Autorisasjon

Å autorisere et betalingsoppdrag vil si at virksomheten godkjenner at de betalingstransaksjonene som er sendt banken i betalingsoppdraget, kan belastes virksomhetens arbeidskonto og formidles av banken.

Når en oppretter en arbeidskonto for utbetalinger, avtaler en med banken hvilke personer som skal ha fullmakt til å autorisere betalingsoppdrag. Et betalingsoppdrag må autoriseres av en tilsatt i virksomheten. Virksomheten kan også avtale med banken at to tilsatte skal autorisere betalingsoppdragene. Banken belaster ikke arbeidskontoen før utbetalingene i betalingsoppdrag er autorisert av virksomheten i henhold til avtalen med banken.

Autorisasjon av betalingsoppdrag skal skje online mot bankens systemer (via bedriftsterminal eller nettbank). Det er variasjon mellom bankene i teknisk layout, som innhold i skjermbildene, registrering av brukeridentitet og passord ved oppkobling i systemet og autorisasjon av betalingsoppdrag.

Når et betalingsoppdrag skal autoriseres, må den som skal utføre oppgaven, kontrollere informasjonen i bankens system mot informasjon fra økonomisystemet. Kontrollen gjøres vanligvis på sumnivå for det enkelte betalingsoppdrag. Den som autoriserer skal i bankens system få informasjon om

• oppdragsidentifikasjon
• sum for antall transaksjoner og beløp i oversendt betalingsoppdrag
• sum for antall godkjente transaksjoner og beløp, og/eller sum for antall avviste transaksjoner og beløp.

I systemene til bankene er det også muligheter for å hente informasjon om den enkelte transaksjonen.

Informasjonen i bankens system om det enkelte betalingsoppdrag sammenlignes med informasjon fra økonomisystemet. Er det ikke avvik her, autoriseres betalingsoppdraget ved at det oppgis et nytt passord.

Informasjonen fra økonomisystemet foreligger vanligvis i form av papirliste(r) som kontrolleres mot skjermbildet i bankens system. Det er også tillatt å gjøre kontrollene mot et skjermbilde i økonomisystemet. Uavhengig av hvilken form (papir eller elektronisk) informasjonen fra økonomisystemet er laget, skal den oppbevares i to år eller til regnskapet er revidert og godkjent. Det er vanlig at informasjonen fra økonomisystemet om betalingsoppdragene tas ut på papirliste(r), og der den som autoriserer daterer og signerer papirlisten(e) for utført kontroll. Banken vil også oppbevare informasjon om hvem (brukeridentitet og passord) som har autorisert betalingsoppdragene.

Relaterte temaområder:
Betalingsformidling

Se også:
Arbeidskonto
Betalingsoppdrag

Rammeavtaler med banker

Referanse til:
Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 3.4.3 og 4.5.2

Sist oppdatert: 25.10.2006