Kan vi makulere papirfakturaer som er scannet?

Virksomhetene som tar i bruk løsninger for elektronisk fakturabehandling basert på skanning av innkomne papirfakturaer, har stilt spørsmål om det etter økonomiregelverket er adgang til, og ev. tidspunkt for, å makulere papirfakturaene etter skanning. Dette er også en aktuell problemstilling for SSØs eget tjenestetilbud til statlige virksomheter innenfor regnskap og elektronisk fakturabehandling.

SSØ som forvalter av økonomiregelverket har følgende vurdering av denne problemstillingen.

1.
Ved mottak av innkommende papirfakturaer kan disse gjøres om til elektronisk form. Omgjøringen må foretas på en slik måte at den sikrer at innholdet ikke endres (jf. Bestemmelser om økonomistyring i staten (Bestemmelsene), pkt. 5.3.5.1). Dette innebærer at kvaliteten på skanningen må være så god at det ikke blir vanskeligere å foreta kontroller på grunnlag av det elektroniske dokumentet (imaget) enn på grunnlag av papirfakturaen. Det elektroniske dokumentet blir benyttet som grunnlag for dokumentasjon av bokførte opplysninger og for kontroller i forbindelse med attestasjon, budsjettdisponeringsmyndighet (dersom den ikke er dokumentert på tidligere tidspunkt) og bokføringen, jf. punkt 2.5 samt 5.3.5.2 og 5.3.6 i Bestemmelsene.

Videre stiller Bestemmelsene krav om at det skal foreligge en sikkerhetskopi av de opplysninger og det regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk, og der sikkerhetskopien skal oppbevares atskilt fra originalen (Bestemmelsene punkt 4.4.7.7).

Spørsmålet om papirfakturaer kan makuleres dersom de omgjøres (skannes) til et elektronisk dokument, dreier seg ut fra dette bare om selve transformasjonen og oppbevaringen av den elektroniske dokumentasjonen. Tolkningen og registreringen av dataene er ikke relevant i denne sammenheng.

I Bestemmelsene er for øvrig oppbevaring av regnskapsmateriale på papir og i elektronisk form likestilt, jf. punkt 4.4.7.6. Forutsetningen er at materialet er forsvarlig sikret mot ødeleggelse, tap og endring.

2.
Økonomiregelverket åpner for at papirfakturaer som er omgjort til elektronisk form, kan makuleres etter at nødvendig sikkerhetskopi er tatt i tråd med Bestemmelsene punkt 4.4.7.7 og forutsatt at det generelle sikringskravet i Bestemmelsene punkt 4.4.7.6 er ivaretatt. Det forutsettes videre at virksomheten som foretar skanningen, oppfyller regelverkets krav om å sikre at innholdet ikke endres. Dette stiller krav til systemer og rutiner hos virksomheten (ev. tjenesteyter) i forbindelse med skanningen. Vurderingen av systemer og rutiner må gjøres av den enkelte virksomhet eller tjenesteyter.

Regelverket er selvsagt ikke til hinder for at virksomheter (og tjenesteytere) kan velge å oppbevare papirfakturaer en kortere eller lengre tid etter at skanningen er foretatt. Ønske om slik oppbevaring kan være basert på vurderinger av egne systemer og rutiner, service overfor brukere mv. Virksomhetene kan velge å foreta makulering for eksempel etter tidspunktet for attestasjon eller bokføring eller etter at utbetaling er foretatt.

Se også på Ordsøk om fakturamottak og oppbevaring.