Kvalitetssikringsrapport fra Dr.Psychol-utvalget

KVALITETSSIKRING AV PHD-STUDIET VED SV-FAKULTET
Rapport fra Dr.Psychol.-utvalget til Fakultetsstyret



Innledning

Dr.Psychol.-utvalget behandlet systembeskrivelsen for kvalitetssikring av PhD-studiet i psykologi 16.12.2004. Dokumentet ble godkjent av Fakultetsstyret 17.01.2005.

Systembeskrivelsen legger vekt på følgende tre kvalitetssikringsaspekter:

· Inntakskvalitet
· Programkvalitet
· Resultatkvalitet,

Dr.Psychol.-utvalget har gjennomført en rekke tiltak for å kvalitetssikre PhD-studiet.
Denne rapporten er strukturert i henhold til de tre hovedområdene i systembeskrivelsen. En ønsker å framheve positive tendenser sett i relasjon til målsetningene for PhD-studiet, tydeliggjøre utfordringer og avvik, samt rapportere tiltak satt i verk av Dr.Psychol.-utvalget.

Systembeskrivelsen ble vedtatt desember 2004, men denne oppsummeringen/evalueringen er en rapport for høstsemesteret 2004 og vårsemester 2005.

Inntakskvalitet


Inntakskvalitet er et uttrykk for kvaliteten på de forkunnskaper og andre forutsetninger PhD-kandidater har når de skal tas opp på et PhD-program.

Mål:
PhD-kandidatenes forkunnskaper skal være i samsvar med de faglige kravene som stilles i PhD-programmet


I systembeskrivelsen for PhD-studiet er det under punkt om inntakskvalitet beskrevet tre tiltak som krever iverksetting for å sikre kvaliteten:

1. Evaluering av hvorvidt den enkelte søknad om opptak oppfyller de krav som er fastsatt i PhD-programmet og –forskriften
2. Årlig evaluering av opptakskrav
3. Evaluering av forholdet mellom avtale og det aktuelle PhD-programmet.

Ad. 1. Evaluering av hvorvidt den enkelte søknad om opptak oppfyller de krav som er fastsatt i PhD-programmet og –forskriften
Alle søknadene til PhD-programmet i psykologi blir lest og behandlet av alle medlemmene i Dr.Psychol.-utvalget. Vurdering av prosjektutforming tillegges stor vekt, i tillegg til krav til finansiering og andre formaliserte krav. I løpet av 2004 og 2005 har Dr.Psychol.-utvalget behandlet åtte opptakssaker. Fire av disse søkerne ble av utvalget bedt om å revidere prosjektbeskrivelsen. Dette viser at hver enkelt søknad er sikret en grundig gjennomgang, og at det stilles høye krav til PhD-kandidatenes forkunnskaper.

Ad.2 Årlig evaluering av opptakskrav
Dr.Psychol.-utvalget har ikke gjennomført evaluering for opptakskrav i perioden 2004/2005.
Stipendiatgruppas kvalitetsforum ved Institutt for psykologi melder imidlertid i sin rapport at Dr.Psychol.-utvalgets opptaksbehandling oppleves som inkonsekvent. Kvalitetsforumet hevder at Dr.Psychol.-utvalget ber om utbedringer av prosjektbeskrivelser som ikke er hjemlet i forskrift for PhD-graden. I tillegg stilles det spørsmål ved hvor detaljert prosjektbeskrivelsene skal være.

Ad. 3. Evaluering av forholdet mellom avtale og det aktuelle PhD-programmet.
Forskningsadministrasjonen vurderer i hvert enkelt opptakstilfelle hvorvidt avtalen mellom kandidat og Institutt for psykologi gjenspeiler det faglige og finansielle opplegget i søknad om opptak. Ingen avvik har så langt framkommet.


Tiltak:

Dr.psychol-utvalget ønsker å tydeliggjøre opptakskravene til PhD-programmet for at opptaksbehandlingen ikke skal oppleves som inkonsekvent. Det vil bli opprettet en internettside med utfyllende informasjon om opptakskravene. Dette tiltaket vil bli gjennomført høstsemesteret 2005.

Dr.Psychol.-utvalget vil bli orientert om skrivet ”Kriterier for å vurdere doktorgradssøknader” som er behandlet av Doktorgradsutvalget. Formålet med dette skrivet er å sikre alle doktorgradssøknader lik faglig vurdering. Potensielle søkere til PhD-studiet kan med fordel også orienteres om skrivet.


Programkvalitet


PhD-programkvalitet defineres som kvaliteten i studieplanen og i organiseringen av læringsarbeidet på det enkelte PhD-program.

Mål: SV-fakultetet skal gi alle sine PhD-studenter tilbud om opplæring på høyt vitenskapelig nivå. Forskerutdanningen skal være lagt opp slik at den skal kunne fullføres innenfor normert tidsramme.


I systembeskrivelsen for PhD-studiet er det under punkt om programkvalitet beskrevet tre tiltak som krever iverksetting for å sikre kvaliteten:

1. Evaluering av kvalitet på enkeltemner som inngår i opplæringsdel
2. Jevnlig evaluering av framdriftsrapport fra kandidat og veileder(e)
3. Godkjenning av opplæringsdel

Rutiner har blitt etablert for å sikre oppfølging av de nevnte tiltakene. Dr. Psychol.-utvalget har også diskutert kvalitetsforbedringer utover systembeskrivelsen når det gjelder doktorgradskandidatenes framdrift (se tiltak).

Ad. 1. Evaluering av kvalitet på enkeltemner som inngår i opplæringsdel
Fra desember 2004 til og med juni 2005 har Dr.Psychol.-utvalget arrangert tre forskerkurs. Disse tre kursene er: “Eksperimentell design og statistikk” (desember 2004), ”The philosophy of science and its application to psychology” (februar 2005) og ”Forskningsetikk” (april 2005). Det stilles strenge krav til faglærers kompetanse.

Alle kursene har blitt evaluert av deltakerne. Skjemaevaluering har blitt benyttet, og for to av kursene har en benyttet nettbasert evaluering (QuestBack). Faglærer på forskerkursene har også evaluert emnene, og rapportert til kursansvarlig. Funnene fra evalueringene har blitt sammenfattet i evalueringsrapporter som har blitt behandlet av Dr.Psychol.-utvalget. Rapportene har også blitt sendt ut til deltakerne på kurset.

I all hovedsak gis det meget god tilbakemelding på forskerkursene. Konkrete forslag til forbedringer er notert av Dr.Psychol.-utvalget og administrasjonen, og man vil forsøke å justere nye kurs i forhold til dette.

QuestBack som evalueringsmetode har fungert svært tilfredsstillende. Svarresponsen har vært 100%. Den genererte QuestBack-rapporten forenkler også den oppsummerende evalueringsrapporten.

Stipendiatgruppas kvalitetsforum etterlyser et mer omfattende kurstilbud, spesielt innenfor kvantitative metoder. Stipendiatene ønsker også at kursene annonseres tidligere enn det som blir gjort i dag. Dette er spesielt viktig for kandidater som ikke jobber ved IPS, og som må planlegge semesteret. Dr.Psychol.-utvalget og administrasjonen har notert seg dette.


Ad. 2. Jevnlig evaluering av framdriftsrapport fra kandidat og veileder(e)
Alle Dr.Psychol.- og PhD-kandidatene ved instituttet har levert framdriftsrapport. Rapportene har blitt behandlet av Dr.Psychol.-utvalget. Utvalget har merket seg framdriften for de ulike kandidater.

Instituttets leder har gjennomført forskersamtaler med kandidatene. I følge systembeskrivelsen for kvalitetssikring av PhD-studiet skal forskersamtalene gjennomføres etter framdriftsrapportenes innleveringsfrist. Denne framgangsmåten ble ikke benyttet. Årsaken til dette er fakultetsledelsen oppfordret instituttlederne til å gjennomføre forskersamtaler med alle stipendiatene allerede våren 2004. Som en følge av dette gjennomførte instituttleder ved Institutt for psykologi forskersamtaler med alle Dr.Psychol.- og PhD-kandidater i løpet av vårsemester 2004, høstsemester 2004 og vårsemester 2005. Tidligere instituttleder gjennomførte samtaler med kandidatene som har sin daglige tilhørighet ved instituttet, mens fungerende instituttleder har gjennomført telefonsamtaler med kandidater som ikke jobber ved instituttet. I disse samtalene ble det fokusert på både faglige, praktiske og sosiale aspekter, men samtalene var ikke en oppfølging av framdriftsrapportene. Dr.Psychol.-utvalget mottok to rapporter basert på forskersamtalene, en fra tidligere instituttleder og en fra fungerende.

PhD-kandidatene leverte framdriftsrapport for 2003 og 2004 i desember 2004. Kandidatene benyttet et framdriftsrapportskjema av gammel dato. I etterkant av dette har administrasjonen, i samarbeid med vitenskapelig ansatte, utviklet et nytt rapporteringsskjema. Dette skjemaet ble benyttet av PhD-kandidatene innen kultur- og samfunnsfagprogrammet i 2005. Doktorgradsutvalget har i gjennomgangen av framdriftsrapportene gitt innspill på forbedringspotensialer. Framdriftsrapporteringsskjemaene vil justeres i forhold til disse innspillene, og i rapporteringsrunden for 2005 vil nye skjema bli benyttet også for kandidatene på PhD-programmet i psykologi. Skjemaet vil også bli oversatt til engelsk.


Ad. 3. Godkjenning av opplæringsdel
Godkjenning av opplæringsdel foregår regelmessig etter søknad fra kandidatene.
Selve behandlinga fungerer tilfredsstillende i Dr.Psychol.-utvalget. Problemene oppstår i forkant av dette. Det administrative systemet har ikke fungert optimalt. Dårlige arkivsystemer og relativt stor gjennomstrømning i stillinga som saksbehandler for Dr.Psychol.-utvalget har gjort at det i flere tilfeller har vært vanskelig å finne kandidatenes papirer/vedtak som bekrefter gjennomførte og godkjente kurs.


Annet

Om PhD-kandidatenes framdrift
Seks av 18 doktorgradskandidater er p.t utenfor normert tidsramme, det vil si at de ikke har disputert innenfor opptaksperioden. Alle disse seks kandidatene er i jevnlig kontakt med veiledere, og har levert framdriftsrapport. Tilbakemelding fra veiledere og i framdriftsrapport indikerer at flere planlegger å disputere snarlig. Dr.Psychol.-utvalget ser samtidig at det er en sammenheng mellom arbeidssted og hvorvidt man klarer å gjøre seg ferdig innen normert tid. Kandidater som jobber andre steder har problemer med å bli ferdig innen tidsfristen.

Om eksamensforskrifter
I forbindelse med sensureringsarbeidet i 2005 har man gjort seg noen erfaringer som viser at en står overfor utfordringer omkring tilpassing av forskerkurs til eksamensforskriftene.

I følge eksamensforskriftene skal man benytte to sensorer, en intern og en ekstern, til sensureringsarbeidet. Denne praksisen har man ikke benyttet tidligere (kun intern sensor har blitt brukt).

I forbindelse med forskerkurset ”The philosophy of science and its application to psychology” ble to sensorer oppnevnt. Faglig ansvarlig for kurset var innleid fra USA, men ble definert som intern sensor. Man valgte å benytte § 37 c: ekstern sensor foretar kontroll av intern sensors vurdering av et tilfeldig utvalg kandidater, og et tilfeldig utvalgt antall ”paper” ble sendt til ekstern sensor. Denne var uenig med intern sensor og ønsket å gi flere av kandidatene karakteren ikke bestått. Da intern sensor ble presentert for denne beslutningen sa han seg uenig. Begrunnelsen for hans beslutning var at han som en del av sensureringen tok hensyn til at alle deltakerne på kurset hadde vært aktive, og kvaliteten på diskusjonen var meget høy. Godkjenningen av forskerkurset inkluderte dermed både deltakelse og godkjent ”paper”.



Tiltak:
Milepælsrapporter
Dr.Psychol.-utvalget gikk i desember 2004 inn for å innføre en milepælsordning i doktorgradsutdanninga. Formålet med ordninga er å gi kandidatene muligheten til å justere prosjektets retning før det er for ”seint”. Dette kan bidra til at flere kandidater klarer å gjennomføre PhD-programmet innenfor normert tidsramme. Milepælsrapporteringa skjer ved at kandidaten presenterer prosjektets status, samt planer for videre arbeid, i et formelt forum der flere enn bare veileder er tilstede. Dette skal skje når kandidatene leverer sin andre framdriftsrapport.

Milepælsrapporteringa er et prøveprosjekt, og skal etter planen gjennomføres for første gang i løpet av februar 2006. Dette vil skje samtidig som det planlagte årlige kandidatseminaret, som er neste tiltak.

Årlig kandidatseminar
For å sikre oppfølging av kandidater med tilhørighet utenfor instituttet har Dr.psychol-utvalget vedtatt å innføre arrangeringa av et årlig seminar for PhD-kandidater. Formålet med dette seminaret vil være av faglig, praktisk og sosial art. I tillegg skal kandidater som har levert sin andre framdriftsrapport presentere milepælsrapport (se forrige tiltak). Dr.psychol-utvalget vil i samarbeid med forskningskonsulent og PhD-kandidatene utvikle program for dette seminaret. Kandidatseminaret skal være et prøveprosjekt som skal gå over to år. Kandidatseminaret kan, i likhet med milepælsrapporteringen, bidra til at flere kandidater klarer å gjennomføre PhD-programmet innenfor normert tidsramme.

Oppfølging av framdriftsrapporter
Dr.psychol-utvalget har framhevet det som viktig at instituttleder/nestleder ved instituttet gjennomfører forskersamtaler med kandidatene i etterkant av innleverte framdriftsrapporter. Forskersamtalene bør følge opp tilbakemeldingene som gis i framdriftsrapportene. Erfaringene man har gjort seg i 2005 viser viktigheten av dette)

Godkjenning av opplæringsdel
Innføring og forbedring av det elektroniske arkivsystemet Doculive, samt FS vil bidra til at dokumentasjon av gjennomførte forskerkurs og vedtak i Dr.Psychol.-utvalget blir mer tilgjengelig. Et godt velutviklet system vil også blir mindre personavhengig.

Etablering av kvalitetsforum for stipendiatgruppa
Kvalitetsforumet er etablert. Representantene i Dr.Psychol.-utvalget har ledet dette arbeidet. Rapport ble levert innen tidsfrist. Det vil sannsynligvis være ei utfordring å ha jevnlig kontakt med kandidater som ikke har sitt arbeidssted ved UiTø. Det årlige kandidatseminaret kan imidlertid etablere bedre kontakt mellom kandidatene som jobber ved IPS og de som jobber andre steder.

Eksamensforskrifter
Forskningsadministrasjonen har tatt initiativ til å forbedre situasjonen hva angår arrangering og sensurering av forskerkurs. Dette arbeidet vil gjøres i dialog med begge doktorgradsutvalgene ved SV-fakultetet, samt de faglige miljøene. Ingen tiltak har foreløpig blitt satt i verk.



Årlig oppstartsmøte
Doktorgradsutvalget/forskningsenheten ved stabsleder har startet med årlige oppstartsmøter for nye PhD-kandidater. Dette møtet ble arrangert for første gang i 2005. PhD-kandidater under psykologiprogrammet kan med fordel inviteres til dette møtet.

Kurs i akademisk engelsk for PhD-kandidater
Engelskkurset ”English Matters” ble arrangert som følge av henvendelser til Forskningsenheten der engelskkurs ble etterspurt.

Om veiledning til PhD-graden
Leder i Doktorgradsutvalget har i september 2005 sendt ut informasjon og anbefaling av en ny bok ”Patensløsninger og Fingerspitzengefühl – Om å veilede til PhD-graden” til alle ansatte ved fakultetet. Boka er skrevet av Ingvild Folkvord på oppdrag fra Nasjonalt forskerutdanningsutvalg for historisk-filosofiske fag (NFU-H). SV-fakultetet vil, i samarbeid med det Humanistiske fakultet, arrangere veilederseminar i løpet av høsten 2005. Foreleser på kurset er Ingvild Folkvord, og alle veiledere ved fakultetet vil bli invitert.
Resultatkvalitet


Resultatkvalitet er et uttrykk for kvaliteten på det faglige og administrative arbeidet som gjøres i forbindelse med avslutning av PhD-studiet.

Målsettinga for resultatkvaliteten er identisk med programkvaliteten: SV-fakultetet skal gi alle sine PhD-studenter tilbud om opplæring på høyt vitenskapelig nivå. Forskerutdanningen skal være lagt opp slik at den skal kunne fullføres innenfor normert tidsramme.



I systembeskrivelsen for PhD-studiet er det under punktet om resultatkvalitet beskrevet fire tiltak som krever iverksetting for å sikre kvaliteten:

1. Jevnlig evaluering av framdriftsrapporten
2. Jevnlig evaluering av bedømmelseskomiteenes rapporter/anbefalinger
3. Evaluering av hvorvidt foreslåtte bedømmelseskomiteer innehar den nødvendige faglige ekspertise
4. Årlig evaluering av hvorvidt universitetets prosedyrer for saksbehandlingstid etterleves.



Ad. 1. Jevnlig evaluering av framdriftsrapporten
Se punkt 2 under programkvalitet.

Ad. 2., 3. og 4.
Ingen PhD-studenter ved Institutt for psykologi har disputert i 2004/2005.



Avslutning
På denne bakgrunn ser Dr-Psychol.-utvalget at implementeringa av kvalitetssikringsarbeidet er godt i gang. Mye er gjennomført og rutiner blir fulgt. Verdt å framheve er at Dr.Psychol.-utvalget jevnlig diskuterer og setter i verk tiltak for kvalitetsforbedring. Disse tiltakene kommer som et resultat av avdekkede behov, og er ikke nødvendigvis resultat av systembeskrivelsen.