Praktiske retningslinjer i forbindelse med utgivelse av publikasjoner i høgskolens skriftserier
[Rev. 24.05.2004]
Spørsmål om retningslinjene kan rettes til:
Anette Kure, Biblioteket - Remmen, Telefon: 5063, anette.kure@hiof.no
Else Helene Norheim, Fellesadministrasjonen, Telefon: 5025 ,else.norheim@hiof.no
Gå direkte til:
1. Generelt
Ta kontakt med biblioteket hvis du skal begynne på et prosjekt som skal publiseres, eller hvis du allerede er i gang med arbeidet. Det er viktig at du så tidlig som mulig følger de krav vi stiller til publisering, slik at det ikke blir så mye teknisk arbeid som må gjøres når selve manuskriptet er ferdigstilt.
Det er 5 muligheter for publisering:
- Høgskolen i Østfold. Rapport (forskningsarbeid) – publiseres elektronisk og trykkes opp etter behov
- Høgskolen i Østfold. Arbeidsrapport (utviklingsarbeid) – publiseres kun elektronisk
- Høgskolen i Østfold. Oppdragsrapport (utviklingsarbeid utført på oppdrag, publiseres elektronisk og trykkes opp når oppdragsgiver ønsker det)
- Annen publisering (artikler, essays etc.) - publiseres elektronisk og trykkes opp etter behov
- Kompendier (se punkt 8)
2. Hva innebærer elektronisk publisering
De elektroniske utgivelsene blir registrert i BIBSYS og er søkbare i katalogen. Det innebærer at man ved søk i BIBSYS kan få tilgang til publikasjonen i fulltekst. FoU-arbeider ved HiØ får på denne måten en effektiv spredning i fagmiljøene.
Rapportene kan i tillegg nås fra høgskolens web-side, og trykte versjoner kan bestilles direkte på web.
3. Formkrav til manuskript
Vi stiller en del krav til manuskriptet for at vi skal kunne konvertere til PDF-format og få en god elektronisk presentasjon av arbeidet.
Manuskriptet skal være klargjort for trykking av forfatter og blir ikke videre bearbeidet av bibliotekets publiseringstjeneste.
Følgende krav gjelder:
Bruk av word
- Skrifttype: Times New Roman
- Skriftstørrelse:
Rapporter, Oppdragsrapporter og arbeider som publiseres i kategorien annen publisering
blir fotografert ned til A5-format, teksten må derfor være i størrelse 14 pkt.
Overskrifter kan godt være større, og/eller uthevet.
- Øvrige rapporter skrives i 12 pkt.
- Bruk av fotnoter: Fotnoter kan skape problemer ved konvertering til PDF og bør unngås hvis det er mulig. Ved eventuelle fotnoter i arbeider som skal trykkes må det brukes 12 pkt.
- Bruk stiler på overskrifter: For å tilpasse stilene til ditt behov må du klikke på ”Format” i verktøylinjen, og velge ”Stiler og formatering”.
- Innholdsfortegnelse: Bruker du stiler (som nevnt i punktet over) er det enkelt å lage innholdsfortegnelse.
a) Sett skrivemerket øverst på den siden der du vil ha innholdsfortegnelsen.
b) Klikk på ”Sett inn”-knappen i verktøylinjen.
Velg ”Referanse”, og så ”Stikkordregister og tabeller”.
Velg ”Innholdsfortegnelse”, og velg deretter den typen innholdsfortegnelse du vil ha.
c) Klikk deretter ”OK” og innholdsfortegnelsen blir laget.
d) Det er enkelt å endre på denne etter hvert som du gjør endringer i manuskriptet.
Sørg bare for at skrivemerket er plassert øverst i innholdsfortegnelsen,
og følg prosedyren over,
svar ”Ja” når du får spørsmål om du vil erstatte eksisterende innholdsfortegnelse,
og den blir rettet.
- Bruk Tabell uten kantlinjer i stedet for tekstbokser
Manuskriptet
- Bruk IKKE topptekster og bunntekster!
- Lag ikke egen forside. Forsider skal være standardiserte, og lages og settes inn av publiseringstjenesten ved klargjøring av manuskriptet. Opplysninger om tittel og ansvarlige sendes til publiseringstjenesten som eget dokument sammen med manus.
- Sidenummerering: Sidetall settes i midten nede på siden. Start manuskriptet med s. 1 ved Innholdsfortegnelse, forord, eller det som skal komme først i dokumentet.
- Nytt kapittel skal begynne på oddetallside, legg om nødvendig inn blanke ark.
- Unngå farger i tabeller og figurer. Bruk heller ulike mønster eller sjatteringer i svart/hvitt.
4. Faglig kontroll
Høgskolen i Østfold. Rapport
Større prosjekter med klare forskningsinnslag publiseres i forskningsrapportserien Høgskolen i Østfold. Rapport.
Hovedfags- og mastergradsoppgaver av ansatte eller studenter utgis som Høgskolen i Østfold. Rapport-hovedoppgave eller Høgskolen i Østfold. Rapport-mastergradsoppgave. Andre studentoppgaver skal ikke gis ut av høgskolen.
Manuskripter skal vurderes av minst en sakkyndig person med faglig kompetanse, som eventuelt kan anbefale utgivelse.
Forfatter leverer manuskriptet til sin avdelingsleder. Avdelingsleder har ansvaret for å oppnevne en sakkyndig person som går gjennom manuskriptet og anbefaler utgivelse.
Hovedoppgaver/mastergradsoppgaver kvalitetssikres av avdelingsleder ved gjeldende avdeling i form av et forord i publikasjonen.
Høgskolen i Østfold. Arbeidsrapport
Arbeidsrapportserien er beregnet for utviklingsarbeid.
To kolleger skal anbefale utgivelse. Avdelingsleder ved den enkelte avdeling har det øverste redaksjonelle ansvaret for å vurdere hvilke manuskripter som skal utgis.
Høgskolen i Østfold. Oppdragsrapport
Oppdragsrapportserien er beregnet for utviklingsarbeid utført for eksterne oppdragsgivere.
Avdelingsleder ved den enkelte avdeling har det øverste redaksjonelle ansvaret for å vurdere hvilke manuskripter som skal utgis. Trykking betales av avdelingen.
Annen publisering
Høgskolen legger til rette for publisering av materiale som ikke naturlig hører inn i de tre etablerte seriene. Faglig ansatte som ønsker å formidle innsikt på andre måter, for eksempel i form av artikler, pamfletter, essays, fagfilosofiske dialoger, fortellinger etc., kan få utgitt dette ved at stoffet samles i selvstendige, eventuelt tverrfaglige publikasjoner. Forfatterne bestemmer selv tittel og forside. Det stilles krav om at HiØ’s logo må være på forsiden av den trykte versjonen, og at det går tydelig frem at høgskolen står for utgivelsen.
Manuskriptet skal godkjennes for utgivelse og kvalitetsikres av avdelingsleder.
Avdelingsleder fra den avdelingen som er hovedbidragsyter skriver et forord til publikasjonen.
5. Rutiner i forbindelse med trykking og elektronisk publisering
Når faglig godkjenning foreligger, tas det kontakt med biblioteket for utgivelse.
Ansvarlig bibliotekar:
Anette Kure,
Biblioteket - Remmen
Telefon: 5063
anette.kure@hiof.no
Biblioteket har ansvar for ISBN-nummer, ISSN-nummer og publikasjonsnummer. Det blir laget standardiserte tittelsider. Forfatter(ne) får manus til korrekturlesning etter at det er konvertert til PDF.
Biblioteket sørger for trykking og elektronisk publisering.
6. Rettigheter/kontrakt
I forbindelse med publisering i høgskolens skriftserier skal det undertegnes en avtale (se kontrakt) mellom forfatter og høgskolen. Avtalen regulerer rettigheter og plikter mellom høgskolen og forfatteren.
7. Pliktavlevering. Salg og markedsføring
Hovedbibliotekar/Fellesadministrasjonen har ansvar for pliktavlevering og salg av trykte arbeider. Når rapporten er levert fra trykkeriet, sendes 5 eksemplarer til pliktavlevering ved Nasjonalbibliotekavdelingen i Rana. Videre sendes minst 1 eksemplar til de bibliotekavdelingene ved høgskolen hvor det forventes en interesse for rapporten.
Utgifter til trykking av rapporter og arbeider som publiseres i kategorien annen publisering dekkes av biblioteket, som også har inntektene av salget. Avdelingene betaler for trykking av oppdragsrapporter.
Rapporter i hovedserien koster kr. 150 og bestilles fra fellesadministrasjonen. Det beregnes moms på forskningsrapporter som ikke har generell interesse utenfor fagmiljøene etter gjeldende regler.
Forfatterne får 10 eksemplarer vederlagsfritt. Etter fem år kan et eventuelt restopplag tilbys forfatter, hvis rapporten ikke lenger er salgbar.
Forfatteren lager et sammendrag/en presentasjon av arbeidet på 200 ord. Dette sendes elektronisk til Anette Kure (anette.kure@hiof.no).
Fellesadministrasjonen sender sammendraget ut til personer/institusjoner som kan være interessert i å kjøpe rapporten. Det er en fordel om forfatteren i tillegg sender med en liste over aktuelle adressater.
Sammendrag legges ut på høgskolens web-sider, med en lenke til fulltekst-versjonen av rapporten. Det brukes også som vaskeseddeltekst på de trykte rapportene.
8. Kompendier
Kompendier som er produsert for bruk i undervisningen skal ha en felles forside. Malen for forsiden ligger sammen med høgskolens øvrige maler i word.
Utfylling av mal for forside:
- Gå inn i word på vanlig måte, tast ”Fil”, ”Ny”. Velg ”Kompendium”. (Problemer? Klikk her.)
- Skriv inn din tittel. Den plasseres automatisk på riktig sted.
- Bruk TAB-tast for å fylle inn forfatternavn, opplag, dato, avdelingsnavn og årstall.
Det presiseres at gjeldende lovgivning om opphavsrett må følges.
Biblioteket har for øyblikket ingen spesiell kontaktperson. Spørsmål angående opphavsrett kan rettes til bib-hald@hiof.no Se også denne informasjonen.
Avdelingene har forskjellige ordninger med hensyn til trykking og salg av kompendier, ta derfor kontakt med din avdelingsadministrasjon om dette.
Spørsmål om retningslinjene kan rettes til:
Anette Kure, Biblioteket - Remmen
Telefon: 5063
anette.kure@hiof.no
Else Helene Norheim, Fellesadministrasjonen
Telefon: 5025
else.norheim@hiof.no
|
Om
høgskolen
