Kravregister

Virksomheter skal ha oversikt over sine krav i et kravregister. Hovedformålet med et kravregister er å holde oversikt over og regulere virksomhetens økonomiske mellomværende med kundene. Dette kan igjen deles inn i følgende mål for kravregisteret:

• skal gi en oversikt over samlet tilgodebeløp til enhver tid
• gi grunnlag for å sammenholde innbetalinger mot utsendte krav
• at betaling skjer til rett tid, at ubetalte krav blir fulgt opp med purringer og andre tiltak for innkreving
• gi grunnlag for å utarbeide oversikter av leverte varer, tjenester eller lignende til analyseformål

De praktiske løsningene for et kravregister kan variere. De mest vanlige elektroniske løsningene for et kravregister er at en benytter økonomisystemets reskontrofunksjonalitet og faktureringsløsninger. Da får virksomheten løsninger som er integrerte, og som sikrer en automatisk oppdatering av regnskapets hovedbok og reskontro.

Virksomheter som driver innkreving i stort, har ofte et kravregister som er spesialutviklet, som vi omtaler fagsystem. Fagsystemet kan inneholde funksjonalitet for saksbehandling og register over kunder, og det kan fungere som reskontro.

Unntaksvis kan også manuelle løsninger benyttes når virksomheten har et mindre antall krav i løpet av året. Dette er for mange aktuelt for å holde oversikt over krav om refusjoner fra blant annet folketrygden, se Refusjon av sykepenger og Fødsels- og adopsjonspenger. I slike tilfeller er det ikke nødvendig at kravene også registreres i hovedbok før innbetaling er gjort.

Krav registreres i kravregisteret når det skjer en fakturering av kravet. Eksempler på registrering i kravregisteret er:

• når salg av publikasjoner gjennomføres og faktura skal sendes kunden. Ofte kan dette være som en maskinell overføring fra et ordre- eller fakturasystem eller saksbehandler- eller produksjonssystem
• innkreving av avgifter eller gebyrer som skal betales etter bestemte regler. Kundene eller debitorene er normalt registrert i virksomhetens systemer, og faktura for kravet sendes etter de regler som gjelder for ordningen. Ved periodiske innkrevinger (for eksempel ved årlig/halvårlig/kvartalsvis innkreving av gebyrer eller avgifter) skjer registreringen ved fakturering av kravet
• løsninger der kunden er registrert i systemene, men der kunden selv melder inn kravet og betaler samtidig (typisk ved selvdeklarasjon)

Relaterte temaområder:
Inntekter

Se også:
Fakturering
Kravgrunnlag
Refusjon av sykepenger
Refusjon av fødsels- og adopsjonspenger
Reskontro
Selvdeklarasjon

Referanse til:
Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 5.4.2.

Sist oppdatert: 22.08.2005