs skal godkjennast av Doktorgradsutvalet ut frå malen ”Retningslinjer for godkjenning av forskerkurs innenfor PhD-program i kultur- og samfunnsfag”. Her er det fleire faktorar som verkar inn, bl.a. omfang i studiepoeng (10 eller 5), undervisningstimar, kompetansen til kursansvarleg, lengde på paper, litteraturomfang m.m. Det er eigne retningslinjer for lesekurs.

Rutinar for evaluering av forskarkursa vart først satt i verk for fullt våren 2005 med dei fem kursa som gjekk då. I etterkant vart det innhenta fire kursevalueringar frå hausten 2004. Evalueringa skjer i to delar, både kandidatane og kursansvarleg evaluerer. Kursansvarleg gjennomfører og bestemmer evalueringsmetode som er samtalebasert eller skjemaevaluering. Det er stort sett nytta samtalebasert evaluering på forskarkursa. Utvalet har merka seg den gode erfaringa Dr.psychol-utvalet har med skjemabasert evaluering og vil i framtida informere kursansvarlege om verktøyet Questback som alternativ til samtalebasert og skjemabasert evaluering.

Tilbakemeldingane på desse kursa har vore veldig bra, både kursansvarleg og deltakarar har vore særs nøgde med arrangementet, kurset og fagutvekslingane kursa gjev tilgang til å ha.

I tillegg til forskarkurs som gjev studiepoeng har det også vorte arrangert kurs som ikkje gjev studiepoeng. Eit eksempel her er det tverrfaglege engelskkurset ”English Matters” som vart arrangert i februar 2005, med 25 deltakarar (21 frå fakultetet og 4 eksterne). Kursansvarleg var førsteamanuensis Stewart Clark (NTNU), forfattar av boka ”Getting Your English Right”. Bakgrunnen for arrangementet var fleire førespurnader om eit slikt kurs frå doktorgradskandidatane.

Doktorgradsutvalet og forskingsstaben må på eit tidspunkt sette i gang diskusjon av rutinar for sakshandsaming av søknader om midlar til å delta på eksterne forskarkurs. I utgangspunktet har utvalet vore restriktive på å gi ut individuelle midlar til deltaking på forskarkurs, noko ein har vore på grunn av talet på kandidatar i systemet. Dette er likevel ei sak som bør diskuterast på bakgrunn av at våre kandidatar vert oppfordra til å reise på kurs/konferansar nasjonalt og internasjonalt.

Eksamensforskrifta
I samband med arrangering av forskarkurs i 2005 har det skjedd endringar blant anna i sensureringsarbeidet. I følgje eksamensforskrifta skal ein nytte ein intern og ein ekstern sensor til sensureringsarbeid. Denne praksisen har ikkje vore nytta tidlegare (før rapporteringsperioden vart det berre nytta intern sensor). Frå og med vårsemesteret 2005 har ein på alle forskarkurs følgd eksamensforskrifta. Ein har samstundes gjort seg nokre erfaringar som viser at ein står overfor utfordringar med tilpassing til eksamensforskrifta. Bakgrunnen er bl.a. utfordringar i å få tak i eksterne sensorar innanfor det faglege emnet. I tillegg har ein ei eksamensform der forskarkurs krev deltaking i tillegg til paper. Dr.psychol-utvalet har også erfart utfordringar knytt til dette. Dette er ein situasjon utvalet, saman med forskingsadministrasjonen, kontinuerleg arbeider med for å finne løysingar på.

Framdriftsrapportar 2004
Når det gjeld framdriftsrapportar vart desse handtert i tre ledd: administrativ registrering, instituttleiar/nestleiar ser på tilbakemeldingar frå ”sine” kandidatar og til slutt ser Doktorgradsutvalet på dei overordna sidene av rapporteringane. Alle kandidatane og veiledarane leverte rapport (i alt 136 kandidatar i den perioden), med unnatak av nokre utanlandske PhD-kandidatar pga. manglande engelsk versjon av rapportskjemaet. Dette skal utarbeidast til neste rapporteringsperiode.

Doktorgradsutvalet mottok framdriftsrapportar frå kandidatane/veiledarane, samla instituttrapportar frå instituttleiarane og ein rapport frå stipendiatgruppas kvalitetsforum. Utvalet hadde ein lang, god og fruktbar diskusjon ved behandlinga av desse. Institutta sine rapportar vart kommentert som gode, men veldig ulike i innhald og omfang. Utvalet saknar meir konkret informasjon og spesifikke ting å ta tak i. Emna som Doktorgradsutvalet blant anna vil leggje vekt på er opplæringsdel, forskingsmiljø og veiledarsituasjon.

Frå stipendiatgruppas kvalitetsforum mottok utvalet tilbakemelding om at gruppa har oppretta ei e-postliste for stipendiatane til utveksling av erfaringar, kommentarar og saker dei ville ta opp med representantane. Utanom dette hadde gruppa ingenting å rapportere om, ingen klager eller innspel om kvaliteten på PhD-studiet. Utvalet har ikkje diskutert nærare om dette er noko å ta tak i eller om kvalitetsforumet til stipendiatgruppa kan arbeide meir aktivt for å få eit miljø der stipendiatane kan utveksle erfaringar og ta opp saker.

Utfall og tiltak:
I løpet av hausten 2005 og i god tid før neste utsending av framdriftsrapportar vil det verte utarbeidd ein kort oversikt over kva for emne instituttleiarane kan rapportera om etter oppfølgingssamtalane med doktorgradskandidatane. Bakgrunnen for dette er eit ynskje om å sikre samsvarande informasjon frå institutta og unngå presentasjon av fortrulege opplysningar.

Informasjon til veiledarar om det å vere veileder:
Leiar i Doktorgradsutvalet har i september 2005 sendt ut informasjon og anbefaling av ei ny bok: "Patentløsninger og Fingerspitzengefühl - Om å veilede til PhD-graden" forfatta av Ingvild Folkvord på oppdrag frå Nasjonalt forskerutdanningsutvalg for historisk-filosofiske fag.

Nye kurs i tema som ”skrivekurs” og ”korleis-skape-tekstar-kurs”:
Dette er under planlegging av doktogradsutvalet.

Når det gjeld forskingsmiljø og tilbakemeldingar frå kandidatar med ekstern arbeidsplass i framdriftsrapporten vises det til tiltak som besøk til arbeidsgivarar for eksterne kandidatar, dette er skildra på side 6 i denne rapporten under resultatkvalitet.

Godkjenning av opplæringsdel
Godkjenning av opplæringsdelen føregår regelmessig etter søknad frå kandidatane. I samband med behandlinga av framdriftsrapportane vart opplæringsdel særskilt lagt vekt på. Doktorgradsutvalet ser at progresjonen for PhD-kandidatar når det gjeld gjennomføring av opplæringsdel er god. Kandidatane har gode framdriftsplanar på dette som dei klarar å følgje opp og gjennomføre. Situasjonen for ”gamle” kandidatar er ikkje likeins, der har mange fullført opplæringsdel og mange er nær fullføring, men rutinen med å søke om godkjenning og få dette dokumentert har ikkje alltid vore god. I tillegg viste det seg at nokre ”gamle” kandidatar ikkje hadde fullført endå. Eit tiltak gjort av forskingsadministrasjonen sommaren 2005 var å kontakte kandidatar og oppfordre til ferdigstilling.

Veilederrapport – tal på kandidatar pr. veileder:
På bakgrunn av behandlinga av PhD-søknader våren 2005 har Doktorgradsutvalet undersøkt om nokre vitskapelig tilsette har for mange doktorgradskandidatar å veilede. Utvalet behandla ei oversikt over kor mange kandidatar veilederane har.

Tiltak:
Utvalet har på denne bakgrunn bedt institutta om å ta omsyn til:
1) fordeling av veiledere ved opptak til PhD. Utvalet ber institutta eksplisitt om å stadfesta at føreslåtte veileder har ledig veiledingskapasitet totalt sett i kvar opptakssak.
2) Utvalet ber institutta fordele veilederoppgåver til flest mogleg fast tilsette fordi det er viktig at fleire får slik verdifull erfaring. Veilederkompetanse er for eksempel viktig ved vurdering av opprykk til professor. Dessutan vil det gjere fagmiljø mindre sårbare ved for eksempel sjukdom, opphør av tilsetting eller langvarige fråver.
3) Doktorgradsutvalet og administrasjonen må vere særleg opptatt av tilhøva for kandidatar tilsett ved ein ekstern institusjon slik at desse kandidatane har ein reell moglegheit til å gjennomføre graden i høve til den opphavlege planen for studiet. Administrasjonen vert særskilt beden om å følgje opp at det finst avtalar med dei eksterne institusjonane om arbeidstilhøve under doktorgradsutdanninga.

Oppstartsmøte:
Bakgrunnen for ideen om oppstartsmøte er eit ynskje om betre informasjon frå Doktorgradsutvalet og forskingsadministrasjonen til alle, men spesielt nye, stipendiatar ved SV-fakultetet. Stabsleiar og forskingskoordinator møter stipendiatane for å presentere seg, gi generell informasjon og svare på spørsmål. Første møte vart arrangert 8. mars 2005. Neste møte vert våren 2006.

Handbok:
Doktorgradsutvalet har utarbeidd ei handbok som nye stipendiatar får utlevert, i tillegg til at den skal leggast ut på nett. Bakgrunnen er eit ynskje om betre informasjonstilgang. Handboka tar for seg generell informasjon, spesifikke tips og råd, i tillegg til å vere ei oppslagsbok for gamle og nye ved PhD-programmet.

”Håndbok for PhD-programmet i Kultur- og Samfunnsfag ved SV-fakultetet, Universitetet i Tromsø” skal vere ferdig og klar til utlevering i løpet av hausten 2005.


3. RESULTATKVALITET


I samband med resultatkvalitet har utvalet evaluert 1) framdriftsrapportar, 2) sett på bedømmingskomiteane sine rapportar/tilrådingar og 3) om universitetet sine prosedyrar for sakshandsamingstid vert etterlevd.

Dette har vorte implementert som planlagt studieåret 2004/2005, der rutinar er etablert for at forskingsadministrasjonen og utvalet jamleg kan følgje opp dei nemnde evalueringspunkta.

Rapport om saksbehandlingstid for kreering og utsending av diplom
Doktorgradsutvalet har diskutert rapport om saksbehandlingstid, og utvalet tar oversikt over saksbehandlingstida i samband med avslutning av doktorgradsløpet til orientering. Utvalet merkar seg også at arbeidet med å oppnemne bedømmingskomité og sjølve komitéarbeidet står fram som dei mest forsinkande elementa i saksgangen.

Tiltak:
Institutta bes om å begynne arbeidet med å danne bedømmingskomité før kandidaten har levert avhandlinga.

Avlagte doktorgrader ved SV-fakultetet, haustsemesteret 2004 / vårsemesteret 2005
Til saman vart åtte kandidatar kreert til dr.polit, ein kandidat til dr.art og ein kandidat til dr.philos i denne perioden.

Refusering
Hausten 2004 opplevde ein at fleire doktorgradskandidatar vart avvist av dei respektive bedømmingskomiteane, i alt seks kandidatar frå same institutt. Dette var ein svært uheldig situasjon for alle partar. Situasjonen vart drøfta av Doktorgradsutvalet, og på bakgrunn av dette er fleire tiltak satt i verk, bl.a. ein del ved det gjeldande instituttet (veiledarkurs, biveiledarar, kontorplass til eksterne stipendiatar, kurstilbod, eige forum for stipendiatane m.m.).

Det er tatt initiativ til oppfølging i regi av Doktorgradsutvalet og forskingsadministrasjonen, i første rekke er dette tiltak på fakultetsnivå som rettar seg mot kandidatar med arbeidsplass utanfor fakultetet:

Besøk til arbeidsgivarar for eksterne kandidatar:
Utvalet har frå fleire hold fått signal om å få ein betre kontakt mellom SV-fakultetet og kandidatar med arbeidsplass utanfor fakultetet. Administrativt vert kontraktar mellom fakultetet og eksterne arbeidsgivarar kontrollert regelmessig, men i forhold til dei meir uformelle aspekta ved å vere doktorgradskandidat utanfor det faglege miljøet har utvalet eit ynskje om å møte kandidatane og deira arbeidsgivarar for å ta opp saker som har med arbeidssituasjon å gjere. Målet er betre kontakt mellom student og fakultetet når det gjeld fagleg miljø, samt kontakt mellom samarbeidsinstitusjonar og fakultetet når det gjeld tilrettelegging av PhD-arbeidet. Dette er ikkje vorte gjort våren 2005 som planlagt pga. ulike forhold, men er under planlegging av stabsleiar i forskingsenheten Eirin Rødseth og forskingskoordinator Willy Guneriussen.

Gjestekontor ved SV-fakultetet:
Frå årsskifte 2005 forvaltar Doktorgradsutvalet eit gjestekontor med to arbeidsplassar i Breivika III. Målet er å gi eksterne kandidatar tilgang til å hospitere i fagmiljøet, slik at kontakten med instituttet/fakultetet/det faglege miljøet kan verte betre. Forskingsadministrasjonen ved stabsleiar står for den praktiske koordineringa av kontoret, og Doktorgradsutvalet har etablert eit enkelt regelverk som sikrar god utnytting av kontoret. Erfaringa etter eit halvt år er at dette er eit særskilt godt tilbod. Dei to arbeidsplassane har vore i bruk, og interessa for eit slikt kontor er stor også i framtida.


----------------------------------------------------------------------

AVSLUTNING
På denne bakgrunn ser Doktorgradsutvalet at implementering av kvalitetssikringsarbeidet er godt i gang, mykje er alt gjennomført og rutinar vert jamleg følgt. Utvalet viser også til at det jamleg vert satt i verk tiltak ved behov.