Kreditnota

Leverandøren kan sende virksomheten en kreditnota for eksempel på grunn av at:

• leveransen ikke er i henhold til avtalt kvantum eller kvalitet
• det avdekkes feil i det mottatte kravet (for eksempel feil i priser som er benyttet i fakturaen)
• det avtales at varen skal returneres, og at kjøpet skal heves

Kreditnotaen dokumenter at virksomheten har et tilgodehavende på leverandøren, og den inneholder informasjon om hvorfor den er utstedt (for eksempel hvilken leveranse eller faktura det gjelder), og beløpet.

Kreditnotaen regnes som en reduksjon i de opprinnelig førte utgiftene, og ikke som en inntekt. Økonomisystemet er vanligvis satt opp slik at kreditnotaen avregnes mot den opprinnelige fakturaen (kreditering), og nettobeløpet (differansen mellom opprinnelig faktura og kreditnota) blir utbetalt til leverandøren. Den opprinnelige fakturaen må derfor ikke tas med i et betalingsoppdrag før kreditnotaen er mottatt og bokført. Skal hele den opprinnelige fakturaen fra leverandøren annulleres, vil nettobeløpet bli null, og kravet er således oppgjort.

Skal virksomheten kjøpe en ny vare eller tjeneste fra samme leverandør, kan det også avtales med leverandøren at virksomhetens tilgodehavende gjøres opp ved at totalbeløpet på neste faktura fra leverandøren reduseres tilsvarende. Den opprinnelige fakturaen bokføres og betales på vanlig måte. For å kunne følge opp at neste faktura blir redusert, kan en løsning være å bruke økonomisystemet, der tilgodehavendet registreres på leverandøren i reskontroen.

Er fakturaen betalt, gjøres tilgodehavende opp enten ved at leverandøren tilbakebetaler beløpet, eller ved at neste faktura reduseres. Når beløpet tilbakebetales av leverandøren, bokføres det vanligvis som en reduksjon av utgift og i reskontroen. Beløpet skal ikke regnes som inntekt når virksomheten får en tilbakebetaling av beløp som er feilaktig utbetalt. Skjer tilbakebetalingen av beløpet i et annet år enn det året utbetalingen ble foretatt i, skal tilbakebetalingen inntektsføres på kapittel 5309, Tilfeldige inntekter i det påfølgende året. For bevilgninger med stikkordet ”kan overføres” kan slik tilbakebetaling krediteres vedkommende utgiftsbevilgning når tilbakebetalingen skjer i bevilgningsåret eller de to påfølgende år, altså i det tidsrom bevilgningen er overførbar. Tilbakebetaling av bagatellmessige beløp kan imidlertid krediteres vedkommende utgiftspost i det året beløpet blir tilbakebetalt, uansett hvilket år tilbakebetalingen gjelder. Se også omtale om bruttoprinsippet i punkt 2.2.2.5 i veileder i statlig budsjettarbeid.

Relaterte temaområder:
Anskaffelser

Se også:
Betalingsoppdrag
Faktura
Reskontro
Veileder i statlig budsjettarbeid (lenke til Finansdepartementet)
Statens kontoplan, rundskriv R-101 fra Finansdepartementet

Referanse til:
Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 5.3.5.2.

Sist oppdatert: 22.08.2005