6. Møteforberedelse / innkalling til møter
1. Dekan sørger for at det holdes regelmessige møter i avdelingsstyret. Møteplan godkjennes av avdelingsstyret hvert semester.
2. Administrativ leder har, i samråd med dekan, ansvar for å holde oversikt over saker som skal behandles i kommende møter. Ca. 1 måned før neste møte i avdelingsstyret setter administrativ leder, i samråd med dekan, opp foreløpig saksliste for møtet i avdelingsstyret.
3. Medlem av avdelingsstyret kan kreve at en sak legges fram for avdelingsstyret.
4. Eventuelle saker som ønskes fremmet for avdelingsstyret sendes skriftlig til administrativ leder senest 21 dager før møtet i avdelingsstyret. Administrativ leder avgjør, i samråd med dekan, om saken skal fremmes og eventuelt når den skal fremmes for avdelingsstyret av hensyn til nødvendig forutgående saksbehandling.
I tilfeller der saken ikke blir fremmet for avdelingsstyret, skal den som har foreslått saken framlagt, ha en skriftlig begrunnet tilbakemelding.
Ekstraordinært avdelingsstyremøte skal innkalles hvis rektor, medlem eller avdelingsdirektør krever det.
5. Administrativ leder fordeler sakene på saksbehandlere.
6. Medlemmer av avdelingsstyret kan ta kontakt med administrativ leder eller dekan mellom møtene for å avklare spørsmål eller for å innhente informasjon. Medlemmene skal ikke gå direkte til saksbehandler med mindre dette er avklart med administrativ leder.
7. På sakslisten oppføres et saksnummer som gjelder meldinger og referatsaker. Referatsaker og meldinger gis i avdelingsstyrets møter. Både dekan og administrativ leder kan gi meldinger til avdelingsstyret.
Det settes ikke opp en eventueltpost på sakslisten til møtet.
8. Medlemmer av avdelingsstyret kan ta opp spørsmål og anmodninger som ikke berører saker som er til behandling, etter at alle sakene på sakslisten er ferdigbehandlet. Spørsmål o.l. som ønskes tatt opp må meddeles avdelingsstyrets leder senest ved åpningen av møtet.
9. Administrativ leder fremmer sakene overfor avdelingsstyret med forslag til vedtak. Forslag til vedtak skal være klare og entydige, slik at det ikke senere oppstår tvil om hva som er vedtatt. For øvrig skal dette framgå av saksframlegget og de premisser som ligger i innstillingen.
Hvis administrativ leder og dekan skulle være uenige i en sak, kan det gjøres rede for begges synspunkter. I slike saker kan administrativ leder fremme subsidiært forslag til vedtak.
10. Dekan får alle sakene til gjennomgang før de sendes ut. Dekan innkaller til møtet. Administrativ leder paraferer på innkallingen.
11. Innkalling, saksliste og saksdokumenter sendes ut til medlemmer og varamedlemmer senest 7 dager før møtet.
12. Eventuelle forfall til avdelingsstyret meldes snarest til avdelingsstyrets sekretær, slik at varamedlem kan innkalles.