Varemottak

Ved mottak av varer skal det skje en kontroll av de leverte varene for å sikre at det kan gjøres innsigelser eller reklamasjon overfor leverandøren dersom det er feil eller mangler ved varene.

Umiddelbart ved mottak bør det foretas en kontroll mot pakkseddelen av at:

• varene skal til virksomheten
• det er riktig type varer
• kvantum/antall varer er korrekt

Åpenbare uoverensstemmelser når det gjelder for eksempel kvantum og levering, må umiddelbart påpekes overfor den som leverer varen. Den dokumentasjon som mottas ved varemottaket, og kontrollene som gjennomføres, skal danne grunnlag for senere oppfølging av faktura fra leverandøren.

Ved kjøp av varer som er mer teknisk kompliserte, eller ved varekjøp for større beløp, bør det også skje en etterfølgende kontroll av at kvaliteten og spesifikasjonene på varene er tilfredsstillende og i henhold til bestillingen. Dette er en kontroll som vanligvis bør utføres av den som har bestilt varene, eller av den som har anmodet om bestillingen. For noen typer av anskaffelser, for eksempel datautstyr, kan det som en del av kontrollen være nødvendig å foreta installering og testing. For utstyr som er teknisk komplisert, vil det kunne være påkrevd at de som skal kontrollere det, har spesiell kompetanse.

Har en vare feil eller mangler, må virksomheten gi leverandøren melding om hva feilen eller mangelen går ut på, og kreve at den blir rettet, eventuelt kreve ny vare eller i noen tilfeller at hele kjøpet heves. Virksomheten må gi melding til leverandøren innen rimelig tid etter at feilen eller mangelen er oppdaget. Dersom varen er levert på feil sted eller senere enn avtalt, kan dette også være grunnlag for reklamasjon. Det kan være aktuelt å kreve at varen skal leveres på nytt, på det riktige stedet eller at leverandøren betaler for nødvendig transport dit.

For leveranser av varer som går over lang tid (prosjekter), eller omfattende spesialproduksjoner, må det foretas en fortløpende kvalitetssikring av delleveranser eller enkeltelementer for å sikre at det endelige produktet har tilfredsstillende kvalitet. Se for øvrig delleveranser.

Relaterte temaområder:
Anskaffelser

Se også:
Attestasjon
Bestilling
Budsjettdisponeringsmyndighet
Delleveranser
Faktura
Pakkseddel
Tjenestemottak

Referanse til:
Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 5.3.4.

Sist oppdatert: 22.08.2005