Lønnssystem

Alle virksomheter skal bruke et elektronisk økonomisystem for registrering og regnskapsføring (bokføring og pliktig regnskapsrapportering) og for betalingsformidling. Lønnssystemet er en del av økonomisystemet.

Lønn og andre oppgavepliktige ytelser skal behandles gjennom lønnssystemet. Ved bruk av lønnssystemet og rutiner skal virksomheten sikre at lønn og andre oppgavepliktige ytelser blir korrekt registrert, beregnet, bokført, utbetalt og rapportert.

Virksomheten skal registrere og bokføre lønn og andre oppgavepliktige ytelser slik at gjeldende lov- og avtaleverk om rapportering blir ivaretatt, herunder rapportering til skatteoppkrever, Statens pensjonskasse og trygdeetaten, samt trukket medlemskontingent og andre trekk som virksomheten gjør. Rapporterte data skal kunne avstemmes mot tilsvarende registrerte og bokførte data i økonomisystemet. Lønnssystemet er verktøyet som skal hjelpe til med å rapportere om trekkene og genererer data til lønnsstatistikk. Systemet skal også kunne produsere grunnlaget for å utarbeide lønnsslipper til de tilsatte.

Lønnssystemet skal inneholde detaljer om lønn og andre oppgavepliktige ytelser som gjelder hver enkelt tilsatt. Slike opplysninger vil blant annet være faste lønnsdata om de tilsatte og oversikt over opptjent og avviklet ferie. Denne detaljinformasjonen overføres ikke til regnskapssystemet.

Data som overføres fra lønnssystem til regnskapssystem, må være av en slik art at:

• avstemming mellom lønnssystem og regnskapssystem er enklest mulig
• det er klare referanser mellom det som er ført i hovedbok, og de underliggende lønnstransaksjoner (sporbarhet begge veier)
• data overføres til riktige kontoer i regnskapet

Faste lønnsdata og variable tillegg / variable trekk samt tabellverk danner grunnlaget for lønnsberegningen. Fra lønnssystemet skal det kunne produseres spesifikasjoner ved lønnsberegningen, herunder spesifikasjoner som muliggjør avstemming av lønnsinnberetning.

Lønnsutgiftene kan overføres regnskapet på et aggregert nivå, men det er krav til sporbarhet begge veier mellom lønnssystem og regnskapssystem. For å kunne importere lønnsdata på aggregert nivå må personopplysninger være registrert i lønnssystemet. Ettersom virksomheten skal kunne lage rapporter og analyser på personnivå, avdelingsnivå med mer, kan det være hensiktsmessig å overføre denne type data til regnskapssystemet. For å kunne følge opp lønnsforskudd må dataene også kunne vises på personnivå i regnskapet.

Relaterte temaområder:
Lønn

Se også:
Arbeidsgiveravgift
Faste lønnsdata
Forskuddstrekk
Lønns- og trekkoppgave og lønnsinnberetning
Lønnsberegningen
Lønnsforskudd
Lønnsstatistikk
Pensjonsinnskudd
Påleggstrekk- og utleggstrekk
Skattetrekk
Variable tillegg / variable trekk

Referanse til:
Bestemmelser om økonomistyring i staten punktene 4.3.4, 4.4.3, 5.2.1, 5.2.4.4 og 5.2.4.5

Sist oppdatert: 12.01.2006