Studietjenester
· Vev-sida til studietjenester
· Studentportalen på HSH-veven
Lenker til hovedområdene:
Interne prosedyrer/rutiner :
- utveksling
- - timeplan
- - permisjon
- - innpassing
- - utdanningsplan
- - gi studierett
- mal emnebeskrivelse , rutine
- mal studieprogram
- rutiner eksamen, fagtilsette
Samordna opptak
| Ansvarlig: | Studiesjef |
| Formål: | Denne prosedyren skal vise plan og gjennomføring av NOM opptak med henvisninger til lover, forskrifter, rutiner, sjekklister osv. |
| Omfang: (startprosess / sluttprosess) | Fra utlysning av studier til opptak på studium |
Planlegge: forberedelsesfasen | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Mål/krav: | Støtteprosess: |
| Realkompetansekriterier | Studenttjenester | Før opptaksperioden | Studieansvarlig |
| Registrering av studiumsdata | Opptaksansvarlig | Styrevedtak | |
| Korrektur av studieinformasjon før trykking av studiehåndbok | Opptaksansvarlig | Studiehåndbok Frist: uke 1 | Studieansvarlig |
| Sjekke fjorårets søkere som fikk betinget opptak | Studenttjenester | Opptaksbrev F-10-05, § 10 Frist: 1. februar | |
| Tekster som skal sendes ut med lilla og gule omslagsark, registrering av spesifikke tekster | Opptaksansvarlig | Samordna opptaks lukkede hjemmesider. Frist: uke 8 | Studieansvarlig |
| Kontroll av basisregelverk | Opptaksansvarlig |
Ved feil må data-drift@so.uio.no kontaktes. SO legger ut kravkoder, regelverk for poengberegning, oversikt over kvoter med mer. | |
| Registrering av poenggrenser for forhåndsopptaket | Opptaksansvarlig | rutiner for forhåndsopptaket | |
| Ferdigbehandle forhåndsløfteopptaket | Opptaksansvarlig |
Brev nr 4 (eks)(må reg. i ModuLink) Frist: Uke 15 | |
| Komplett oversikt over antall mottatte omslagsark | Opptaksansvarlig | FS- Opptaksmodul- Bilder- Mottak av omslagsark Frist: Uke 18 | |
| Informere studentekspedisjonen og Studenttorg før henvendelser. | Opptaksansvarlig | FAQ- oversikt + frister www.samordnaopptak.no
| |
Utføre: Saksbehandlingsfasen: ’Boka vår’ OG opptaksrutiner | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Mål/krav: | Støtteprosess: |
| Tidlig svar-opptak | Opptaksansvarlig | Samordna opptak Se rutiner for foropptak.+ brevmal. NB- Ikke det samme som forhåndløfte! (lag rutine)Frist: uke 20 | Samordna opptak |
| Filinnsending til SO | Opptaksansvarlig | E-post fra SO om filinnsendingstidspunkt. Når: Fortløpende gjennom hele opptaksperioden | |
| Ordinær saksbehandling (Gule omslagsark) | Opptaksansvarlig | Opptakskriterier opptaksrutinerNår: Fortløpende gjennom hele opptaksperioden | |
| Saksbehandling for søkere med spesiell vurdering (blå omslagsark) | Opptaksansvarlig | FS: rapport FS104.001 Rutiner for Spesiell vurdering F-033-02 § Når: Fortløpende gjennom hele opptaksperioden | Opptakskomité
SO saksbehandler- Stipulert poengsum Steinerskolekomitémøte ved utgang av juni |
Saksbehandling, realkompetansesøkere(rosa omslagsark) Avslagbrev til ikke kval. | Opptaksansvarlig |
Kriterier for realkompetansevurdering Avslagsbrev (Brev nr 2)
| Opptakskomité |
| Saksbehandling av søkere uten poeng (HUP) | Opptaksansvarlig | Søkere må vurderes ift forventet poenggrense i hovedopptak- se prøveopptak, ca 10. juli (www.soda.uio.no) Samordna opptaks lukkede hjemmesider. Når: tett opp mot hovedopptak ca 20. juli | Opptakskomité |
| Evt avlysning av studietilbud | Direktør/rektor | Måltall per studium Studenttjenester- Alle søkere må informeres! Statistikk søkertall. Frist 20. juni | |
| Registrering av oppmøtested og –tid + tekster i brev | Opptaksansvarlig | Sodaveven Samordna opptaks lukkede hjemmesider. Frist: første uke i juli | Kullansvarlig/ Faglærer |
Utføre: Avslutningsfasen | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Mål/krav: | Støtteprosess: |
| Søknad om reservert studieplass
Innvilge søknader Avlag søknader (hvis bet.opptak | Opptaksansvarlig | Brev nr 3 | |
| Søknad om reservert studieplass Permisjon | Studieveiledere |
Permisjon vs Reservert
| Studieansvarlig |
| Klagebehandling | Opptaksansvarlig | Rutiner | |
Møttregistrering
| Opptaksansvarlig | Møtt-registeringer på Soda-veven (registreres ikke direkte i FS) | Opptaks-team |
| Oppdatering av doble studieretterterminering | Studieansvarlig | ||
Følge opp: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Mål/krav: | Støtteprosess: |
| Rapportoversikt over antall søkere, ja-svar og møtt-registreringer | Opptaksansvarlig | Fjorårets statistikk Samordna opptaks-statistikker | |
Forbedre: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Mål/krav: | Støtteprosess: |
Lokalt opptak
| Ansvarlig: | Studiesjef |
| Formål: | Vise den interne prosessen ved opptak til lokale utdanningstilbud |
| Omfang: (startprosess / sluttprosess) | Fra søknadsåpning til møttregistrering |
Planlegge: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Definere opptak til nye studietilbud | Studenttjenester | Styrevedtak | Studieansvarlig |
| Klargjøre SøknadsWeb | Studenttjenester | ||
Utføre: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Søkerliste | Studenttjenester | FS 101.001 | |
| Oversikt over kvalifikasjoner | Studenttjenester | Oversiktskjema | |
| Søknadsbehandling | Studenttjenester | Prosjektskjema Tilbudsbrev (brev 5) Avslag- vent (brev 6) Avslag-DUD. (brev 7) Betinget opptak Rundskriv F-010-05 Kriterier for vurdering av realkompetanse | Opptakskomité |
| Svarregistrering | Søker | SøknadsWeb FS | Studenttjenester |
| Supplering | Studenttjenester | Statistikk | Fagansvarlig/ Studieansvarlig |
| Informasjonsbrev | Studenttjenester | Brevmal | Fagansvarlig/ Studieansvarlig |
| Møttregistrering | Studenttjenester | FS-lister (FS101.003) | Kullansvarlig/ Fagansvarlig |
| Supplering | Studenttjenester | Fagansvarlig/ Studieansvarlig | |
| Klagebehandling | Studenttjenester | Rutiner | |
| Overføre studenter fra Opptak til studentbasen | Studenttjenester | FS 159.001 | |
Følge opp: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Lage rapport- Høst og Vår | Studenttjenester | FS-opptak rapporter Tidligere rapporter | |
Forbedre: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
Utskriving av vitnemål:
| Ansvarlig: Studiesjef | |
| Formål:Denne prosedyren skal vise plan og gjennomføring av vitnemål med henvisninger til lover, forskrifter, rutiner, sjekklister osv. | |
| Omfang:fra utdanningsplan til utskrift av vitnemål (startprosess / sluttprosess) |
Planlegge: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Lage utdanningsplan til alle studenter | FS- ansvarlig | Studiehåndboka | Studieansvarlig |
Utføre: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Lage vitnemål | Vitnemålsansvarlig | ||
| Diploma Supplement med karakterutskrift |
Vitnemåls- |
Diploma Supplement | Studieansvarlige |
| Bestille vitnemål | Student | Vitnemålsbestilling | Studenttjeneste |
| Lage vitnemål | Vitnemålsansvarlig |
FS vitnemålsmodul |
|
| Skrive ut Diploma supplement | Vitnemålsansvarlig |
FS vitnemålsmodul |
|
|
|
Vitnemålsansvarlig |
FS vitnemålsmodul |
|
| Sjekk at vitnemålsgrunnlag er oppfylt | Vitnemålsansvarlig | Rammeplan/fagplan | Studieansvarlige |
| Sjekk at det ikke foreligge eksamensklage | Vitnemålsansvarlig | FS rapport 579.001 |
|
|
Ta kopi av vitnemål for arkivering |
Studenttjenester |
|
|
Følge opp: | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
Forbedre | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
Eksamen
| Ansvarlig: | Studiesjef |
| Formål: | Sikre at eksamen avvikles etter gjeldende regelverk |
| Omfang: (startprosess / sluttprosess) |
Fra eksamensplanlegging starter til alle eksamener er avviklet. |
Planlegge | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Opprette eksamensforekomst | Eksamensplanlegger | FS Prosedyrer | Studieansvarlig |
| Lage eksamensplan | Eksamensplanlegger | Prosedyre 1 FS Prosedyre 2 Prosedyre 3 Melding class-fronter |
Studieansvarlig/Fagansatte |
Minne fagansatte på
|
Eksamensansvarlig | Standard brev FS rapport 555.001 |
|
| Minne studenter på eksamensoppmelding | Eksamensansvarlig | Prosedyre Eksamensforskrift |
|
| Saksbehandle søknader om særordninger for eksamensmeldte | Student Eksamensansvarlig |
Søknadsskjema FS-Prosedyrer Standard brev Eksamensforskrift |
Studentrådgiver |
| Saksbehandle søknader fra eksterne eksamenskandidater | Eksamensansvarlig | Modulink/prosedyre Standard brev Fakturagrunnlag |
Eksterne institusjoner Drift |
| Bestille eksamensrom | Eksamensansvarlig | Prosedyre | Timeplanlegger |
| Gi kandidatnummer | Eksamensansvarlig | FS 550.001 Prosedyre |
|
| Plassere kandidater på rom | Eksamensansvarlig | FS-prosedyre | |
| Sjekke lager av eksamenspapir/ tape/stiftemaskiner osv. |
Eksamensansvarlig | Prosedyre ? | Drift |
| Sende forespørsel og kontrakt til eksamensvakter | Eksamensansvarlig | Standard brev Standard kontrakt |
Studenttjenester |
| Bestille eksamensvakter | Eksamensansvarlig | Prosedyre FS |
Studenttjenestene |
| Sende/gi informasjon til eksamensvakter | Eksamensansvarlig | Instruks for eksamensvakter | Studenttjenester |
Utføre | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Motta eksamensoppgaver | Eksamensansvarlig | Prosedyre | Fagansvarlige |
| Kopiere og klargjøre eksamensoppgaver | Eksamensansvarlig | Prosedyre FS Framside for oppgavesett |
Studenttjenestene |
| Klargjøre eksamensrom | Drift | Prosedyre | Studenttjenestene |
| Ta i mot eksamensvakter | Eksamensansvarlig | Prosedyre | Studenttjenestene |
| Være tilgjengelig under eksamen | Eksamensansvarlig Fagansvarlig |
Prosedyre | |
| Håndtere mistanke om fusk. | Eksamensvakt Eksamensansvarlig |
Prosedyre | Fagansvarlig |
| Ta i mot eksamensbesvarelser | Eksamensansvarlig | Forside for innlevering av eksamensoppgave Prosedyre FS |
Studenttjenestene |
| Sende besvarelser til sensur | Eksamensansvarlig | Modulink Sensors kontrakt |
Personal Fagansatte |
| Behandle klage på formelle feil under eksamen | Studenttjenester Klagenemda |
Lov om Universitet og Høgskoler Eksamensforskrift |
Faglærer Hovedinspektør Eksamensansvarlig Studieansvarlig |
| Behandle saker om mistanke om fusk | Eksamensansvarlig | Prosedyre | Fagansvarlig |
| Registrere sensur | Eksamensansvarlig | Sensurliste Prosedyre FS |
Fagansatte/sensorer |
| Behandle søknad om begrunnelse for karakter | Student Intern sensor Eksamensansvarlig |
Brev til kandidat Brev til sensor Lov om Universitet og Høgskoler Eksamensforskrift |
|
| Behandle klage på karakter | Eksamensansvarlig | Lov om Universitet og Høgskoler Eksamensforskrift Standard brev FS Modulink |
Klagesensorer |
Følge opp | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
| Sensorrapport | Eksamensansvarlig Studieansvarlig |
||
| Tilbakemelding frå ansvarleg eksamensvakt | Ansvarleg eksamensvakt | ||
Forbedre | |||
| Aktivitet: | Aktør: | Krav/mål: | Støtteprosess: |
Sist oppdatert: 20.08.2007
