Reiser

Beskrivelse av: Reiser, Reiseregning

Reiseutgifter kan deles i rene reiseutgifter og reisegodtgjøringer. Rene reiseutgifter er faktiske utgifter som er knyttet til reisen, for eksempel utgifter til billetter, hotell og drosje. Reisegodtgjøring er utgifter knyttet til reisen, men uten at utgiftene nødvendigvis er basert på faktiske utlegg. Det kan for eksempel dreie seg om kilometergodtgjøring, diett, nattillegg og godtgjøring ved kurs/konferanser til dekning av ekstra utgifter under oppholdet (også kalt bruspenger).

Det er viktig at virksomheten gjennom kontroll av reiseregninger med underdokumentasjon sikrer at:

• den tilsatte kun får dekket sine faktiske reiseutgifter og godtgjøringer som han/hun har krav på
• den tilsatte kan dokumentere at han/hun faktisk har reist
• reiseutgiftene er dokumentert slik at det ikke oppstår spørsmål om fradragsrett eller innberetning

I en del tilfeller vil den tilsatte motta reiseforskudd fra virksomheten før reisen begynner. Reiseforskudd vil være en fordring som virksomheten har på den tilsatte fram til reiseregning blir levert. Reiseregning sendes til arbeidsgiver/oppdragsgiver snarest og innen 1 måned etter at reisen er avsluttet hvis ingen annen tidsfrist er bestemt. Dersom reiseregning ikke blir levert før fristens utløp kan virksomheten helt eller delvis kreve forskuddet tilbakebetalt. Reiseforskudd behandles på samme måte som lønnsforskudd, med unntak av rentefordelen.

Reiseforskuddet registreres i balansen som en fordring. Noen virksomheter utbetaler reiseforskudd via lønnssystemet, mens andre utbetaler via regnskapssystemet. Uansett metode vil fordringen registreres i regnskapet og reiseregningen kobles til denne.

I tillegg til papirbaserte billetter benyttes også elektroniske flybilletter, hvor det ikke produseres et papirdokument, men hvor all informasjon om billetten lagres elektronisk i flyselskapets databaser. Ved bruk av slike billetter må den tilsatte eller den som bestiller billetten, ved bestilling be reisebyrået om å få tilsendt kopi av reisebeskrivelsen. Etter avsluttet reise må reisebyrået sende bekreftelse på at reisen er foretatt, med angivelse av arbeidstakers navn, tid og sted for avreise og ankomst samt pris. Dette gjelder med mindre den tilsatte på annen måte kan dokumentere disse opplysningene. Disse dokumentene skal kobles til reiseregningen som bilag og kommer i stedet for billettstammen.

Selv om virksomheten mottar faktura direkte, må den tilsatte normalt levere reiseregning. Grunnen er at virksomheten først da får en bekreftelse på at den tilsatte har reist, og at eventuelle krav om godtgjøring blir refundert. For reiser hvor det ikke er aktuelt med godtgjøring, kan bekreftelse på reisen gis i forbindelse med mottatt faktura eller et eventuelt refusjonskrav fra den tilsatte på rene reiseutgifter.

Det må kontrolleres at den tilsatte ikke mottar dobbelt utbetaling, ved at han/hun både får betalt billetten og deretter får ”refundert” utgifter til kjøp av billetten. Virksomheten må derfor ha rutiner som sikrer en kobling mellom de utgifter virksomheten selv har betalt knyttet til den enkelte reise, og den reiseregning som leveres inn. Det er viktig at det fremgår av reiseregningen hvilke utgifter virksomheten har betalt direkte (tilsendt faktura). Billetter og lignende skal følge med reiseregningen. Dersom den tilsatte bruker personlig kredittkort ved tjenestereise, vil han/hun motta faktura fra kredittkortselskapet og få refundert reiseutgiftene ved å levere reiseregning på vanlig måte.

Registreringen i regnskapet blir behandlet på samme måte som for andre fakturaer virksomheten betaler, men reiseutgifter og eventuelle reisegodtgjøringer vil normalt behandles via lønnssystemet.

Når det gjelder attestasjon av reiseregninger, se attestasjon.

Se for øvrig reiseregulativet, som er tatt inn i Statens personalhåndbok.

Relaterte temaområder:
Lønn

Se også:
Attestasjon
Lønnsforskudd
Lønnssystem
Statens personalhåndbok, reiseregulativet.

Referanse til:
Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 5.2 og 5.3.

Sist oppdatert: 22.08.2005