11. Møtebok
Møteboka for avdelingsstyret skal være en vedtaksprotokoll og skal inneholde:
- oversikt over hvem som deltok i møtet og ved behandlingen av hver enkelt sak
- oversikt over framlagte dokumenter og dekans innstilling til vedtak
- eventuelle andre framsatte forslag til vedtak som det ble stemt over
- voteringsresultat med stemmetall
- eventuelle protokolltilførsler
Dessuten skal det refereres fra informasjon gitt i tilknytning til meldings- og referatsaker og eventuelle spørsmål som ble reist ved møtets begynnelse.
Det føres separat møtebok for saker unntatt offentlighet. Denne sendes til avdelingsstyrets faste medlemmer samt de varamedlemmene som har deltatt i styrebehandlingen.
Det settes en ukes frist, fra utsending av utkast til møtebok, for innsending av kommentarer. Møteboka er da foreløpig inntil den er godkjent. Om det ikke er større endringer, godkjenner avdelingsstyreleder møteboka, og den underskrives av avdelingsstyreleder og dekan. Ved større endringer må møteboka godkjennes i neste avdelingsstyremøte.
Eventuelt kan avdelingsstyret vedta at møteboka godkjennes i avdelingsstyremøtet.
Endelig møtebok skal sendes snarest mulig til avdelingsstyrets medlemmer, varamedlemmer, organisasjonene, rektor og høgskoledirektør.
Møteboka (unntatt møteboka for saker unntatt offentlighet) legges ut på nettet/hjemmesiden.
Kopi av avdelingsstyrets vedtak går tilbake til saksbehandler for videre oppfølging. Saksbehandler sørger for at saken og vedtaket arkiveres.