| Det
er 6 ulike roller i innkjøpssystemet:
(en person kan ha flere roller).
Bestiller
Systemet legger ikke begrensninger på varegrupper eller leverandører
som bestillerne kan bestille fra. Alle bestillinger godkjennes (evt.
forhångodkjennes vha. rammeordrer) før de sendes ut
til leverandør.
En person kan være både bestiller og godkjenner/reservegodkjenner.
Hvis godkjenning av egen handlekurv må en annen person ta
varemottaket (betaling krever 2 underskrifter), og da må en
ved enheten ha tilleggsrollen "Varemottaker" (se lenger
ned på denne side).
Antallet bestillere pr. enhet bestemmes av lederen, men det anbefales
at det ikke settes opp flere bestillere enn nødvendig.
Godkjenner
Godkjenner er den som må godkjenne alle bestillinger over
innkjøps-systemet. Den personen må ha anvisningsfullmakt
for de aktuelle kostnadssteder innen instituttet/seksjonen.
Et moment som er viktig er at godkjenning = anvisning, dvs. anvisning
i forkant (se kontering
og fakturabehandling).
Godkjenner kan delegere godkjenning/anvisning til reservegodkjenner
i en angitt periode (funksjonalitet i systemet).
Godkjenner får automatisk epost om å godkjenne. Hvis
ikke godkjenning skjer innen 20 timer går handlekurven automatisk
over til reserve-godkjenner som er en gruppe bestående av
personer med anvisiningsfullmakt. Hovedgodkjenner er også
med her pga. at han/hun bestandig skal ha tilgang til å godkjenne
handlekurven. Ideelt sett er samtlige personer med anvisiningsfullmakt
innenfor enheten med i reservegruppen. Samtlige får da epost
om å godkjenne, fungerer etter første mann til mølla
prinsippet, se også godkjenningsstrukturer.
Rammeordre oppretter
Anbefaler at minst en person ved enheten innehar denne rollen, som regel bestiller men kan også være godkjenner. Får da muligheten til å sette opp rammeordrer som resten av enhetens bestillere kan gjøre avrop (bestillinger) mot som går direkte til leverandør. Les mer om rammeordre her .
Felles
varemottaker
Varemottaker
registrerer varemottak i innkjøpssystemet.
Dette er en rolle som er nødvendig hvis bestiller ikke tar
varemottaket selv i innkjøpssystemet. Med
denne rollen kan du ta varemottak for samtlige bestillere innenfor
enheten.
Det anbefales at samtlige enheter har en person med varemottakerrolle.
Dette for at NTNU skal få betalt faktura hvis bestiller f.eks.
er på ferie, og ikke kan ta varemottaket selv. Faktura blir
ikke betalt før varemottaket (attestasjon) er utført.
Oversikt
bestillinger
Aktuell for bestillere
som bestiller for flere enheter. Man får bl.a. mulighet til
å ta ut samlede rapporter for alle enhetene de bestiller til.
Oversikt
ordrer - for fakturakontroll
Aktuell for
personer med økonomiansvar. Får tilgang til samtlige
ordrer med ordrenummer for sin enhet. Kan dermed søke etter
faktura i Oracle ved å klikke F11 og sett inn nevnte ordrenummer
i rubrikk for fakturanr. (med % foran og bak), ved så å
klikke Ctrl F11 får en opp faktura(er) knyttet til angitte
ordrenummer.
|
