Obligatoriske spesifikasjoner

Med obligatoriske spesifikasjoner menes detaljgjengivelse og/eller sammenstillinger av bokførte opplysninger fra regnskapssystemet og lønns- og hjelpesystemer. Detaljangivelsen eller sammenstillingen vil variere etter hvordan opplysningene skal spesifiseres, eksempelvis:

• etter kontokode
• etter kunde- eller leverandørkode
• etter bilagsnummer

Obligatoriske spesifikasjoner er “bindeleddet” mellom pliktig regnskapsrapportering og dokumentasjonen av de bokførte opplysningene. For å kunne kontrollere hva som er grunnlaget for inntekter og utgifter (kostnader) og balanseposter, må det kunne kontrolleres hvilke transaksjoner og øvrige regnskapsmessige disposisjoner som er grunnlaget for dem. De obligatoriske spesifikasjonene er systematisert på en slik måte at det lar seg gjøre å se sammenhengen mellom dokumentasjonen og rapporteringen. Men det er de bokførte opplysningene som kreves spesifisert, ikke dokumentasjonen. Sammenhengen kan illustrureres slik:

 

Kravene til innhold i regnskapsrapporteringen og de pliktige spesifikasjonene danner grunnlaget for hvilke opplysninger som må registreres. Normalt vil det være følgende opplysninger som må registreres:

• Beløp
• Dokumentasjonsdato
• Periode
• Dokumentasjonshenvisning
• Tilordningskoder (kontokoder, kunde- og leverandørkoder, mv)
• Andre relevante behandlingskoder (for eksempel MVA-koder)

Det kan også være nødvendig å registrere andre opplysninger av hensyn til intern oppfølging og kontroll. Eksempelvis skal det for inngående fakturaer registreres også opplysninger om:

• KID
• Forfallsdato
• Leverandørens bankkontonummer

For å kunne utarbeide pliktig regnskapsrapportering til statsregnskapet (etter kontantprinsippet), må det også være mulig å registrere betalingsdato på den enkelte transaksjon.

Følgende spesifikasjoner er obligatoriske (se egen omtale av hver av spesifikasjonene):

1. Bokføringsspesifikasjon
2. Poster som er overført mellom moduler i økonomisystemet (regnskapssystem, lønnssystem og hjelpesystemer)
3. Kontospesifikasjon
4. Kundespesifikasjon
5. Leverandørspesifikasjon
6. Spesifikasjon av merverdiavgift
7. Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser

De obligatoriske spesifikasjonene skal ikke sendes til eksterne parter, men skal foreligge hos virksomheten i hele oppbevaringsperioden, se oppbevaring. Spesifikasjonene skal kunne produseres månedlig, som følger av at den pliktige regnskapsrapportering skal skje hver måned.

Det mest vanlige har vært å produsere spesifikasjonene hver måned når alle poster er avstemt, enten ved at det lages en papirrapport eller ved at det utarbeides en datafil som dataene skrives til. I regelverket er det også gitt anledning til at spesifikasjonene utarbeides ved behov, opplysningene oppbevares da i økonomisystemet. Sistnevnte løsning forutsetter at perioden ”låses” for bokføring.

Relaterte temaområder:
Bokføring

Se også:
Bokføringsspesifikasjon
Dokumentasjon av balansen (avstemming)
Kontospesifikasjon
Kundespesifikasjon
Leverandørspesifikasjon
Oppbevaring
Reskontro
Spesifikasjon av merverdiavgift

Referanse til:
Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.3.

Sist oppdatert: 22.08.2005