Lokalisering:
Konferansen ble avholdt på Pur Navolok Hotel, Naberezhnaya Severnoy Dviny 88. Hotellet ligger ved elven Dvina i sentrum av Arkhangelsk.

Språk:
Konferansen ble avholdt både på norsk og russisk. Plenumsforedragene ble simultantolket. De paralelle workshop`ene ble muntlig tolket.

Penger:
Russiske rubler er den nasjonale myntenhet. Kursen var på dette tidspunkt ca. 25% av norske kroner.

Konferansekomite:
Norske medlemmer
- Ståle Sårheim, Høgskolelektor ved Høgskolen i Bodø og prosjektleder for prosjektet.
- Terje Halvorsen, Førsteamanuensis ved Høgskolen i Bodø.

Russiske medlemmer:
- Marina Kalinina, Direktør/Prosjektkoordinator ved Norsk-Pomor Universitets Senter i Arkhangelsk.
- Larissa Malik, Dekan ved Pomor Stats Universitet, Arkhangelsk.