Refusjonsordningen er hjemlet i § 22-3 "Utbetaling til arbeidsgiver" i lov av 28.2.1997 nr. 19 om folketrygd, og gjennomføres for statlige virksomheter etter de samme administrative prinsippene som gjelder for private og kommunale arbeidsgivere. Statlige arbeidsgivere må fremsette refusjonskrav til trygdekontoret i hvert tilfelle der det utbetales lønn under fødselspermisjon og adopsjonspermisjon.

I Statens personalhåndbok finnes:
• regler for hvordan statlige virksomheter skal fremsette krav
• regler for hvordan trygdekontorene beregner fødsels- og adopsjonspenger
• oversikt over lover og regler som gjelder for arbeidstaker og arbeidsgiver

Regler for bokføring i regnskapet beskrives nedenfor.

Virksomheten må vurdere om refusjonene skal registreres i en reskontro for oppfølging, eller om det skal benyttes et manuelt system. For de fleste virksomhetene kan en registrering i reskontro være et godt verktøy for å følge opp refusjonen fra trygdekontorene. Kravskjema som sendes trygdekontoret, og tilhørende innbetalingsdokumentasjon benyttes som grunnlag for registrering og bokføring i økonomisystemet.

Virksomheter har fra 1.1.2006 ikke plikt til å beregne og gjøre opp arbeidsgiveravgift for ytelser som refunderes etter reglene i folketrygdlovens § 23-2 5. ledd. For å sikre at arbeidsgiveravgiften beregnes og gjøres opp med korrekt grunnlag kan virksomhetene praktisk tilrettelegge følgende løsninger for regnskapsføringen.

Virksomheter med forenklet oppgjør for arbeidsgiveravgift

Virksomheten har adgang til å overskride budsjetterte driftsutgifter tilsvarende refusjonen fra trygden for å dekke blant annet utgifter til vikar, se bestemmelser i rundskriv R-101 punkt 3.1.1. Refusjonen fra trygdekontoret skal bokføres som inntekt i virksomhetens regnskap. Inntekten skal rapporteres til statsregnskapet på virksomhetens inntektskapittel og posten for fødsels- og adopsjonspenger. Inntektskapitlet kan tas i bruk uten særskilt samtykke. Bokføringen skal skje på post 16 – Refusjon av fødselspenger, og det skal også bokføres på underpost:

• underpost 11 – Refusjon av lønn

For å få korrekt beregning og oppgjør av arbeidsgiveravgiften for lønn kan virksomheten:

• beregne og gjøre opp arbeidsgiveravgiften ved utbetalingen av lønn som for ordinære lønnsutbetalinger, se omtale under arbeidsgiveravgift. Utbetaling av lønn under permisjonen følger av regler i Statens personalhåndbok
• gjøre beregning av arbeidsgiveravgift med grunnlag i refusjonsbeløpet som utbetales fra trygdeetaten til virksomheten. Utbetalingen er basert på refusjonskravet fra virksomheten og regler i folketrygdloven. Virksomheten må kreditere regnskapskontoen for utgifter (eget utgiftskapittel og post 01, underpost 18) og debitere inntektskapittel 5700, post 72, se rundskriv R-103. Arbeidsgiveravgift av refusjonsbeløp skal beregnes i forhold til den avgiftssone og avgiftssats som gjaldt for vedkommende arbeidstaker da ytelsene ble utbetalt. Av hensyn til en eventuell etterfølgende kontroll må virksomheten kunne dokumentere beregningen av arbeidsgiveravgift på refusjonsbeløpet. Dokumentasjonen må vise spesifisert med navn på lønnstaker, avgiftssone og tidsrom.

Regnskapsføringen av utbetaling lønn, innbetaling av refusjonen og arbeidsgiveravgiften kan gjøres slik:

Forklaring av føringene i eksempelet:
(1)
Lønn og arbeidsgiveravgift bokføres som utgift og rapporteres til statsregnskapet på virksomhetens eget kapittel og post (se mer i rundskriv R-101 Statens kontoplan). Arbeidsgiveravgiften bokføres også som inntekt. Denne skal rapporteres til statsregnskapet på kapittel 5700, post 72, se omtale under arbeidsgiveravgift.

(2)
Refusjonen fra trygdekontoret mottas som innbetaling (føring mot bank er ikke vist i eksempelet). Beløpet krediteres inntektskapittelet og posten til virksomheten (se rundskriv R-101 Statens kontoplan).

(3)
Refusjonsbeløpet benyttes som grunnlag for beregning og korrigering av tidligere oppgjort arbeidsgiveravgift, og det føres en korreksjon av utgiften på eget kapittel og post (kreditering) og inntekten på kapittel 5700 post 72 (debitering), jf. at arbeidsgiveravgiften som utgangspunkt ikke skal beregnes ved trygdeytelser fra folketrygden. Det er forutsatt at den opprinnelige utbetalte lønn var beregnet med 14,1 % arbeidsgiveravgift.

(4)
Det refunderte beløpet kan for eksempel benyttes for å leie inn vikar, og da blir føringene slik som vist for den lønn som utbetales til vikar. Virksomheten kan ha avsatt egen konto for vikarer, men arbeidsgiveravgiften føres slik som i eksempelet.

Virksomheter med oppgjør til skatteoppkrever
Utbetaling av lønn under permisjonen følger av regler i Statens personalhåndbok. Virksomheter med unntak fra bruttobudsjetteringsprinsippet (50-post-virksomheter) kan bokføre refusjonen som en reduksjon av kostnader (kredit på kostnadskonto, for eksempel knyttet til arbeidsgiveravgift, i regnskapet).

Fra 1. januar 2006 bortfaller ordningen med refusjon av arbeidsgiveravgift for ytelser som tilbakebetales etter folketrygdloven § 8-20 tredje ledd, § 8-21 tredje ledd eller § 22-3. Det gis i stedet et fritak for arbeidsgiveravgift, under forutsetning av at ytelsene faktisk blir refundert. I punkt 6 i rundskriv R-103 fremgår det at virksomheter med oppgjør til skatteoppkrever skal følge de bestemmelser som er gitt av skattedirektoratet knyttet til denne endringen i refusjonsordningen fra trygdeetaten. Skattedirektoratet har uttalt at ”Ordningen gjennomføres praktisk slik at arbeidsgiverne innberetter de aktuelle ytelsene som avgiftspliktige, men får et fradrag i arbeidsgiveravgift når ytelsene faktisk er refundert fra Rikstrygdeverket. Fradraget kan først gjøres gjeldende i den termin som refusjonen fra Rikstrygdeverket foreligger. Det vil bli innarbeidet en egen rubrikk på terminoppgaven for fradrag i arbeidsgiveravgift som følge av refundert sykelønn m.v.”.

Se også:
Arbeidsgiveravgift
50-post-virksomheter
Lov av 28.2.1997 nr. 19om folketrygd (lenke til Lovdata)
Rundskriv R-101Statsbudsjettets og bevilgningsregnskapets inndeling i poster og underspesifikasjoner (pdf-format)

Referanse til:
Bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 5.4.2.3.

Sist oppdatert: 13.01.2006