9. Møteordning
1. Avdelingsstyrets møter skal holdes for åpne dører med unntak av saker unntatt offentlighet. Dekan tilrår for øvrig hvilke saker som bør unntas fra offentlighet, og avdelingsstyret fatter beslutning ved konstituering av møtet. Se for øvrig pkt. 15.
Selv om avdelingsstyremøtet holdes for lukkede dører, kan avdelingsstyret innkalle personer for å gjøre rede for saken og svare på spørsmål fra avdelingsstyrets medlemmer, før saken sluttbehandles av avdelingsstyret for lukkede dører. Vanlig taushetsplikt gjelder, jf. Forvaltningslovens § 13.
Dekan har ansvar for saksforberedelsen og bidrar i møtet med saksopplysninger, klargjøring av argumenter og konsekvenser av ulike alternativer.
Avdelingsdirektør, eller andre som deltar sammen med avdelingsdirektør, deltar ikke i debatten, men kan besvare spørsmål eller gi konkrete opplysninger av betydning for saken dersom avdelingsstyreleder eller dekan ber om det, jfr. punkt 9.2. De som er innkalt til å belyse saken skal være tilgjengelig helt til saken er sluttbehandlet i møtet.
Observatører deltar ikke i debatten, men kan besvare spørsmål eller gi konkrete opplysninger dersom avdelingsstyreleder eller dekan ber om det, jf. punkt 9.2.
Rektor, og i dennes sted prorektor, har rett til å delta i møter i alle institusjonens styrer, råd og utvalg. (jf § 10-1(a) i uh-loven).
2. Avdelingsstyreleder leder møtene. Innlegg og spørsmål rettes til møteleder.
3. Et avdelingsstyremedlem må være til stede fra det tidspunkt en sak er tatt opp til behandling for å kunne stemme, og må delta i hele stemmegivningen.
4. Saker kan behandles selv om de ikke står på sakslisten når dekan har meldt disse skriftlig ved møtets begynnelse. Saker som ikke står på sakslisten kan i spesielle tilfeller også behandles når avdelingsstyrets medlemmer har meldt disse skriftlig ved møtets begynnelse. Forutsetningen er at dekan, i samråd med avdelingsstyreleder, finner at saken kan behandles uten forutgående forberedelse og tilråding. Det er i begge tilfeller forutsetningen at behandlingen ikke strider mot tjenestemannsorganisasjonenes medbestemmelsesrett, slik denne er hjemlet i hovedavtalen og i gjeldende regelverk. Det kreves i tillegg at mer enn halvparten av representantene er enig i at saken behandles.
5. Avdelingsstyret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme, eventuelt varamedlem i deres sted.
6. Forslag til vedtak som det stemmes over må foreligge skriftlig, påført forslagsstillers navn, før saken tas opp til avstemning.
7. Det føres protokoll fra møtet. Kfr. pkt. 11 Møtebok.
8. Det kan leveres en protokolltilførsel for å forklare en stemmegivning. Protokolltilførsel må varsles i møtet før behandling av neste sak på dagsorden og leveres skriftlig før møtet heves. Den leses opp, slik at andre som måtte ønske det, kan slutte seg til den. En protokolltilførsel skal ha en nøktern og forklarende form. Protokolltilførsel vil normalt bli akseptert. I tvilstilfelle kan avdelingsstyreleder be avdelingsstyret stemme over om protokolltilførsel skal aksepteres.
Avdelingsstyreleder og dekan kan også fremme protokolltilførsel.