Innbetalinger

Beskrivelse av: Innbetalinger, Konteringsdata

Innbetalinger til virksomheten kan deles inn i to grupper:

(i) Det betales direkte til virksomhetens arbeidskonto i form av:

• innbetalinger med KID
• innbetalinger uten KID

(ii) Det betales ved virksomhetens kontorsted i form av:

• kontanter
• sjekker eller betalingskort

Innbetaling til arbeidskonto

Virksomheten kan redusere manuelt arbeid med å bokføre innbetalingene, ved å utstede krav (faktura) som inneholder KID. Bruk av KID gjør at innbetalingene kan oppdateres i reskontro og hovedbok elektronisk. Virksomheter med et større volum av innbetalinger bør også vurdere å tilby betalingstjenester som AvtaleGiro og eFaktura. Innbetalingsformene som benyttes ved godskrift av arbeidskonto, kan oppsummeres til følgende to former:

• innbetalinger med KID (OCR-innbetalinger): For å motta innbetalinger med KID, forutsettes det at virksomheten har inngått avtale med banken om dette, og at virksomheten utsteder giroblanketter med KID. Virksomheten kan da motta datafiler om innbetalingene (konteringsdata) elektronisk. Når betaleren benytter KID som er oppgitt på kravet (se Fakturering), fremkommer denne som informasjon i den datafilen virksomheten mottar fra banken. Datafilen inneholder i tillegg opplysninger om beløp per innbetaling, eventuelt navn på betaleren og samlesummer. Innbetalingene blir også godskrevet (postert) på arbeidskontoen i tilsvarende samlesummer. Disse skal en kunne finne igjen på kontoutskriften fra banken. Denne datafilen benyttes av virksomheten for å bokføre innbetalingene elektronisk i reskontro og hovedbok, se Bokføring av innbetaling. Selv om virksomheten bruker giroblanketter med KID, kan betaleren betale uten at KID blir med i transaksjonen. Disse må behandles som innbetalinger uten KID.
• innbetalinger uten KID: Sender virksomheten ut krav med giroblanketter uten KID, blir innbetalingene godskrevet arbeidskontoen enten enkeltvis eller i samlesummer, og det sendes en melding på papir til virksomheten. Bankene har også løsninger der meldinger om innbetalinger sendes på telefaks, via elektronisk post eller kan skrives ut fra bedriftsterminal eller nettbank. Virksomheten kan også få en bedre oversikt over ulike innbetalinger ved å benytte bankenes løsning for samlelister. Ved at en utnytter slike lister, kan bokføring i reskontro og hovedbok bli enklere. Det er også mulig å få slike lister i elektronisk form, og da kan bokføringen gjøres tilnærmet elektronisk avhengig av funksjonalitet i økonomisystemet. Bruk av samlelister gjør det også enklere å avstemme bankens posteringer på arbeidskontoen mot regnskapet.

Konteringsdata fra banken
Konteringsdata er elektronisk informasjon om innbetalinger for oppdatering av kundereskontro (kravreskontro). Bankene tilbyr ulike dataformater for levering av konteringsdata i datafiler til virksomheten. (Konteringsdata inneholder informasjon om betaler ved innbetalinger til virksomheten.) Datafiler med konteringsdata som utveksles mellom banken og virksomheten, skal beskyttes mot endringer for å unngå feil og misbruk, se Sikkerhet i betalingsformidling.

De fleste økonomisystemene benytter formatet i bankenes tjeneste OCR Giro. Dette formatet inneholder kun innbetalinger med KID.

Det er også utviklet formater i EDIFACT (såkalt CREMUL). Dette formatet inneholder både innbetalinger med KID og uten KID. I tillegg har bankene utviklet dette formatet slik at det inneholder mer data om den enkelte innbetaling, for at skal bli enklere å utligne innbetalingene mot registrerte krav i reskontroen. EDIFACT formatet benyttes stort sett av virksomheter med et stort antall innbetalinger, da de har et større behov for å utnytte den informasjonen som ligger i datafilen fra bankene.

I noen tilfeller er det vanskelig å krysse innbetalingene mottatt fra banken mot krav i reskontro, fordi det er feil i dataene. Slike innbetalinger må følges opp manuelt, se Innbetalinger, uidentifiserte.

Innbetaling ved virksomhetens kontorsted

Se under Innbetalingskasse.

Relaterte temaområder:
Betalingsformidling

Se også:
Arbeidskonto
AvtaleGiro
eFaktura
Fakturering
Innbetalinger, uidentifiserte
Innbetalingskasse
KID
Kontoutskrift
Bokføring av innbetaling
Reskontro
Sikkerhet i betalingsformidling

Referanse til:
Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 3.4.2, 5.4.2 og 5.4.6.

Sist oppdatert: 22.08.2005