Når behovet for en anskaffelse er klart, er det nødvendig med en prosess for å ta beslutning om hva som skal kjøpes, hvor mye, til hvilken kvalitet osv. De fleste anskaffelser kan gjøres etter en enkel beslutningsprosess, mens store anskaffelser gjøres etter en lengre prosess før det tas en beslutning. Det er for eksempel stor forskjell på å anskaffe en telefaksmaskin og et stort IT-system.

Beslutning om anskaffelse krever at en har penger, dvs. at det enten er budsjettmessig dekning for utbetalingen gjennom den årlige bevilgningen, eller at Stortinget har gitt en bestillingsfullmakt, slik at det kan bestilles varer eller tjenester som skal leveres og betales helt eller delvis i senere budsjetterminer. Budsjettmidler stilles til virksomhetens rådighet gjennom et tildelingsbrev. Eventuell fordeling av budsjettmidler til underliggende driftsenheter i virksomheten skal skje skriftlig.