Generelt om transaksjonskontroller
Kontroll av utgifter og inntekter er et element i den interne kontrollen. Kontrollen skal sikre at inntekter, anskaffelser, tilskudd og lønn og andre oppgavepliktige ytelser blir håndtert i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler. I tillegg skal inntekter og utgifter følges opp i forhold til virksomhetens budsjetter og fastsatte planer. På inntektsområdet er formålet videre å sikre at virksomhetens inntekter blir korrekt fastsatt og innbetalt, og at utestående krav blir fulgt opp.

Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer kontroll med transaksjonene (transaksjonskontroller). Kontrollene skal dokumenteres med manuelle signaturer eller elektroniske signaturer/aktivitetsregistreringer. Dersom økonomisystemet har funksjonalitet for å utføre kontrollene, kan kontrollene utføres maskinelt.

For store utbetalingsstrømmer kan transaksjonskontroller og dokumentasjon av disse foretas på grunnlag av rapporter (sammendrag) fra hjelpesystem, eller andre deler av økonomisystemet. Det forutsettes at virksomheten fører kontroll med at systemløsningene fungerer som forutsatt, og at data sikres mot uautoriserte endringer. Tilsvarende gjelder for store innbetalingsstrømmer. Eksempler på store betalingsstrømmer er i denne sammenheng utbetalinger av lønn og tilskudd samt momsrestitusjoner.

For utgifter skal det utføres transaksjonskontroller i tilknytning til:

• utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet
• attestasjon
• bokføring
• autorisasjon av betalingsoppdrag

For inntekter skal det normalt utføres transaksjonskontroller i tilknytning til:

• fastsettelse av krav; rettet mot identifikasjon av aktuelle krav
• utstedelse av faktura; rettet mot korrekt fakturering av identifiserte krav
• bokføring; rettet mot bokføringsgrunnlag, kontering og postering
• innbetaling; av reskontroføring av innbetalinger
• oppfølging; rettet mot innkreving og regnskapsmessig behandling av opphørte krav
  

I tillegg skal virksomheten gjennomføre aggregerte kontroller som avstemminger og oppfølging av budsjett, samt etterkontroll.

En transaksjon kan ha flere faser (transaksjonskjede). Kontrollaktiviteter knyttet til de enkelte fasene kan omfatte så vel manuelle som maskinelle kontroller.

Der regelverket angir innholdet i en kontroll, kan virksomheten legge til flere kontroller ut fra en vurdering av vesentlighet og risiko.

Rutiner
Rutinene som virksomheten etablerer for gjennomføring av transaksjonskontrollene skal dokumentere innholdet i og organiseringen av arbeidet. I rutinene må det bygges inn kontrollaktiviteter som gir grunnlag for å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler.Eksempler på slike rutiner er beskrivelse av anskaffelser, lønn, tilskudd og inntekter. Rutinene skal bygge på instrukser, herunder eventuelle fullmakter, som virksomheten fastsetter for sin økonomistyring.

Virksomheten skal ha en forsvarlig arbeidsdeling (funksjonsdeling). Arbeidsdeling har vi når alle aktiviteter i en rutine ikke kan utføres av en og samme person. Dette følger av hensikten med arbeidsdeling, som er å forebygge og avdekke både ubevisste feil og forsøk på misligheter. Arbeidsdeling er nærmere beskrevet under punktet om transaksjonskontroll ved anskaffelser.

Systemer
For å effektivisere og styrke transaksjonskontrollene kan det i økonomisystemet bygges inn funksjonalitet som blant annet:

• erstatter manuelle kontroller med maskinelle kontroller, for eksempel bokføringskontroll og deler av attestasjonskontrollen
• støtte for manuelle kontroller, for eksempel ved produksjon av feillister og liste over endringer av data
• sikrer automatisk dokumentasjon av utførte aktiviteter (logging/elektronisk signering)

I økonomisystemet skal det være etablert tilgangskontroller. Disse skal sikre at bare personer som er autorisert til det og har autentisert seg (for eksempel ved brukernavn og passord), får tilgang til funksjonalitet i økonomisystemet. Dette sikrer blant annet ønsket arbeidsdeling, arbeidsflyt og at brukerne ikke har større tilgang til data enn det de har behov for i sitt arbeid. Eksempler på tilgangskontroller er at en person:

• kan utføre spørring, uten å få tilgang til å registrere data
• kan utføre kontrollene av faktura, uten å kunne registrere data
• kan ta ut rapporter med statistikkdata om leverandører, uten å få tilgang til andre persondata eller registrering

Dokumentasjon av kontrollene
For å sikre dokumentasjon av at transaksjonskontrollene er gjennomført, skal den enkelte signere (bekrefte) for den kontrollen som er utført. Manuelle signaturer og elektroniske signaturer/aktivitetsregistreringer er likestilt.

Tidspunktet for når dokumentasjon og dermed bekreftelse av utførte kontroller gjøres, kan variere mellom ulike typer transaksjoner innenfor anskaffelser, lønn, tilskudd og inntekter. Bekreftelsen skal gjøres på dokumentasjon som viser berettigelsen av de bokførte opplysninger, eller være knyttet til denne dokumentasjonen.

For utbetalinger skal det være dokumentert hvem som har attestert og utøvd budsjettdisponeringsmyndighet senest på det tidspunktet bokføringen skjer. Utbetalinger skal bare gjennomføres hvis dokumentasjonen for bekreftelse av utførte kontroller foreligger.

Det er nedenfor gitt en nærmere gjennomgang av bestemmelsene som gjelder for transaksjonskontroller ved anskaffelser

Transaksjonskontroller ved anskaffelser

Virksomheten skal legge inn kontrollaktiviteter i de ulike fasene i en transaksjonskjede, jf. omtale under generelt om transaksjonskontroller. Nedenfor gis det en oversikt over transaksjonskjeden for anskaffelser. I tillegg gis det en kort gjennomgang av systemer og dokumentasjon med eksempler knyttet til transaksjonskjeden. Der regelverket for økonomistyring i staten angir innholdet i en kontroll, kan virksomheten legge til flere kontroller ut fra en vurdering av vesentlighet og risiko.

Nedenfor finnes også noen prosesstegninger som viser fasene i transaksjonskjeden med basis i rollene for budsjettdisponering, attestasjon, bokføring og autorisasjon.

For anskaffelser kan vi dele opp rutinene i følgende kontroller:

I tillegg til transaksjonskontrollene i tabellen ovenfor, skal virksomheten gjennomføre aggregerte kontroller som avstemming av

- kontoutskrift fra bank mot hovedbokskonto for bank

- reskontro mot hovedbok

Arbeidsdeling
Etter regelverket for økonomistyring i staten skal virksomheten ha en forsvarlig arbeidsdeling. Følgende bestemmelser om arbeidsdeling gjelder:

• Budsjettdisponeringsmyndighet og attestasjonskontroll skal ikke utføres av en og samme person. Ved transaksjoner som gjelder små beløp kan imidlertid virksomheten bestemme at de to kontrollaktivitetene kan utføres av samme person.
• Den som har budsjettdisponeringsmyndighet eller attesterer kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv.
• Bokføringen skal ikke gjøres av personen(e) som har utøvd budsjettdisponeringsmyndighet og attestasjonskontroll.
• Autorisasjonen av betalingsoppdrag skal utføres av en person som ikke kan endre beløp eller bankkontonummer i betalingsoppdraget.

Nedenfor er det gitt noen råd om hvordan arbeidsdelingen kan legges opp. Dette må også ses i sammenheng med funksjonalitet i økonomisystemet, jf. omtale nedenfor.

• Ved bestilling eller avtaleinngåelse
  • Budsjettdisponeringsmyndighet utøves. Bestilling kan gjøres av en annen enn den som har budsjettdisponeringsmyndighet. Attestasjonskontrollen kan utføres av den som bestilte varen eller tjenesten.
  • Mottak av vare eller tjeneste
  • Dette er en kontroll som hensiktsmessig kan utføres av den som har bestilt varen eller tjenesten.
  • Fakturamottak og bokføring
  • Det bør være en arbeidsdeling mellom personene som registrerer faste data (som bankkontonummer, navn og organisasjonsnummer) og variable data (som beløp, KID, fakturanummer).
  • Samme person kan alternativt registrere både faste og variable data, dersom en annen person (ved bokføringen) kontrollerer bilagene mot registreringene. Dette forutsetter at vedkommende ikke har mulighet til å legge inn fakturatransaksjoner eller endre beløp og bankkontonummer.
  • Aggregerte kontroller
  • Avstemming gjøres av de som har ansvaret for bokføringen.

Systemer ved anskaffelse
Det kan i hovedsak skilles mellom tre ulike typer systemer som brukes ved anskaffelser:

1. Økonomisystemer hvor data fra papirbilag registreres manuelt i systemet, og hvor bilagene signeres manuelt.
2. Systemer med elektronisk fakturabehandling, hvor signering for attestasjon og utøvd budsjettdisponeringsmyndighet skjer i tilknytning til elektronisk faktura (men uten integrasjon mot et elektronisk bestillingssystem).
3. Systemer (for eksempel E-handelssystemer) med en elektronisk integrasjon mellom et elektronisk bestillingssystem og regnskapssystemet, og hvor bestilling og faktura kan signeres elektronisk.

I alternativ 1 vil den som utøver budsjettdisponeringsmyndighet og den som attesterer ikke nødvendigvis ha kontroll med hva som virkelig registreres i systemet. Kontrollen ved bokføring må derfor sikre at bilagene er originale og at registreringen i systemet er i samsvar med bilagsdataene. En bør bruke den arbeidsdelingen som er omtalt ovenfor til dette.

I alternativene 2 og 3 vil den som signerer fakturaen elektronisk ha tilgang til bildet (”image”) av fakturaen og blant annet data om beløp og leverandør i systemet. I bokføringen vil kontrollen av hvem som har attestert og utøvd budsjettdisponeringsmyndighet skje elektronisk.

I alternativ 3 vil dokumentasjon av utøvd budsjettdisponeringsmyndighet normalt skje på bestillingstidspunktet. Alle kontroller ved attestasjonen kan skje maskinelt, unntatt kontroll av varemottak mot pakkseddel.

Dokumentasjon
Det legges en rekke kontrollhandlinger til grunn ved gjennomføring av transaksjonene. Gjennom påføring av signatur (manuelle signaturer eller elektroniske signaturer/aktivitetsregistrering) for utført attestasjon, budsjettdisponeringsmyndighet, autorisasjon og bokføring, vises det at disse kontrollhandlingene er gjennomført.

Prosesstegninger
Prosesstegningene viser fasene i transaksjonskjeden med basis i de ulike rollene for attestasjon, budsjettdisponeringsmyndighet og bokføring. Forskjellen mellom eksemplene gjelder tidspunktet for når budsjettdisponeringsmyndighet utøves og når den dokumenteres. Følgende eksempler er omtalt:

• Budsjettdisponeringsmyndighet dokumenteres på faktura
• Budsjettdisponeringsmyndighet dokumenteres på avtalen eller bestillingen, ordrebekreftelse
• Mindre anskaffelse, budsjettdisponeringsmyndighet og attestasjon utføres av samme person

.