Attestasjon

Beskrivelse av: Attestasjon, Attestasjonskontroll

Generelt
Å attestere vil si å gå god for at dokumentasjonen som behandles, gjelder en utgift som virksomheten faktisk skal dekke, og at fastsatte regler om for eksempel avlønning, anskaffelser og tilskuddsforvaltning er fulgt. Attestasjonen er en viktig del av virksomhetens intern kontroll, og er en del av transaksjonskontrollene som skal utføres.

Alle utgifter skal være attestert før utbetaling kan finne sted. I attestasjonsoppgaven ligger en del kontrollhandlinger som skal utføres, og de omfatter kontroll av:

1. at en vare eller tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale
2. at dokumentasjonen (bilag) for leveransen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
3. lønnsberegningsbekreftelsen (antall personer og beløp) og at lønnsberegningsforslaget er kontrollert 
4. at utbetaling av et tilskudd er i overensstemmelse med vedtaket om tilskudd, og at tilskuddsmottaker har sendt inn eventuell dokumentasjon og/eller aksept av vilkår
5. at utbetaling som følge av tilbakebetaling av skatter, avgifter, gebyrer, feilinnbetalinger m.m. skjer på korrekt grunnlag
6. kontering, eventuelt påføre slik informasjon, herunder at beløpet belastes rett kapittel og post eller konto

Attestasjonskontrollen skal utføres av en annen person enn den som har benyttet sin budsjettdisponeringsmyndighet. Ved transaksjoner som gjelder små beløp, kan virksomheten imidlertid velge å la vedkommende med budsjettdisponeringsmyndighet utføre også attestasjonskontrollen. Dette kan være aktuelt eksempelvis for små anskaffelser, overtid og tjenestereiser.

Virksomheten bør i slike tilfeller fastsette hvilke regler som skal gjelde dersom samme person både skal attestere og utøve budsjettdisponeringsmyndighet. Det er naturlig at virksomheten også angir beløpsrammer som skal gjelde. Slike regler kan avhenge av virksomhetens størrelse og være tilpasset risiko og vesentlighet for de ulike transaksjonene.

Den som attesterer kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv.

En del av de kontrollhandlingene som skal utføres, vil ikke nødvendigvis bli foretatt av den personen som attesterer. Attestanten kan i stedet bygge sin godkjennelse på kontroller som andre har foretatt, men attestanten må da ha visshet om at disse kontrollene er tilstrekkelige. Dersom virksomhetens økonomisystem har funksjonalitet for å utføre noen av kontrollene, kan kontrollene utføres maskinelt.

At attestasjonen er gjennomført skal dokumenteres med signatur. Signaturen kan være manuell eller elektronisk. Dokumentasjon på papir attesteres og gis informasjon om kontering ved direkte påskrift (underskrift), eventuelt på egen bilagsforside dersom virksomheten benytter dette. Elektroniske dokumenter attesteres og gis informasjon om kontering elektronisk. Den elektroniske signaturen kan påføres som en del av aktivitetsregistreringen.

Dokumentasjonen av de bokførte opplysningene skal oppbevares, se Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.4.7.

Virksomheten må ha dokumentasjon som viser hvilke medarbeidere som har adgang til å attestere. Dokumentasjonen kan være en del av virksomhetens instrukser. Den som attesterer må få veiledning i hva som ligger i oppgaven.

Attestasjon av vare- og tjenestekjøp
Attestasjonsoppgaven for vare- og tjenestekjøp kan hensiktsmessig legges til den personen som har bestilt varen eller tjenesten, men kan også legges til andre som har grunnlag for å kontrollere at fakturaen/utbetalingsdokumentet er i samsvar med bestilling og mottatt vare eller tjeneste.

Ved attestasjon av dokumentasjonen for vare- og tjenestekjøp må attestanten kontrollere:

1. at bilaget er et originalbilag (eller et elektronisk bilag med tilsvarende validitet), som viser hva anskaffelsen gjelder, eventuelt med referanse til hvor slik dokumentasjon finnes, og at det er påført opplysninger for riktig betaling, registrering og kontroll.

Det vil si å påse at virksomheten er rette adressat for den mottatte fakturaen (dersom ikke slik kontroll er lagt til den som først mottar fakturaen, i fakturamottaket), og at opplysningene om hvem som skal motta betalingen er oppgitt. Kontroll av om opplysninger om leverandørens bankkonto er korrekt og at fakturaen ikke er mottatt tidligere vil normalt skje ved registrering av fakturaen.

2. bestillingsdokumentasjonen, eventuelt avtale, med henblikk på pris, betalingsforpliktelse og andre relevante bestemmelser.

Attestanten sjekker fakturaen mot bestilling, avtale eller annen dokumentasjon (for eksempel en produktkatalog) som viser grunnlaget for betingelsene. Eksempelvis vil det for et tjenestekjøp være aktuelt å kontrollere tjenestetype, priser, totalbeløp og eventuelle vedlagte timelister. For et varekjøp varetypen, priser og totalbeløp. Disse kontrollene kan også skje av de som har bestilt varene eller tjenestene, eventuelt ved at det ligger lagret opplysninger i et system, og der kontrollene skjer automatisk mot tidligere registrerte opplysninger.

3. eventuell dokumentasjon for varemottak eller tjenesteleveranse mot fakturaen, for å sikre at bestilt vare eller tjeneste er mottatt i henhold til de spesifikasjoner som er bestilt. Ved kjøp av tjenester, skal det hvis mulig kontrolleres at tjenesten er bestilt og utført i henhold til avtale og at resultatet er tilfredsstillende

Kontroll av for eksempel pakkseddel vil ofte bli foretatt av den som mottar varene.

4. kontering, eventuelt påføre slik informasjon, herunder at beløpet belastes rett kapittel og post eller konto

Som vist kan flere av de ovennevnte kontrollhandlingene ved attestasjon av varer og tjenester bli utført av andre enn den som attesterer. Attestanten vil da bygge på at de er gjennomført. Kontrollen av om budsjettdisponeringsmyndighet er utøvd for det enkelte vare- eller tjenestekjøp skjer ved bokføring av fakturaen.

Attestasjon av lønnsberegning
Den som attesterer lønnsutbetalingene gjør dette på dokumentasjon som viser resultatet av lønnsberegningen (en lønnsberegningsbekreftelse). Det er ikke nødvendig at den som attesterer lønnsberegningene foretar detaljerte kontroller av utbetalingen til den enkelte mottaker for hver lønnsutbetaling, se lønnsberegning om hvilke minimumskontroller som skal utføres før attestasjon utføres. Attestanten vil vanligvis bygge sin godkjennelse av lønnsberegning på at det er skjedd kontroller av registreringen i lønnssystemet og forslaget til lønnsberegning. Således kan attestasjonen av lønnsberegningsbekreftelsen konsentreres om rimelighetskontroller av:

• at totalbeløpet som skal utbetales er rimelig
• antall mottakere som mottar utbetaling
• at det ved store utbetalinger til enkeltpersoner, som er uvanlig for virksomheten, gjøres en ekstra kontroll mot grunnlaget
• at lønnsberegningsforslaget er kontrollert, og eventuelle avdekkede feil og mangler er korrigert

Attestasjon av overtid
Overtid skal attesteres for at tilsatte har bekreftet at antall timer det er utført arbeid er korrekt, og at satser (for eksempel 50 % til utbetaling) er korrekte. Selve timelønnen basert på sats og antall timer regnes ut av lønnssystemet.

For øvrig viser vi til Statens personalhåndbok pkt. 3.1.6.4.

Attestasjon av reiser
Ved attestasjon av en reiseregning skal underbilag kontrolleres, se også reiser om elektronisk dokumentasjon. Dette kan for eksempel være stammen på flybilletter, taxiregninger og annen dokumentasjon på at reisen faktisk ble gjennomført som beskrevet i reiseregningen. Den som attesterer reiseregninger, bør kjenne til reiseregulativet som er tatt inn i Statens personalhåndbok.

Attestasjon av tilskudd og stønader

Alle tilskudds- og stønadsbeløp skal være attestert før utbetaling kan skje. Den som attesterer skal kontrollere at utbetalingsforslaget er i overensstemmelse med vedtaket om tilskuddet eller stønaden (tilskuddsbrevet/stønadsbrevet), og at mottakeren har sendt inn dokumentasjon eller aksept av vilkår dersom det er stilt krav om det.

Relaterte temaområder:
Anskaffelser, Lønn

Se også:
Budsjettdisponeringsmyndighet
Bestilling
Faktura
Fakturamottak
Lønnsberegning
Lønnssystem
Pakkseddel
Registrering av lønnsdata
Reiser
Transaksjonskontroll

Statens personalhåndbok

 

Referanse til:
Reglement for økonomistyring i staten, § 14

Bestemmelser om statlig økonomistyring i staten punktene 2.5, 5.2.4, 5.3.5, 6.3.3 og 7.3.3

Sist oppdatert: 22.08.2005