Bestilling

Beskrivelse av: Bestilling, Dokumentasjon av bestilling

Muntlig eller skriftlig ordre fra virksomheten til en leverandør om kjøp av varer, tjenester eller bygg- og anleggsarbeider, og som er forpliktende.

Større eller mer komplekse anskaffelser

Ved større eller mer komplekse anskaffelser av varer og tjenester som inneholder kompliserte elementer, vil det ofte være nødvendig å inngå en omfattende avtale i stedet for en enkel bestilling.

Hvem kan foreta bestillingen

Bestilling skal foretas av tilsatt som har fullmakt til dette (budsjettdisponeringsmyndighet), se Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet. Hvem som foretar bestillingen, vil avhenge av hva slags type vare eller tjeneste det er tale om.

Dersom det skal foretas kjøp av varer eller tjenester for et større beløp, vil det ofte være en egen innkjøps-/driftssenhet eller for eksempel en IT-seksjon som har den nødvendige kompetansen, og som derfor foretar bestillingen. Men ved for eksempel kjøp av konsulenttjenester vil det som regel være en fagavdeling eller -seksjon som har best forutsetninger til å kunne definere behovet, og som derfor bør foreta bestillingen. Der det er tale om større eller mer kompliserte kjøp som skal foretas, vil det kunne være nyttig å innhente juridisk kompetanse, for eksempel fra en juridisk enhet i virksomheten. Disse kan bistå under tilbudsgjennomgang, forhandlinger, kontraktsgjennomgang osv.

Den som er gitt rett til å bestille i forbindelse med en tjenestereise, kan foreta de nødvendige bestillinger av billetter til fly eller tog, hotell med mer. I noen virksomheter kan det være lagt opp til at tilsatte selv foretar en slik bestilling, mens det i andre virksomheter kan være at bestillingsfunksjonen er lagt til en egen organisatorisk enhet i virksomheten.

Bestemmelser om prosedyren som må følges ved bestillinger

Den som bestiller, må gjøre seg kjent med de regler som gjelder for ulike typer anskaffelser, og påse at de blir overholdt. Regelverket om offentlige anskaffelser regulerer hvilke prosedyrer som må følges ved bestillinger, se lov av 16.7.1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser, forskrift av 15. 6.2001 nr. 616 om offentlige anskaffelser og forskrift av12.5.2003 nr.1424 om innkjøpsregler for oppdragsgivere innen vann- og energiforsyning, transport og telekommunikasjon (forsyningssektorene).

Nærings- og handelsdepartementet har også utarbeidet en veileder i  ”Beste praksis” som gir gode råd om behandling av viktige elementer i en anskaffelsesprosess som konkurransegrunnlag, kvalifikasjonskriterier, dokumentasjonskrav med mer. Se også Veileder til forskrift om offentlige anskaffelser (lenke til Nærings- og handelsdepartementet)

Der det er inngått rammeavtaler, må det påses at disse blir benyttet, se Rammeavtaler.

Hva bør oppgis ved bestilling

For at varen/tjenesten og den påfølgende fakturaen skal bli levert på rett sted, er det viktig at bestilleren oppgir:

• virksomhetens navn
• fakturaadresse
• leveringsadresse
• bestillerens navn og/eller avdeling/seksjon som har bestilt

(Fakturaadressen kan være en annen enn leveringsadressen.)

Dersom bestillingen gjelder et avrop (bestilling på en rammeavtale), skal det vises til den aktuelle rammeavtalen.

Dokumentasjon av bestillingen

Behovet for å dokumentere bestillingen kan variere for ulike kjøp. Formålet med dokumentasjonen er å ha et grunnlag som kan benyttes ved kontroll av fakturaen og av varene eller tjenestene som leveres, samt å ha mulighet til å følge opp innkjøpsbudsjettet.

Ved bestilling av varer vil dokumentasjonen kunne bestå i at bestillingen inneholder opplysninger om:

• kvantum
• spesifikasjoner
• kvalitet
• katalognummer
• leveringssted
• pris per enhet
• totalpris
• betalingsbetingelser

Ved bestilling av tjenester vil dokumentasjonen i mange tilfeller ikke være en vanlig bestilling, men en kontrakt mellom tjenesteyteren og virksomheten. Kontrakten vil for eksempel kunne inneholde en beskrivelse av:

• hvilken type tjeneste som skal leveres
• når tjenesten skal leveres
• pris per time
• totalpris for oppdraget
• hvordan betalingen skal skje
• hvor ofte betaling skal skje
• hvilke rettigheter og plikter oppdragsgiveren og oppdragstakeren ellers har overfor hverandre

Se for øvrig Bestillingssystem.

Relaterte temaområder:
Anskaffelser

Se også:
Bestillingssystem
Budsjettdisponeringsmyndighet
Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet
Rammeavtaler
Store anskaffelser

Lov av 16.7.1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (lenke til Lovdata)
Forskrift av 15.6.2001 nr. 616 om offentlige anskaffelser (lenke til Lovdata)

Forskrift av 12.5.2003 nr.1424 om innkjøpsregler for oppdragsgivere innen vann- og energiforsyning, transport og telekommunikasjon (forsyningssektorene). (lenke til Lovdata)

Veileder til forskrift om offentlige anskaffelser (lenke til Nærings- og handelsdepartementet)
Veileder i ”Beste praksis” (lenke til Nærings- og handelsdepartementet)

Referanse til:
Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 5.3.2.

Sist oppdatert: 22.08.2005