Faste lønnsdata

Beskrivelse av: Faste lønnsdata, Fraværsstatistikk

Virksomheten skal ha etablert rutiner for registrering av lønnsdata som blant annet omfatter:

• Grunnlag for registrering av data, dvs. dokumentasjon som viser opplysningenes berettigelse før registrering kan skje. Dokumentasjonen kan for eksempel være ansettelsespapirer, protokoll om lønnsforhandlinger og opplysninger fra tilsatt om bankkontonummer, skattekort, adresser med mer. Dokumentasjonen skal oppbevares, se mer under oppbevaring. 
• Kontroll med registrering: Når det registreres data om den enkelte tilsatte i lønnssystemet, er det vanlig at det utføres kontroller om opplysningene fra dokumentasjonen er registrert korrekt i lønnssystemet. Systemet vil vanligvis ha funksjonalitet for å hindre feilregistreringer ved gyldighetskontroller av feltene som fylles ut og at alle felt er fylt ut. Kontrollene skal sikre at feil eller avvik ved lønnsberegningen minimaliseres.
• Ajourhold av data, for eksempel oppdatering av tabellverk (jf. omtale nedenfor).

Faste lønnsdata kan grovt sett deles i to:

• personopplysninger
• tabellverk

Personopplysninger omfatter faste opplysninger om de tilsatte, og vil være:

• navn og adresse
• tilsattnummer (personidentifikasjon)
• fødselsnummer
• stillingskode
• lønnstrinn/-plassering
• faste tillegg/ytelser ut over fast lønn
• trekkprosent og trekktabellnummer
• lønnskontonummer (bankkonto som arbeidsgiveren setter inn lønn til lønnsmottakerne på)
• trekk i lønn for fagforeningskontingent (beløp/prosent ) med angivelse av fagforeningsmedlemskap
• andre faste trekk (for eksempel bidragstrekk og påleggstrekk)
• koder til lønnsstatistikkformål (for eksempel utdanningskode)
• statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom, som arbeidsgiver plikter å føre etter § 5-1 punkt 4 i lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). Statistikken kan hentes fra lønnssystemet eller annet system for tidsregistrering. (Nærmere retningslinjer om dette er gitt av Rikstrygdeverket.)
• skattekommune
• trygdekontor
• dato for tilsetting
• tjenestested og enhet
• stillingsandel
• eventuelle andre personrelaterte opplysninger

Arbeidstakere har et ansvar for å oppgi riktige data om seg selv og for å kontrollere at dataene på lønnsslippen er korrekte. Videre har arbeidstakere et ansvar for å gi beskjed ved endring av opplysninger om seg selv, for eksempel ved nytt lønnskontonummer eller ny adresse.

Tabellverksdata er informasjon som ikke er knyttet til den enkelte tilsatte, men som er nødvendig for at lønnssystemet skal fungere som forutsatt. Normalt gjøres endring av tabellverket sentralt av dem som drifter lønnssystemet (tjenesteyter eller hos virksomheten). Eksempler på tabellverksdata er:

• tabell over kronelønn for de ulike lønnstrinn
• tabell over lønnsarter
• tabell med trekkbeløp i de ulike trekktabeller
• tabellverk med utgiftsgodtgjørelser
• arbeidstakernes bidrag til Arbeidstakerorganisa­sjo­nenes opplysnings- og utviklingsmidler (fastsatt gjennom avtale mellom Fornyings- og administrasjonsdepartementet og hovedsammenslutningene)
• kodeverk over skattemyndighetenes innberetningskoder
• kodeverk for overføring fra lønnssystem til regnskapssystem

For at det skal bli utbetalt korrekt lønn, må det etableres rutiner som sikrer at tabellverksdata er korrekte til enhver tid.

Relaterte temaområder:
Lønn

Se også:
Arbeidstakere 
Attestasjon
Lønnssystem
Lønnsberegning

Lov av 17.6.2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) (lenke til Lovdata)

Referanse til: Bestemmelser om økonomistyring i staten punktene 4.3.2 og 5.2.4.1

Sist oppdatert: 12.01.2006