6. Møteforberedelse / innkalling til møter
1. Dekan sørger for at det holdes regelmessige møter i avdelingsstyret, etter samråd med avdelingsstyrets leder. Møteplan godkjennes av avdelingsstyret hvert semester.
2. Det er naturlig å gjennomgå sakene med avdelingsstyreleder før møtet i avdelingsstyret og etter møtet ta en gjennomgang av foreløpig saksliste til neste møte.
3. Dekan har ansvar for å holde oversikt over saker som skal behandles i kommende møter. I god tid før neste møte i avdelingsstyret setter dekan, i samråd med avdelingsdirektør, opp foreløpig saksliste for møtet i avdelingsstyret.
4. Avdelingsdirektør leder avdelingens samlede administrasjon på delegasjon fra dekan. Avdelingsdirektør skal forberede og utarbeide beslutningsgrunnlag for dekan og avdelingens ulike organ/utvalg, jf stillingsbeskrivelse for avdelingsdirektør.
5. Det er viktig med et godt samarbeid, god kommunikasjon og god informasjonsflyt mellom avdelingsstyreleder, dekan og avdelingsdirektør.
6. Ekstraordinært avdelingsstyremøte skal innkalles hvis rektor, avdelingsstyreleder, medlem av avdelingsstyret eller dekan krever det. Innkalling til møte skal skje med rimelig varsel.
7. Medlem av avdelingsstyret kan be om at en sak legges fram for avdelingsstyret. Eventuelle saker som ønskes fremmet for avdelingsstyret sendes skriftlig til avdelingsdirektør senest 3 uker før møtet i avdelingsstyret. Avdelingstyreleder vurderer etter samråd med dekan når saken skal fremmes for avdelingsstyret, av hensyn til nødvendig forutgående saksbehandling.
8. Avdelingsdirektør fordeler sakene til saksbehandlere.
9. Medlemmer av avdelingsstyret kan ta kontakt med dekan eller avdelingsdirektør mellom møtene for å avklare spørsmål eller for å innhente informasjon.
10. På sakslisten oppføres et saksnummer som gjelder meldinger og referatsaker. Slike referatsaker og meldinger orienterer dekanen om i avdelingsstyrets møter.
Det er ikke eventueltpost på sakslisten til møter i avdelingsstyrene.
11. Medlemmer av avdelingsstyret kan ta opp spørsmål og anmodninger som ikke berører saker som er til behandling, etter at alle sakene på sakslisten er ferdigbehandlet. Spørsmål o.l. som ønskes tatt opp må meddeles avdelingsstyrets leder senest ved åpningen av møtet.
12. Dekan fremmer sakene overfor avdelingsstyret med forslag til vedtak. Forslag til vedtak skal være klare og entydige, slik at det ikke senere oppstår tvil om hva som er vedtatt. Beslutningsgrunnlaget skal framgå av saksframlegget og de premissene som ligger i innstillingen.
13. Dekan innkaller til møtet.
14. Innkalling, saksliste og saksdokumenter sendes ut til medlemmer og varamedlemmer senest 7 dager før møtet.
15. Medlem av avdelingsstyret har plikt til å møte hvis ikke vedkommende har gyldig forfall. Eventuelle forfall til avdelingsstyret meldes snarest til avdelingsdirektør eller kontaktperson i administrasjonen, slik at varamedlem kan innkalles.