Kontering og fakturabehandling

Konteringsverdier: Konto (art), kostnadsted, prosjekt, analyse og avgift.

For å få sendt en handlekurv må den ha konto, kostnadsted og avgift knyttet til seg. Prosjekt- og analysenummer velges i de tilfeller det skal være det.

For å få tilgang på konteringsverdier i handlekurven må de først velges som favoritter i brukerprofilen. Det gjør du ved å klikke på "Endre brukerprofil" - "Kontering" - klikk rødt hjerte. Søk opp nummer i nøkkelord, hak av og klikk lagre. Da får du tilgang på konteringsverdien i handlekurven.
Se også prosedyrebeskrivelse, "Kontering - favoritter".

IKKE TAST INN KONTERINGSVERDIENE SELV I HANDLEKURVEN. DE VIL IKKE BLI REGISTRERT. DET ER KUN MULIG Å VELGE BLANT REGISTRERTE/VALGTE VERDIER.

NB, hvis godkjenner skal overstyre kontering satt av bestiller må også godkjenner velge seg favoritter

Det går også an å velge seg standard kontering blandt sine favoritter (se her), dvs., da blir f.eks. kostnadsted og avgift lagt til handlekurven automatisk.

Jeg minner samtidig om viktigheten av å registrere varemottaket omgående i Embla, det er attestasjonen av faktura. Utføres ikke varemottaket blir faktura overført til stedsansvarlig i Basware etter 10 dager (det purres til bestiller etter 5 dager). Emblafaktura havner også til stedsansvarlig for ny attestering og anvisning hvis fakturasum avviker fra ordresum i Embla. Les tidligere utsendt info her:
Emblafakturaen må da behandles som en faktura som hører til ordre som er bestilt utenom Embla, dvs. kontering må påføres, og den må attesteres og anvises i Basware. Hvis det er stedsansvarlig som nå skal attestere må han/hun få fatt i kontering satt av bestiller i Embla enten ved å kontakte bestiller eller via Embla. Stedsansvarlig må da ha tilgang til samtlige ordrer for enheten for å få fatt i konteringen (send epost til ehandel@ntnu.no hvis du ikke har den tilgangen). Konteringen kan da hentes frem enten via "Kjøre rapporter" - "Andre rapporter" - "Konteringsbilag", eller via "Ordre status", fjern eget navn, søk opp ordrenummer og klikk på utskriftsikon.

Emblafakturaer som matcher med ordre går direkte til betaling. De går ut til Basware på informativ sirkulasjon (blå I), må kvitteres av stedsansvarlig (men altså ingen attestering/anvisning, det er gjort i Embla). Konteringen ligger da direkte knyttet til fakturaen i Basware.

Informasjon

Den nasjonale e-handelssiden

Kursplan grunnkurs og oppfriskningskurs

Introduksjon brukerkurs

De ulike rollene/rettighetene en kan inneha i innkjøpssystemet

Godkjenningsstrukturer

Rammeordre

Kontering og faktura-behandling