Håndkasse

En håndkasse gjøres minimum opp hver gang bilagene i kassen tas ut og byttes i kontanter. Bilagene som tas ut av håndkassen, skal være godkjente (attestasjon og budsjettdisponeringsmyndighet), og de skal utgiftsføres i virksomhetens regnskap. Når beholdningen av kontanter i kassen har blitt for lav i forhold til behovet, byttes bilagene mot nye kontanter.

Kontroll av at beholdningen i håndkassen er til stede, er vanlig å gjøre fra tid til annen av en annen tjenestemann og minimum en gang per år. Om det skal foretas hyppigere kontroll, bestemmes av virksomheten ut ifra hensynet til risiko og størrelsen på beholdningen. Det er vanlig at det signeres for utført kontroll i kontrollboken eller tilsvarende som følger håndkassen.

Reisekasse

En reisekasse gjøres opp og avsluttes når reisen eller toktet er avsluttet. De attesterte og anviste bilagene utgiftsføres i virksomhetens regnskap. De kontantene som måtte være igjen, settes inn på virksomhetens arbeidskonto for innbetalinger, og reisekassen avvikles i virksomhetens regnskap.

Innbetalingskasse

Hvor ofte en kasse for kontantomsetning skal gjøres opp og avstemmes, avhenger av hvor stor omsetningen er. Hovedregelen er at slike kasser skal gjøres opp daglig, men er omsetningen liten, kan oppgjør foretas sjeldnere. Mottatte sjekker bør uansett settes inn på arbeidskonto minimum hver uke. Det er vanlig at sjekkene påføres virksomhetens arbeidskontonummer for innbetalinger ved mottak. Sjekkene oppbevares i kassen til de settes inn på arbeidskontoen.

Et eksempel på et kasseoppgjør:

Oppgjøret av omsetningen i en innbetalingskasse kan med fordel settes opp på et standardisert skjema (oppgjørsskjema).

Inngående beholdning er de vekslepengene som er i kassen fra forrige oppgjør.

For alle innbetalingene som er mottatt, skal det være et bilag enten fra avslutningen av et kasseapparat eller annet terminalutstyr eller fra en manuell kvitteringsblokk. Dersom en mottar ulike typer innbetalinger ved kontorstedet, er det fornuftig å ha en linje i oppgjørsskjemaet for hver inntektstype.

Har virksomheten betalingsterminal slik at kundene kan betale med bankkort, er det en egen oppgjørsrutine på terminalen som produserer et bilag som viser sum innbetalinger for de ulike typene av kort. Banken vil automatisk godskrive virksomhetens arbeidskonto for det beløpet som er innbetalt via betalingsterminalen. Derfor trekker vi fra dette beløpet i vårt eksempel for å komme fram til hvor mye penger som skal være i kassen. Kassen telles så opp.

Hvis opptellingen skulle vise at det er et overskudd eller underskudd, må en forsøke å oppklare hvorfor det har oppstått. Hvis en ikke klarer å finne ut av hvorfor det har oppstått et over- eller underskudd i kassen, behandles dette som kassedifferanse. Eventuelle regler for behandling av kassedifferanser kan gis av det enkelte departement.

Når kassen er telt opp, må en ta stilling til hvor mye av kontantene som bør settes inn på virksomhetens arbeidskonto, og hvor mye en skal beholde som vekslepenger til neste dag. Vekslepengene blir utgående beholdning i kassen. Det er anledning til å bruke nattsafe ved innskudd av kontanter på virksomhetens arbeidskonto for innbetalinger. Bruk av nattsafe krever at virksomheten inngår en avtale med banken om dette.

Oppgjørsskjemaet signeres (manuelt eller elektronisk) og dateres av den som har ansvaret for kassen, og leveres sammen med bilagene for bokføring i virksomhetens regnskap.

Omsetning på bankterminal og innskudd av kontanter på virksomhetens arbeidskonto må følges opp og avstemmes mot kontoutskrift fra banken. Avstemmingen blir enklere å gjennomføre hvis omsetning på bankterminal og innskudd av kontanter bokføres i regnskapet med tilsvarende summer som kontoutskriften fra banken. Kvittering for bankinnskudd og bankterminal brukes som bilag for bokføring i regnskapet. Bilagene skal oppbevares i 10 år.

Skjema for kasseoppgjøret arkiveres i ordnet rekkefølge. Arkivering av kasseoppgjørsskjema og avstemming oppbevares med underdokumentasjon som regnskapsbilag.

Virksomheten må ha rutiner for kontroll og oppfølgning av kasseoppgjørene. Hyppigheten av slike kontroller tilpasses omsetningen og størrelsen på kassen. Kontrollene gjennomføres vanligvis uten forvarsel. Det er vanlig at kontrollen gjøres av en overordnet.