Budsjettdispone­ringsmyndighet

Budsjettdisponeringsmyndighet omfatter myndighet til å bestemme hva budsjettmidler avsatt til nærmere avgrensede formål skal brukes til, herunder myndighet til å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomisk binding for staten. Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet, gjennom disponering av budsjettet (inngå forpliktelser for virksomheten), er en del av kontrollaktivitetene som skal utføres. Rutiner for kontrollaktiviteter, herunder transaksjonskontroller inngår som et element i virksomhetens interne kontroll.

Alle disposisjoner som medfører økonomisk forpliktelse for virksomheten skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet. Før en person med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner skal vedkommende:

1. påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
2. påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
3. påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig

Kravet om bekreftelse av en tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet, gjelder også ved utbetalinger som følge av tilbakebetaling av skatter, avgifter, gebyrer, feilinnbetalinger m.m.

Virksomhetslederen har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis til tilsatte på lavere nivåer. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres videre, se delegering av budsjettdisponeringsmyndighet.

Den som har budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Departementet kan gjøre unntak for leder av virksomhet og driftsenhet. Slike unntak skal være skriftlige og det skal etableres nødvendige kontroller.

Transaksjonskontrollene ved en utgift knyttet henholdsvis til utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet og til attestasjon skal ikke utføres av en og samme person. For transaksjoner som gjelder små beløp kan virksomheten likevel velge å la vedkommende med budsjettdisponeringsmyndighet også utføre attestasjonskontrollen. Det vises til omtale under attestasjon.

Dokumentasjon
Bekreftelse for hvem som har utøvd budsjettdisponeringsmyndigheten skal være dokumentert ved manuell signatur eller elektronisk signatur. Dokumentasjon kan være på bestilling, ordrebekreftelse, faktura, bilag, tilskuddsbrev eller lignende for hver enkelt transaksjon. Ved grupper av transaksjoner, som avrop på avtaler, delfakturering av avtaler, faste avtaler (for eksempel husleie, strøm) eller tilskudd som utbetales i flere terminer, kan dokumentasjonen knyttes til avtalen eller tilskuddsbrevet og omfatte flere enkelttransaksjoner.

Det kan skilles mellom tidspunktet for utøvelse (bruk) av budsjettdisponeringsmyndighet og tidspunktet for når slik utøvd myndighet blir dokumentert. Budsjettdisponeringsmyndighet blir utøvd på det tidspunktet virksomheten blir økonomisk forpliktet. Dokumentasjon av dette kan skje enten på det samme tidspunktet eller på et senere tidspunkt. Dokumentasjonen skal skje før bokføring gjøres. Det reviderte regelverket for økonomistyring i staten, som trådte i kraft 1.1.2004, inneholder ingen bestemmelser som låser rekkefølgen for når henholdsvis dokumentasjon av budsjettdisponeringsmyndighet og attestasjon skjer. Virksomheten kan således velge å la dokumentasjon av budsjettdisponeringsmyndighet for en type utgifter skje før utgiftene er attestert eller etter at utgiftene er attestert.

Nedenfor er det gitt noen eksempler på hvordan dokumentasjon av budsjettdisponeringsmyndighet kan skje for noen utgiftstyper.

Lønn og andre oppgavepliktige ytelser

For lønn og andre oppgavepliktige ytelser utøves budsjettdisponeringsmyndighet på følgende tidspunkter:

• ved tilsetting av medarbeider, herunder ved fastsettelse av lønn
• ved senere endringer av lønnen
• ved pålegg om og godkjenning av overtid, reiser og andre personalmessige disposisjoner

Fastsettelse av lønn ved tilsetting og lønnsendringer fastsatt lokalt (med hjemmel i tariffavtale eller annen avtale) kan bare foretas dersom det foreligger budsjettmessig dekning for utgiftene. Lønnsendringer fastsatt i sentrale forhandlinger mellom staten og hovedsammenslutningene eller frittstående forhandlingsberettigede organisasjoner og hvor det er avsatt midler til lokale forhandlinger, skal imidlertid gjennomføres.

Avtale om tilsetting skal godkjennes av en tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Signatur på ansettelsespapirer vil være grunnlag for registrering i lønnssystemet, og gir grunnlag for senere kontroll av utøvd budsjettdisponeringsmyndighet.

Ved lønnsendringer fastsatt i sentrale forhandlinger vil utgangspunkt være avtalen som er inngått sentralt. Endringer som må gjøres på den enkelte tilsatte bekreftes på en samlet oppstilling eller for hver enkelt tilsatt av en som har budsjettdisponeringsmyndighet.

Ved lokale forhandlinger vil det være protokollen som er undertegnet av partene som er grunnlaget for endringene, og der det fremgår hvem som har utøvd budsjettdisponeringsmyndigheten for virksomheten.

Pålegg om og godkjenning av personalmessige disposisjoner som medfører oppgavepliktige ytelser, skal bekreftes av en tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Bekreftelsen gjøres på enten et fastsatt skjema eller på et annet dokument, og der det fremgår:

• hva disposisjonen gjelder
• hvem den gjelder
• grunnlaget for beløpet som skal utbetales, for eksempel i form av overtidstimer, dekning av telefon hjemme med mer

For transaksjoner som gjelder små beløp kan virksomheten velge å la den som bruker sin budsjettdisponeringsmyndighet også utføre attestasjonskontrollen, slik at vedkommendes signatur gjelder for begge disse transaksjonskontrollene. Dette kan være aktuelt eksempelvis der det er gitt forskudd til reiser, ved reiseregninger eller ved overtid. Se for øvrig attestasjon.

Hvis det skjer uforutsette hendelser under et tjenesteoppdrag som gjør det nødvendig å endre oppsatte planer, eksempelvis ved at en reise må avbrytes eller gjennomføres med andre transportmidler enn det som var forutsatt med påfølgende ekstra utgifter, kan det være vanskelig å innhente fullmakter før utgiftene pådras. I slike tilfeller vil det være den vurderingen som er gjort av den enkelte tilsatte som må ligge til grunn. Virksomheten må vurdere om det i slike tilfeller bør gjøres ekstra kontroller.

Vare- og tjenestekjøp

Bekreftelse for bruk av budsjettdisponeringsmyndighet gis vanligvis på en faktura fra leverandøren (på papir eller i elektronisk form), og skjer for hver enkelt transaksjon.

Bekreftelsen kan også gis på bestillingsdokumentasjon, ordrebekreftelse eller lignende som viser hva som er bestilt og innenfor hvilke beløpsrammer. Dersom bekreftelse av budsjettdisponering skjer på eksempelvis en bestilling (notat eller lignende), må dokumentasjonen som viser bekreftelsen følge med fakturaen eller utbetalingsgrunnlaget eller på annen måte være tilgjengelig for kontroll. Deretter kan fakturaen med underdokumentasjon attesteres av en annen person, og sendes til bokføring.

I mange tilfeller vil virksomheten ha inngått avtaler for ulike kjøp, eksempelvis for bruk av energi (strøm, olje og lignende), husleie, bruk av telenettet (telefon, internett), konsulenttjenester med mer. Bekreftelse av budsjettdisponering vil da normalt fremgå av avtalen som virksomheten har inngått. Avhengig av størrelsen på anskaffelsen og hvilken risiko det er knyttet til den med hensyn til avvik fra de avtalte betingelsene og behov for oppfølging av leveransen (eksempelvis ved tjenester), kan virksomheten vurdere om det er tilstrekkelig at fakturaen for den enkelte leveranse bare attesteres før den bokføres og utbetales. Dette innebærer at avtalen brukes som dokumentasjon for utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet ved flere utbetalinger. Henvisning til avtalen skal i slike tilfeller påføres fakturaen eller utbetalingsgrunnlaget.

Tilbakebetalinger eller refusjoner av innbetalinger

Ved tilbakebetaling av en feil innbetalt beløp, eller ved tilbakebetaling av for mye beregnet skatt, avgift, gebyrer eller lignende, skal det også dokumenteres hvem som har utøvd sin budsjettdisponeringsmyndighet.

Relaterte temaområder:
Anskaffelser, Lønn, Virksomhetsstyring

Se også:
Anskaffelser
Attestasjon
Bestilling
Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet
Faktura

Referanse til:

Bestemmelser om statlig økonomistyring i staten punkt 2.5.2.1, 5.2.3 og 5.3.3.

Sist oppdatert: 22.08.2005