Etter at fakturaen er godkjent, det vil si attestert og bekreftet av person med budsjettdisponeringsmyndighet, skal den bokføres i reskontroen. Dette innebærer at en registrerer de data om hver faktura som er nødvendig for å foreta utbetaling, og merker av i systemet at utbetaling kan skje.

Vanligvis vil en ved bokføringen kun registrere konteringsinformasjonen, hvis dette ikke er registrert fra før. Dette følger av at:

• leverandøren som regel allerede er registrert med en del faste data i leverandørreskontroen, jf. fakturamottak. Disse benyttes om igjen ved registrering av nye fakturarer på den enkelte leverandør. I tillegg benyttes disse dataene ved overføring av betalingsoppdrag til banken
• fakturaer som registreres i systemet, er vanligvis allerede mottaksregistrert med variable data som beløp, forfallsdato, fakturanummer og eksempelvis KID. Disse dataene brukes om igjen når godkjent faktura bokføres

I økonomisystemet er det en kobling mellom reskontro og hovedbok. Ved bokføring i reskontro vil fakturaen utgiftsføres/debiteres på kapittel, post, og eventuelt underpost i hovedbok (i virksomhetsregnskapet kan dette være andre konti). Posteringen må ha en motpost, og leverandørgjeld må krediteres. Dette kan i utgangspunktet synes å stride mot kontantprinsippet, da det er registrering av gjeld og ikke en utbetaling. Imidlertid er regnskapssystemene konstruert slik at de ved generering av rapport til statsregnskapet ikke vil ta med:

• fakturaer som er mottaksregistrert, men ikke godkjent
• fakturaer som er godkjent, men ikke betalt

Ved bokføringen skal det kontrolleres at bilaget er originalt, kontert og attestert og at disposisjonen er foretatt av en person med budsjettdisponeringsmyndighet, se også transaksjonskontroller. Kontrollen omfatter både at det foreligger dokumentasjon på utøvd budsjettdisponeringsmyndighet og at dokumentasjonen gjelder for en person med slik fullmakt og at signaturen tilhører rett person. Kontroll av signaturer kan skje på en av følgende måter:

• dersom signaturen er gitt på fakturaen, reiseregning eller lignende utbetalingsgrunnlag på papir, skjer kontrollen vanligvis manuelt mot signaturprøve, se omtale nedenfor
• dersom signaturen er gjort i et elektronisk system (passord), skjer kontrollen vanligvis i systemet.

Ved manuell kontroll er det ikke behov for at det foreligger særskilte signaturprøver, dersom vedkommende er kjent med signaturen til den som har budsjettdisponeringsmyndighet. Dersom vedkommende ikke er kjent med signaturen, må det gjøres en kontroll mot signaturprøve (særskilt signaturliste, brev med mer).

Se også:
Attestasjon
Budsjettdisponeringsmyndighet
Faktura
Fakturamottak
KID
Reskontro
Transaksjonskontroller

Referanse til:
Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.2 og 5.3.6.

Sist oppdatert: 11.01.2006