Håndkasse

En håndkasse er en kasse med en fast utlagt beholdning av kontanter.

Håndkassen skal bare benyttes til dekning av mindre, tilfeldige utgifter for eksempel til frimerker og utlegg til buss, drosje, ferje og lignende. Dette er utgifter som ansatte måtte ha i forbindelse med kjøp hvor betaling normalt skjer kontant og ikke etter faktura. Håndkassen skal ikke benyttes til utbetaling av forskudd (lønn, reise) og godtgjørelser av noen art. Slike utbetalinger skal skje fra virksomhetens arbeidskonto og ikke fra håndkassen.

For å redusere behovet for kontantutbetalinger og unngå bruk av håndkasser, bør det vurderes om behovet kan dekkes på andre måter. Eksempelvis kan virksomheten be om månedlig faktura på løpende mindre utgifter (kontorrekvisita, dagligvarer, datautstyr eller lignende) og benytte taxikort ved reiser. Virksomhetene kan også benytte betalingskort etter de retningslinjer som er fastsatt i Finansdepartementets rundskriv R-105 om bruk av betalingskort i statlige virksomheter ved anskaffelse av varer og tjenester. Virksomhetene kan bruke betalingskort ved mindre anskaffelser av varer og tjenester. Ved mindre anskaffelser menes i denne sammenheng varer eller tjenester med lavere verdi, men gjerne høy bestillingsfrekvens, og som kan generere mange fakturaer fra leverandører. Rundskrivet kan leses her.

Virksomheten kan etter behov opprette en fast håndkasse på inntil 2000 kroner. Det kan eventuelt opprettes flere håndkasser for eksempel når virksomheten består av flere driftsenheter. Dersom det skulle være behov for en høyere beholdning, må det skriftlig godkjennes av overordnet departement.

Enkelte virksomheter har oppdrag eller oppgaver der behovet for å ha kontanter til dekning av løpende utgifter er noe annerledes enn det vi tradisjonelt forstår med dekning av småutgifter. Eksempler på dette er båter på tokt eller teatre som reiser på turné. Virksomheter med slike oppgaver kan opprette en midlertidig reisekasse med kassebeholdning tilpasset det enkelte oppdrag. En reisekasse skal gjøres opp og avsluttes mot arbeidskonto når det enkelte oppdraget er sluttført.

En håndkasse eller reisekasse opprettes ved at det tas ut penger fra arbeidskontoen i banken. I virksomhetens regnskap bokføres uttaket kredit arbeidskontoen for bank og debet en balansekonto (interimskonto) for håndkassen eller reisekassen. Beholdningen i kassene inngår som en del av mellomværendet med Statsregnskapet.

Velger virksomheten å opprette en håndkasse eller reisekasse, skal en tilsatt til enhver tid ha ansvaret for håndkassen. Det er vanlig at den ansvarlige kvitterer for mottak av håndkassen og sørger for at den blir betryggende oppbevart. Det er hensiktsmessig å lage en kontrollbok eller tilsvarende som viser utlagt kassebeholdning, og som følger hver håndkasse. Kontrollboken kan da benyttes ved kontroll av håndkassen og ved overlevering til en ny kasseansvarlig. Når ansvaret for en håndkasse overføres til en annen tilsatt, er det vanlig at kassen kontrolltelles ved overleveringen, og den nye kasseansvarlige kvitterer for overtakelsen.

Alle utgifter som dekkes av håndkassen eller reisekassen, dokumenteres ved bilag som er attestert og hvor bruk av budsjettdisponeringsmyndighet fremgår. Bilagene oppbevares i kassen til den gjøres opp. Kassen bør gjøres opp minst en gang per år senest 31.12, og der alle bilagene bokføres.

Om oppgjør av håndkasse og reisekasse, se kasseoppgjør.

Relaterte temaområder:
Betalingsformidling

Se også:
Kasseoppgjør
Finansdepartementets rundskriv R-105 om bruk av betalingskort i statlige virksomheter ved anskaffelse av varer og tjenester

Referanse til:
Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 3.4.3.5

Sist oppdatert: 08.11.2006