7. Saksframlegg til avdelingsstyret
Alle saker til avdelingsstyret skal ha eget saksnummer på avdelingsstyrets dagsorden. Sakens journalnummer fra arkivet skal alltid påføres dagsorden og selve saksframlegget. Avdelingsstyrets vedtak arkiveres på sak. Originalsaken skal normalt følge med til avdelingsstyrebehandlingen, slik at alle dokumenter er tilgjengelige om det kommer spørsmål i selve møtet. (Mal for saksframlegg vedlegges. Vedlegg 1.)
Saksframlegget skal stiles til avdelingsstyret. Det skal framgå når avdelingsstyret skal ha møte, saksnummer, journalnummer og dato.
Administrativ leder godkjenner og skriver under alle saker som fremmes. Saksframlegget skal presentere saken, alternativer skal kommenteres og konklusjon bør framgå før forslag til vedtak. Forslag til vedtak må alltid inngå og være tydelig markert.
Saksframleggene bør skrives slik at en slipper mengder av vedlegg. Dette vurderes fra sak til sak av administrativ leder. Som hovedregel bør en være restriktiv med å sende ut vedlegg til sakene. Oversikt over vedlegg må føres opp på selve saksframlegget.
Relevante saksdokumenter, f.eks. omfattende høringsuttalelser som ikke sendes avdelingsstyret, skal være tilgjengelige i administrasjonen til gjennomsyn. Det skal opplyses hvor i administrasjonen saksdokumenter er lagt til gjennomsyn.
Saker unntatt offentlighet sendes vanligvis bare til avdelingsstyrets faste medlemmer og innkalte varamedlemmer og vil ikke bli lagt ut til gjennomsyn. Disse dokumentene skal trykkes på farget papir og innsamles og makuleres etter møtene. Dokumentene skal være påført unntatt offentlighetog den paragraf i offentlighetsloven som er hjemmel for unntaket.
Eksempel på årskalender for avdelingsstyresaker vedlegges. (Vedlegg 2)