webprosjektet - Referater

15.09.2006

Styringsgruppe-møte

Møtested/tid
Styrerommet 3. etg, Sentraladm , fredag 15.09.2006 kl. 1000-1145

Til stede
Karen Marie Christensen, Magnar Antonsen, Håvard Bekkelund, Ingrid Bergslid Salvesen, Eirik Liland, Terje Aspen, Kai Mathisen, Jimmy Thomsen (delvis), Bent Svinnung

Referent
Bent Svinnung

Saksliste:

Orientering om anskaffelse av den valgte systemløsningen
Jimmy orienterte om hovedlinjene i Oracle Portal og e-vita gjennom presentasjonen Publiseringsløsninga - Som dro til sæters og ble Portal

Sammen med presentasjonen av Oracle Portal 3. oktober vil dette gi styringsgruppa nødvending innsikt i portaltankegangen.

Problematikken rundt roller/rettigheter/tilgang ble diskutert, og Magnar ba prosjektet se spesielt på SAP/HR-systemet / Organisasjonsprosjektet til UiO v/Jan Thorsen. Hitos har også begynt innføring/samkjøring, og prosjektleder er Nils Lysnes. Andre SAP/HS-eksempler: Høgskolen i Agder (Seunn Smith-Tønnessen) og Høgskolen i Nesna.

Orientering om systemeierskap og driftsansvar for datasystemer ved UiTø og HiTø
Møtet gikk igjennom en gammel utgave av systemeieroversikten til UiTøs sentraladministrasjon, og Kai Mathisen orienterte om status på Hitos.

Det ble besluttet at det skal lages to nye oversikter som favner så mange av systemene - i bruk i hele organisasjonen - som mulig. For UiTø er Jimmy/Magnar ansvarlige, for Hitos Kai.
Det er viktig å få med mer informasjon enn i UiTø-eksemplet. På ønskelista står:

System
Beskrivelse
Samhandling
Praktisk bruk
Ansvarlige personer/tlf/epost

Diskusjon av arbeidsform i prosjektet
Møtet tok utgangspunkt i Bents notat om arbeidsoppgavene til portalgruppene. Og besluttet følgende oppstartsfase/prosess fram til neste møte i styringsgruppa:

Kartlegging av forventet funksjonalitet og synliggjøring
Kartlegging av alle/parallelle/overlappende applikasjoner i bruk i timeplanlegging, kalenderfunksjonalitet, LMS osv. Hva er i bruk - og som ønskes synliggjort i portalen?
Forslag til prioriteringsliste - hva trenger vi først?
Eventuelle anbefalinger mht. valg/reduksjon av overordnete applikasjoner

Styringsgruppas vedtak vedrørende prioriteringsliste og anbefalinger blir førende for det videre gruppearbeidet ut over i 2007.

Mandatet til arbeidsgruppene
omfatter derfor i første omgang kartleggingsfasen. Så vil styringsgruppa til stilling til innholdet i videreutvikling/foredlingsdelen av prosjektet når konklusjonene fra fase 1 foreligger.

Forslaget til framdriftsplan
Det er foreløpig uklart om vi trenger all den tida - til utgangen av januar 2007 - som er satt av til fase 1 (kartleggingsfasen) i Bents foreløpige forslag til framdriftsplan. Men blir gruppene ferdige før den tid, innkalles bare styringsgruppa, beslutningene fattes - og vi kan ta fatt på foredlingen.

Budsjett for prosjektet
Det framlagte, periodiserte budsjettet står ved lag. Hitos inntreden i prosjektet vil ikke utløse nye utgifter - ut over egeninnsats i form av arbeidstimer - før nyløsningen slippes og lisensieringsstatus endres.