Dokumentasjon av bokførte opplysninger

Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal vise opplysningenes berettigelse. Dokumentasjonen kan være utarbeidet internt eller mottatt fra eksterne parter. Opplysningene kan være dokumentert ved fysiske dokumenter (papir) eller i elektronisk form (datafiler eller scannet som bilder). Dokumentasjonen representerer det som er inndata til regnskapssystemet – det registreres i økonomisystemet, men bokføring er begrenset til regnskapssystemet.

Dokumentasjon som er utarbeidet internt i virksomheten vil typisk være følgende:

- reiseregninger for avviklet tjenestereise

- grunnlag for utbetaling av tilskudd eller lån (som ikke omfatter en betaling for ytelse)

- korreksjonsbilag for tidligere bokførte opplysninger

- rapporter fra lønnssystem/hjelpesystemer, for eksempel lønnsjournal

- utgående fakturaer

Dokumentasjon fra eksterne parter kommer fra en annen virksomhet (statlig eller privat). Eksempel på slik dokumentasjon kan være faktura på et kjøp som er utført (regning fra leverandør) og avregningsretur fra bank.

Følgende generelle bestemmelser gjelder for dokumentasjon av bokførte opplysninger:

• De bokførte opplysninger skal være dokumentert på en slik at de gjør etterprøving og kontroll mulig, og de skal etter utstedelse være forsvarlig beskyttet mot endring. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokument til de øvrige dokumentene.

• Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner fram til pliktig regnskapsrapportering for å kontrollere fullstendigheten i bokføringen. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig, med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering, å finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene for å kontrollere realitet. Dokumentasjonen skal være systematisert slik at det er mulig å kontrollere om den er fullstendig.

Enkelte av bestemmelsene kan utypes nærmere med følgende eksempler.

Forsvarlig beskyttet mot endring
Etter utstedelse skal dokumentasjonen være ”forsvarlig beskyttet mot endring”. Kravet til forsvarlighet må sees i lys av at utarbeidelse og oversendelse av dokumentasjon skal kunne skje fleksibelt. Samtidig må det ikke være for enkelt å redigere eller endre dokumentasjonen i ettertid og dermed manipulere regnskapet.

Når dokumentasjonen skal sikres forsvarlig mot endringer, vil utgangspunktet derfor primært være beskyttelse mot utilsiktede endringer. I praksis betyr det at det må foreligge en form for skrivebeskyttelse på dokumentasjonen. Det kan gjøres i form av en passordbeskyttelse eller ved å benytte seg av for eksempel pdf-format som krever at det aktiviseres egen redigeringsfunksjonalitet for å endre innholdt. I tillegg kan det benyttes mer avanserte former for elektroniske signaturer.

Det ovenstående gjelder som nevnt i forbindelse med utstedelse og oversendelse av dokumentasjon, eksempelvis fakturaer. I forbindelse med oppbevaring etter at innholdet i dokumentasjonen er bokført, må reglene for sikring følges.

Primærdokument og øvrige dokumenter
Dokumentasjon som direkte dokumenterer transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner benevnes ofte primærdokumentasjon. Øvrig dokumentasjon er ikke grunnlag for bokføring direkte, og vil typisk være dokumentasjon som registreres i lønnssystemet og hjelpesystemene. Forskjellen mellom primærdokumentasjon og øvrig dokumentasjon kan forklares med følgende eksempler:

• En utgående faktura (internt utarbeidet) vil dokumentere en salgstransaksjon (primærdokumentasjon), mens tilhørende avtale eller ordre vil være supplerende dokumentasjon for transaksjonen (annen dokumentasjon).
• En inngående faktura (eksternt utarbeidet) vil dokumentere en kjøpstransaksjon (primærdokumentasjon), mens tilhørende ordre - og pakkseddel vil være supplerende dokumentasjon for transaksjonen (annen dokumentasjon).
• Beregnede lønnsutgifter, trekk, skatt og utgifter til arbeidsgiveravgift som fremkommer på rapporter fra lønnssystemet er andre eksempler på internt utarbeidet dokumentasjon og er å anse som primærdokumentasjon.
• Reiseregninger er også å anse som primærdokumentasjon.
• Kasseoppgjør med opptelling av kontantbeholdning er internt utarbeidet dokumentasjon og kommer inn under kategorien primærdokumentasjon. Kasseoppgjørene kan være i elektronisk form eller på papir.

Det er krav til det konkrete innholdet i primærdokumentasjonen. Innholdet i øvrig dokumentasjon er i mindre grad regulert. Dersom dokumentasjonen som oppfyller kravene til primærdokumentasjon består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til de øvrige dokumentene. En slik referanse kan være en nummerering som knytter de ulike dokumentene sammen. Se sporbarhet for eksempel. Alle de aktuelle dokumentene anses da for å være en del av primærdokumentasjonen for en bokført opplysning. Det betyr at dokumenter som normalt betraktes som øvrig dokumentasjon, i slike tilfeller likevel er en del av primærdokumentasjonen. Eksempler på dette kan være:

• Hvis en faktura ikke er dekkende i forhold til kravene til innhold i salgsdokumentasjonen, er det nødvendig å benytte pakkseddel som en del av bokføringsgrunnlaget. Pakkseddelen blir i slike tilfeller en del av primærdokumentasjonen.

• Hvis virksomheten utfører en tjeneste, kan kontrakten være en del av primærdokumentasjonen og ikke øvrig dokumentasjon, dersom fakturaen ikke selv spesifiserer innholdet i leveransen, men bare henviser til avtalen. Det samme kan være tilfelle ved kjøp av tjenester.

Kontrollspor
Et sentralt element er bestemmelser om sporbarhet eller kontrollspor. Hva som ligger i at bokførte opplysninger skal kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner fram til pliktig regnskapsrapportering kan illustreres med følgende tegning

Relaterte temaområder:
Anskaffelser, Betalingsformidling, Bokføring, Inntekter, Lønn

Se også:
Oppbevaring
Sporbarhet

Referanse til:

Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.4.

Sist oppdatert: 11.01.2006